Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - FORDÍTÁSOK - Kaczmarek, Román: Az irattár / 89–114. o.

Az irattár tűzvédelmére be kell szerezni a szükséges mennyiségű berendezést és anyagokat (a helyi tüzoltóparancsnoksággal történt megbeszélés szerint), mint például az oltóberendezéseket (por- vagy haboltókat, viszont folyadékos oltót ne szerezzünk be), lapátokat, létrákat, kampókat, vizet, homokot stb. Az oltóberendezéseket időnkint ellenőrizni kell,, meghibásodás esetén \á cserélendők. Az iratraktár fűtéséhez legmegfelelőbb a központi fűtés, a levegő nedvességét vízzel megtöltött edényekkel szabályozzuk. Ha azonban fűtéshez cserép vagy téglakályhát használunk, akkor a kályhák az irattár helyiségein kívülről legyenek fűthetők. A raktárakban nem szabad - a tűzvédelmi előírások tiltják - vaskályhákat íelállitani, vagy pedig más nyilt lángot használni. A dohányzási tilalmat is be kell tartani a helyiségekben. Helyes, ha jól látható helyen, például a bejárati ajtón «Dohányozni tilos* feliratot helyezünk el. Az irattár helyiségeit, de főleg a raktárt példás rendben kell tartani. Évente legalább kétszer (lehetőleg kora tavasszal és késő ősszel) alaposan ki kell takarítani és gondosan le kell porolni az iratokat. Az iratokat gyakrabban is leporolhatjuk, különösen ha az irattárban hivatalsegéd vagy takarítónő is dolgozik. A poroláshoz rendszerint porszívót használnak. Ez az eljárás csak félmegoldás és ezért a gyűjtőkben felgyűlt port ugy távolítjuk el, hogy minden egyes összefűzött ivet vagy könyvet külön-külön portalanítunk az irattáron, de főleg a raktáron kívül. A deszkapadlót pornyelő folyadékkal kell bekenni, a parkettát, festett és kőpadlót vastag pasztával keU bevonni, és fényesíteni. A padlónak ez a kezelése jórészt megóvja az irattárat a por öszszegyülemlésétől. Az egész év folyamán törődjünk az iratok higiéniájával. A raktárak állandó hőmérsékletének, kellő nedvességének biztosítása és a szellőztetés az iratok megőrzésének lényeges teltétele. Rossz időben vagy túlságos napfény esetén ne szeUöztessük a raktárakat. Rossz idő és a túlságos napfény egyaránt árt az iratoknak. Fontos a raktár megíelelő ventillációja, a levegőt port és kéndioxidot elnyelő berendezéssel felszerelt szárnyas ventillátorokkal hajtjuk a raktárba. A hőmérsékletet és a levegő nedvességét hőmérővel és higrométerrel eUenőrizzük. A hőmérsékletet az egész év folyamán tartsuk 46-48 C között, a nedvességtartalom pedig 50-65 % között ingadozhat. Az iratok megőrzéséhez megfelelő raktári viszonyok kialakításával védelmet biztosítunk a rovarokkal és mikroorganizmusokkal szemben is. melyek pedig oly szívesen támadják meg az öszszegyüjtött iratokat. Még jól berendezett és karbantartott raktárakban sem szabad tehát elhanyagolni e károkozók felkutatását Ha csak az iratok egy részén fedeznénk is fel penészt vagy egyéb baktériumokat, azonnal meg keU tennünk a többi irat megóvására irányuló intézkedéseket is. Amenynyiben ezeket az intézkedéseket saját hatáskörünkben végrehajtani nem tudnánk, kérjünk azonnal segítséget és tanácsot a legközelebbi állami levéltártól. Az iratok megfelelő biztosítása csak akkor lehetséges, ha az irattár helyisége nem szolgál egyéb célokra. Nem szolgálhat például az intézmény könyvtárának elhelyezésére, vagy irodaszerek tárolására, ami még gyakran előfordul. Óvjuk a raktárakat egerek vagy férgek befészkelödésétöl is. mert sok kárt okozhatnak. Amikor irattárat létesítünk, gondoljunk a számára kijelölt helyiség térfogatára. Nem alkalmas erre olyan kis szoba, amelybe a folyamatos munkához éppen szükségtelen iratokat helyezzük el. Az iratraktár elegendő nagyságú legyen ahhoz, hogy benne az illető intézmény iratait legalább 40 évre visszamenőleg elhelyezhessük, hogy ott rendezve és nyilvántartva várhassák további sorsukat. Az intézmény vezetősége az irattár létesítésekor többnyire már tudja, hogy mennyi iratra számithat és mennyi irat érkezik meg. ezért akkora helyiséget jelöljön ki, hogy abban ezek mind elhelyezhetők legyenek. Mint már emiitettük, az iratok csak az irattár irodahelyiségében használhatók, ahol az irattár vezetője is dolgozik. A raktárhelyiségek elválasztása az irodától elősegíti az állami és hivatali titok megőrzését és az iratok őrzését. 404