Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 4. szám - Borsa Iván: A Német Demokratikus Köztársaság levéltárügye: úti beszámoló / 7–33. o.

gélekként közzétettek egy ilyen keret ügyviteli szabályzatot Ez az első olyan átfogó intézkedés, amely minden minisztériumra kiterjedő érvénnyel szabályozta az iratkezelés kérdését is. A határozat különböző eljárási kérdések szabályozásán túlmenően kötelezően előírja minden minisztérium számára a postai érkezési könyv vezetését irattári terv készítését és hivatkozik az Irattározással és levéltárnak történő átadással foglalkozó eddig érvényben lévő Jogszabályoké finnek alapján most újólag ki fogják dolgozni az egyes minisztériumok irattári terveiket s ahol hiányosságok voltak, az uj határozat alapján lehetőség nyílik e hiányosságok kiküszöbölésére, Az intézkedés a minisztertanács titkárságától indult ki, akár a mi 1058/495.6. MT- számú határozatunk (amellyel annyiban is rokon, hogy azt is a Levéltári ^azgatóság tudta nélkül bocsátotta ki a minisztertanács). Döntő elte rés azonban a két határozat között hogy a német határozat nemcsak utasítja a minisztereket hogy intézkedjenek az ügyintézés és ügykezelés kérdésében, hanem megadja az általános irányelveket,, s a .miniszterekre bizza azoknak saját szakterületükön való megtelelő alkalmazását Az NDK-ban a titkos ügykezelés (Verschlussakten) azonos jellegű a nálunk ismertekkel. Forgalmát a belügyminisztérium erre illetékes osztálya szabályozza^ A levéltáraknak és a Levéltári igazgatóságnak semmiféle kapcsolata nincs a titkos 'ügykezeléssel. Még az sincs szabályozva, hogy a titkos iratok visszaminősítésük után levéltárba adandók, A levéltárak néhány eset ben ugyan már vettek át titkos iratokat de becsomagolva és lepecsételve pusztán tárolás céljából azért mert a titkos irattárba az iratok már nem voltak elhelyezhetők, (Megemlítendő, hogy az NDKban nemcsak a titkos ügykezelés postázását hanem a rendes hivatali iratok kézbesítésének ügyét is a belügyminisztérium szabályozza) A titkos ügykezelésnél az iratokat sorszám osan iktatják és iktatószámok rendjében helyezik el, Ott tehát az irattári terv szerinti kezelés nem érvényesüt A szervek iratainak selejtezése nincs központilag szabályozva mint nálunk. Egy-két évvel ezelőtt csak néhány tárcának volt selejtezési utasítása, amely nagy általánosságban mozgott és nem tért ki minden iraüéleségre, A Levéltári Igazgatóság kezdeményezésére az utóbbi években intézményesen megindult különböző szervtipus oknál a selejtezési rendeletek és selejtezési ügykörjegyzékek (Kassationsrichüinie) készítése. Mindezek ellenére még ma is számos szerv selejtez selejtezési ügykörjegyzék nélkül, ilyen esetekben az irattárosok az irattárosi tanfolyamokon hallottak és saját gyakorlati tapasztalataik alapján fognak neki a seíejtezéshefc, 1953 előtt a selejtezési ügykörjegyzékeket tartományonként dolgozták ki,amenynyiben ilyenek szükségessége íelmérült Ezeket azután a Landeshauptarchiv vizsgálta felüt vagy esetleg saját maga dolgozta ki. Ez a módszer nem volt célravezető, mert egyrészt ugyanazt a fel adatot mind az öt Landeshauptarchiv elvégezte, másrészt az elbírálásnál különböző értékelési szempontok adódtak. Ma a selejtezé'si ügykörjegyzékek összeállítása a következő módon történik; iparáganként közigazgatási szakonként szakigazgatási ágazatonként készülnek az ügykörjegyzékek, PL külön ügykörjegyzéket terveznek a kohászatnak, a hajóépitésnek, külön ügykörjegyzéke van a biztosító intézeteknek, külön a pénzjegybanknak s megint külön az un fuzionált bankoknak. Egy-egy iparág, szakigazgatási ágazat stb. ügykörjegyzékének összeállítása oly módon kezdődik hogy e célra nyomtatott űrlapokat kiadnak az iparág, szakigazgatási ágazat stb, néhány nagyobb vállalatának, hivatalának, ahol minden osztály, csoport stb, kitölti ezeket az űrlapokat Ezen az űrlapon fel kell sorolniuk a szervezeti egységeknek azokat az ügyköröket és iratféleségeket amelyek működésük so rán előfordulnak. Minden egyes tételnél meg kell jelölniök, hogy az osztály véleménye szerint hány évig szükséges, hogy az iratok a regisztraturánál (előadónál, esetleg osztálynál) maradjanak;, ez után véleményük szerint hány évig, kelt hogy az iratok a szerv központi irattárában kezeltessenek i s végül fél kell tüntetniök, hogy a megjelölt évek lejá»ta után az iratok selejtezendők e vagy pedig véglegesen megőrzendők és ezért levéltárnak átadandók, *» Ha az iparág, szakigazgatási szerv : stb, 3^4 vállalatától, hivatalától, beérkeznek ezek a javaslatok, ugy ezeket összesítik és a különböző javaslatok alapján megállapítják, hogy az illető szakmában ügyviteli szempontból az egyes iratféle ségek mennyi ideig szükségesek a szervnél és azután selejtezendők, vagy levéltárba adandók,, Az igy elkészített összesítést, mely az iparág, szakigazgatási szerv ügykörjegyzék-tervezete, megküldik a Levéltári Igazgatóságnak, mely a Levéltári Tudományos Tanács selejtezési szakbizottságának vé lemente alapján a maga részéről vagy elfogadja a szerv javaslatát vagy levéltári szempontból egyes ügykörökbe tartozó iratok állandó megőrzését kéri. (A selejtezésiszakbizottság ülésérelliyen esr? tekben meghívják az illető minisztérium, iparág stb, képviselőjét is,) Az ily módon mind ügyviteli mind pedig levéltári szempontból jóváhagyott selejtezési utasítást és ügykörjegyzéket az illető mi 17