Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - Borsa Iván: A Német Demokratikus Köztársaság levéltárügye: úti beszámoló / 7–33. o.

tára (Verwaltungsarchiv), s irattárosa. Nagyobb szervek (minisztériumok, nagyobb vállalatok) 1~<2, sőt ennél több szeméiyt is állítanak be kizárólag irattári feladatok ellátására. Kisebb szerveknél fél függetlenített irattárosokat találunk. Nincs semmiféle normához vagy irányszámhoz kötve, hogy melyszerv köteles főhivatású irattárost tartani, s mely szerv esetében elegendő egy részállásu irattáros, illetőleg mely szervnek kell esetleg egynél több irattárj dolgozó, Vitás kérdések eldöntésénél a pénzügyminisztérium lélszámigazgatósága kikéri a Levéltári Igazgatóság véleményét Az irattáros amellett, hogy gondosan tárolja az iratokat és ellátja az ezekkel kapcsolatos kezelési feladatokat (átvétel, nyilvántartás, felvilágosítás adása, kölcsönzés, mutatócédulák készítése megadott témákra v.onatkozó iratok felkutatása, selejtezési javaslat elkészítése) az egész szerv irat kezelésének irányitója. Segítséget nyújt az előadóknak saját irataik kezelésében, kidolgozza és állandóan időszerű állapotban tartja az irattári tt.-vet. felkutatja és átveszi a vezetőknél, az osztályoknál és előadóknál lévő iratokat, amelyekre mar nincs közveüen szükség az ügyintézésben - röviden; kiterjed gondoskodása a szerv minden iratára és iratkezelésére. Egyes intézményeknél a felsőbb szerv irattárosa irányítja és ellenőrzi az alsóbb szerv irattárosát (pl. a kerületi bíróságok függetlenített irattárosa irányiíja a körzeti bíróságok féllüggetlenitett irattárosait), Ha figyelembe vesszük, hogy a levéltárügyi előadók, akik a Levéltári. Igazgatóság szakmai irányítása mellett dolgoznak, minden irattárossal vagy közvetlenül vagy a körzeti tanács levéltáro sán keresztül kapcsolatban állanak, ugy rögtön láthatjuk, hogy azok az ügyviteli és levéltári szempontok, amelyeket a levéltári Igazgatóság képvisel, állandóan és következetesen érvényesülni tudnak az ügyvitel és a későbbi levéltári munka érdekében, s ilyen körülmények között a levéltárak teljes erőbevetéssel dolgozhatnak sajátos tudományos feladataikon, mert az iratkezelés, iratvédelem nagy fáradságot kivánó munkáját a levéltárügyi előadók és az irattárosok hálózata elvégzi, Mmt láttuk az irattár akkor veszi át az előadótól az iratokat, amikor ennek már nincsen állandóan szüksége rá az ügyintézésben. Már az előadó sem különíti el évek szerint a magánál őrzött iratokat, mert azokat időpontra tekintet néíkül ügykörönként őrzi, Minthogy az előadó az ügyvitelben már nem szükséges iratok átadásira kötelezett s ez a határidő is szubjektív, természetes, hogy az irattárba legkülönbözőbb évből érkeznek iratok, amiket érkezésük sorrendjében helyeznek el. Ilyen körülmények között szó sem lehet az iratok átadásának évfolyamonként való meg szabásáról. Az iratok levéltárba adásának időpontját rendszerint az irattár és levéltár férőhelyka pacitásának összehangolása alapján állapítják meg, tehát esetenként külön-külön. (Megjegyzendő, hogy 1952-bén megszűnt tartományok teljes iratanyaga bekerült a Landeshauptaretivokba, s igy ez a kérdés az egyik legnagyobb irattermelő ; a kerületi tanács vonalán még néhány évig nem okoz problémát) így előfordul olyan példa, hogy a postaügyi minisztérium még nem adott át egyetlen iratkötetet sem a Központi Levéltárnak, bár 50 000 körül van iratköteteinek száma, s a XVL századig visszamenően őriz iratokat Nincs előjrás arra nézve, hogy ki, lehet irattáros. A szerv vezetője maga dönt abban, hogy kit biz meg az irattár vezetésével. Egyre gyakrabban fordul elő, hogy a szerv vezetője előzetesen kikéri a Levéltári Igazgatóság vagy a levéltárügyi előadó véleményét az irattáros személyével kapcsolatban. Mind a minisztériumok, mind pedig a Levéltári Igazgatóság arra törekszik, hogy a na gyobb szervek irattárosai államilag vizsgázott levéltárosok legyenek. A most megindult levelező tagozaton számos minisztérium és nagyobb középszerv irattárosa vesz részt hogy megszerezze ezt a képesítést Az egyes szervek irattárai - éppen a levéltárügyi előadók hálózatának intenzív működése következtében ~ egyre fejlődő jó munkát végeznek, s ezt látják az osztályok, az előadók la, A jó irattári kezelés arra csábítja az előadókat hogy irataikat minél előbb irattárba adják. Ez oda vezet, hogy az előadók ugyanabban az ügyben igen gyakran zaklatják az irattárost Ezzel kapcsolatban az az álláspont alakult ki, hogy szükséges, hogy az irattáros segítse az ügyintézést, de nem lehet feladata, hogy átvegye az előadók iratkezelési munkáját Az előadók tehát csak olyan esetben adják át az irataikat amikor az ügyek olyan stádiumban vannak, amikor előreláthatólag már nincs az. iratokra gyakrabban szüksége. Az NDK-ban 1956. május 23-án minisztertanácsi határozat látott napvilágot amely elrendelte, hogy minden minisztérium köteles ügyviteli szabályzatot készíteni, s egyszersmind füg16