Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - Borsa Iván: A Német Demokratikus Köztársaság levéltárügye: úti beszámoló / 7–33. o.

ponti Levéltár esetében a Levéltári Igazgatóság és a levéltári iskolák, továbbá a levéltárügyi előadók részére szakmai kérdések kidolgozása, illetőleg egyéb szakmai segítségnyújtás. Á levéltárakban még elég nagy mennyiségű rendezetlen iratanyag vár rendezésre. Ez egyrészt abból folyik, hogy a háborús események miatt elmenekített iratanyag egy részét még nem sikerült üjra állványra helyezni, (Mint említettem a központi levéltárnak most épült uj raktárszárnya. Gothaban a levéltár az egykori könyvtár helyiségeiben rendezkedett be, de minthogy a Szovjetunió a gothai könyvtár anyagát is visszaadta a Német Demokratikus Köztársaságnak, a levéltárnak a könyvtár raktárait ki kellett ürítenie, ennek következtében az iratanyag jelentős része ma halomban hever,) A rendezetlenség másik íő oka az. hogy a tartományi közigazgatás 1952-ben történt megszüntetésekor a megszűnő tartományi minisztériumok, hivatalok teljes iratanyagukat a levéltárakba zúdították, ahol ezeket még nem sikerült mind megfelelően rendezni, állványra helyezni. A

1 levéltári iratanyag mennyiségének mérésére nincsen egységesen kialakult mértékegység. Egyes levéltárak kötetekben fejezik ki, mások folyóméterben. (Nincs tisztázva, hogy mikor az állványok és mikor az iratok folyóméterében,) Az iratkötetekben való kifejezésének komoly ellenzéke van, minthogy egy iratkötet Vastagsága a íélcéntiraétertöl a íélméterig terjedhet, tehát nem abszolút mértékegység. A folyóméter szerint való számitás egyre inkább tért hódit, de még nem általános és nem központilag szabályozott. A rendezett iratanyagnak állványokra történt elhelyezése esetén az állványokon leitüntetik az ott elhelyezett iratanyag cimét, vagy jelzését, ami az iratanyagnak fektetve történt elhelyezése esetén különösen hasznos. Megemlítendő körülmény, hogy a rendezési munka nem mindig kezdődik az egyes iratköteteknek megfelelő rendben való csoportosításával, hanem gyakran alkalmazzák a Max öarHféle módszert. É szerint az iratköteteket tetszés szerinti rendben helyezik el (polcra rakják, ahogy kézbekerül), s minden egyes kötetről cédulát készítenek, amely tartalmazza a kötetnek a repertóriumban feltüntetendő adatait (A gothai Landesarchivban egy államilag vizsgáaott levéltáros, egy munkanapon átlag 70 kötetről készít ilyen cédulát. Természetesen a kötet tárgyát nem a kötetre ráírt cim lemásolásával, hanem az iratokba való betekintés utján állapítja meg.) A cédulákat azután a kötetek ideális rendjében rendezik át. Ezután a legtöbb esetben ugyan átrendezik az iratanyagot is az ideális rendnek megfelelően, de ez nem általános. A levéltárakban az esetek túlnyomó többségében megtörténik ez az átrendezés, az irattárakban viszont csak elvétve. A Bariéle módszert különösen olyan esetekben alkalmazzák, ha a rendezetlen iratanyagnak nem is volt repertóriuma, vagy az elveszett. Nagyszabású ilyen munka folyik pl. a berlini városi levéltárakban, ahol nincsenek meg a régi repertóriumok. Feltűnt, hogy ennél a cédulázásnál, bár sok esetben írógéppel történik, a cédulákat egyet len példányban készítik el és nem gondoltak arra, hogy a cédulák több példányban történő elkészítése esetében a másodpéldányokat utalócéduláknak lehetne felhasználni. Ha a régi repertórium elpusztult, vagy az iratanyagról ilyen még nem készült, az esetben előirt nyomtatványon történik annak elkészítése. A repertórium a következő adatokat tartalmazzam a kötet levéltári jelzete, cime és esetleges kötet szám, (ha azonos címmel és évkörrel több kötet van, az iratkötetben lévő iratok időhatára, és megjegyzés,pl. előző irattári, vagy levéltári jelzet). Az uj levéltári rendezések már mind ennek az egységes szerkezetű repertóriumnak az elkészítésével fejeződnek be. Az esetben, ha az iratok rendezése a Bar-féíe módszerrel történik, ugy az elkészített cédulák ideális rendbe történő helyezésével, tulajdonképpen elkészült a*1repertórium cédulákra irt fogalmazványa, aminek alapján azután a repertóriumkötet elkészítése csak gépírói feladat Abban az esetben ha az iratanyaghoz régi repertóriumok állnak rendelkezésre, ugy azokat használják. Ha a levéltár valamilyen oknál fogva javított az eredeti rendezésen, ugy azt a régi repertóriumban természetesen feljegyzik. Ha egy teljesen lezárt fonddal állnak szemben, ugy annak iratköteteit futószámmal látják el és azt végigvezetik a régi repertóriumon is. Ennek az átszámozásnak az előnye abban keresendő, hogy régebben egy iratköteínek nagyon sok számból és betűből összetett jele volt, ami,í lezárt íond esetében célszerű az egyszerű futószámmal felváltani. Ez 21