Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Nyikolajeva, V.–Ocsago, V. N.–Plesakov, Sz.: A levéltári anyagok kartonokon való feldolgozása során szerzett tapasztalatok / 171–176. o.

A rendezés közben a tanbovi kormányzósági rendőrség íondjából kiválasztották a «Tambovi városi rendőrigazgatóság* c. fondot. A két fond kartonjait szerkezeti részek, évek és tárgyi ismérvek szerint rendezték. A négy ismérv szerinti rendezésre összesen egy óra munkaidőt fordítottak, mig ugyanennek a munkának az elvégzésére norma szerint 6 órára lett volna szükség. A rendezés befejezése és helyességének tudományos dolgozó által való ellenőrzése után. a kartonokon feltüntették a leltár a rendezés során nyert számait. Majd elkészítették a borítólapokat és a leltári számok szerint elrendezték az őrzési egységeket Erre a munkára 9 órát fordítottak. Miközben szert tettek ezekre a tapasztalatokra, kidolgozták a következőkben közölt instrukciót : Instrukció a levéltári anyagok az e munkanemeket egységes technológiai folyamatba egyesítő leltározására, rendezésére és válogatására I. L e 11 á r o z

A

á s i. A levéltári technikai dolgozónak, amikor megkezdi munkáját álljon.rendelkezésére: a) színes és fekete irón; b) tiszta boritéklapok. a javításra szoruló őrzési egységek számától függő raenynyiségben, c) a szükséges számú (ideiglenes számozást mutató) betét, világosan feltüntetve a 25 szám valamely többszörösét, d) a következő formájú leltári kárionok űrlapjai: 4. Ideiglenes sorszám 2. Szervezeti egység . 3. Leltár szerinti sorszám . 4. Ügykezelési sorszám 5. Az őrzési egység megnevezése 6. Elkezdve 7. Befejezve 8. Lapok száma . 9. Javítás szükséges 10. Kiselejtezhető _J _. Megjegyzés : A leltári kartonok készítéséhez űrlapok helyett használhatunk tiszta papírlapokat is. A dolgozónak álljon azonban rendelkezésére minta a leltári karton adatairól és azok elhelyezéséről. 2. Az őrzési egységek borítólapjain színes irónnal megjelölik az ideiglenes számot, amely meghatározza az őrzési egységek helyét az állványon. A dolgozó egyúttal helyesbiti és kiegészíti a cineket, főleg azzal, hogy a kezdő és végső dátumot is feltünteti, de nem a boritól apón, hanem csak a kartonon. Megjegyzés : Ha a dolgozónak nincs elég képzettsége, akkor A címzés kiegészítését igénylő őrzési egységeket megszámozzák és a számozatlan és kitöltetlen kartonnal együtt lerakják. A cim szükséges adatait a kartonon a rangidős levéltári technikai dolgozó tünteti fel a munkanap végén. 3. A dolgozó minden egyes őrzési egység boritólapján tüntesse fel az ideiglenes számot, melyet ezzel egyidejűleg a leltári kartonra is rávezet. A kartonon feltünteti a leltári leirás valamennyi elemét kiegészítve egyes adatokkal. 174