Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - A levéltári dokumentumok felhasználása tudományos történeti és gyakorlati célokra: a levéltári anyagok rendezési nyilvántartási és őrzési rendje a szerveknél: módszertani segédlet / 131–161. o.

Amikor az anyagokat selejtezik, ellenőrzik egyezik-e az ügyiratban tartalmazott dokumentumok tartalma a borítólapon feltüntetett megnevezéssel és a jegyzék megfelelő tételével. Minden ügyiratot teljesen át kell nézni. Azon anyagokat, amelyek tartalma nem felel meg a jegyzék tételeinek csak akkor selejtezhetjük ki. ha értéküket a bizottság közvetlen tapasztalat alapján állapította meg. Azon esetekben, amikor egy ügyirat nagyobb számú különböző ideiglenesen megőrzendő' és állandóan megőrzendő dokumentumot tartalmaz, az ügyirat szétbontható. Kiemelik ennek során azon dokumentumokat, amelyek elvesztették tudományos és gyakorlati értéküket és papirzuzdába adják őket, a többi, értékes dokumentumból pedig ügyiratot alakítanak ki, jelen segédlet *A íolyó ügyvitelben nem szükséges ügyiratok rendszerének kialakítása* c, fejezetének határozatai szerint. A kiselejtezett anyagokról, 3 példányban átvételi jegyzéket kell készíteni (1. 10. melléklet). x Ha az illető irattárban őrzött több szerv anyagait selejtezték, o selejtezési iratjegyzékeket külön kell elkészíteni minden egyes szerv anyagairól. Az iratjegyzék elkészíthető egy vagy több év anyagairól, minden egyes osztály anyagairól, vagy az egész szerv anyagáról. Az iratjegyzék első oszlopában feltüntetjük a kiselejtezett homogén tartalmú anyagcsoportok sorszámát. A számozás egységes legyen még akkor is. ha az iratjegyzék több évből vagy több osztályból származó anyagokat tartalmaz. A második oszlopban azon érveket tüntetjük fel, melyekből a selejtezett anyagok származnak. A «Leltár száma* oszlop feltünteti azt a számot, amelyet az anyag irattárba érkezéskor kapott . v Az iratjegyzékben feltüntetett ügyiratok és egyéb anyagok megnevezése olyan legyen, hogy teljesen és pontosan kifejezzék az illető ügyiratok dokumentumainak állagát és tartalmát A hasonló tartalmú és formájú ügyiratok megnevezéseit az iratjegyzékben évenkint egy bejegyzéssel tüntetjük tel, de feltüntetve leltár szerinti sorszámukat is. A •Magyarázat* oszlopban, fel kell tüntetni a jegyzék szerinti tételszámot, amelynek alapján az anyagokat zúzdába küldték. A továbbiakban kimutatjuk a zúzdába küldött minden csoport ügyiratainak mennyiségét. Az iratjegyzéket a bizottság elnöke és tagjai írják alá, majd láttamozza a szerv vezetője, vagy annak helyettese. A bizottság tagjainak különvéleményét valamely anyagcsoportra vonatkozólag az iratjegyzék végén tüntetik fel. • Az iratjegyzékhez feltétlenül mellékelni kell egy kimutatást arról, hogy évenkint hány ügyiratot raktak le a szervben azon periódus alatt, amelyre a selejtezés végbement, mennyi maradt meg belőlük a selejtezés után, s mennyi került további megőrzésre miután az anyagokat zúzdába küldték. Ezenkívül röviden jellemezni kell a további megőrzésre kerülő anyagokat (1. 44. számú mellékletet.) E kimutatás szintén három példányban készül és aláírják a bizottság tagjai. Az átadási jegyzékeket (2 példányban) a kimutatásokkal együtt eljuttatják a Belügyminisztérium levéltári osztályára, hogy az osztály mellett müködö ellenőrző bizottság jóváhagyja őket A városi, kerületi és falusi szerveknek előzetesen a kerületi (városi) állami levéltárak vezetőitől írásbeli határozatot kell kapniok az anyagok selejtezésének helyes lebonyolításáról. Az iratjegyzék jóváhagyása után a levéltári osztály a szervnek kivonatot küld az ellenőrző bizottság üléséről felvett Jegyzőkönyvből és mellékeli az iratjegyzék egy példányát Csak ezután felmutatva a levéltári osztály rendeletét adhatók át az anyagok a «Glawtorszirje» képviselőjének. A zúzdába átadott anyagok ellenértékét a meghatározott tarifa szerint fizetik. 147 I