Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - A levéltári dokumentumok felhasználása tudományos történeti és gyakorlati célokra: a levéltári anyagok rendezési nyilvántartási és őrzési rendje a szerveknél: módszertani segédlet / 131–161. o.

I égek mennyiségét A továbbiakban minden alkalommal feltűntetjük leltáranként az őrzés számát, továbbá valamennyi leltár őrzési egységeinek számát az adott évben. A íondje.2}'Zéket és a folyó nyilvántartási könyveket lapok szerint kell számozni, összefűzni, és pecsétviasszal lepecsételni, Yégén hitelesítő feljegyzés legyen, amely a lapok számát feltünteti 7. Selejtezés és a selejtezett anyag hasznosítása A szervek működése folyamán keletkezett anyag távolról sem azonos értékű. Amint tudjuk vannak köztük állandóan, tartósan megőrzendő és ideiglenesen megőrzendő anyagok. A tartósan megőrzendő anyagok közé tartoznak: a) a szerv, vállalat, szervezet működésének lényegét, munkakörülményeit, a dolgozók munka és életviszonyait megvilágító ügyiratok; b) a tudományos és politikai, valamint népgazdasági jelentőségű iratok; c) az illető szerv operatív munkájához szükséges gyakorlati jelentőségű ügyiratok; d) az illetékes és más főhatóság szerveiben dolgozók szükségleteinek kielégítésére szolgáló információs anyag. Ilyen anyag rendszerint az államhatalom és a párt legfelsőbb és helyi szerveinek, a szer* vek, szervezetek és vállalatok munkájára vonatkozó határozatai, instrukciói, utasításai és rendelkezései, az illető szerv utasításai, rendelkezései, évi tervek, beszámolók, kalkulációk, statisztikai anyag, tanácskozások jegyzökönyvei és gyorsirt anyagai, a szocialista versenyre vonatkozó anyagok, a személyzeti létszámra, stb-ra vonatkozó anyagok. Ideiglenesen megőrzendő anyag: gazdasági- pénzügyi és egyéb kérdésekben folytatott levelezés, havi és negyedévi tervek és beszámolók, pénztári bizonylatok és feljegyzések, nem nyilvántartási jellegű segédkönyvek, szelvénytömbök és megrendelések, számlák, szállítólevelek, fuvarlevelek, csekk-könyvek, kiutalások másolatai, stb. Az ideiglenesen gyakorlati fontosságú anyagok, amelyek fontosai: a szerv munkájához, az irattárban nyernek megőrzést, meghatározott határidőre, amelynek letelte után papirzuzdába adják őket. Az anyagok őrzési idejét a felettes szervek által kiadott jegyzékek tüntetik fel. A szerv irattára évente kiselejtezi azon anyagokat, amelynek őrzési ideje az év folyamán eltelt. A további megőrzésre nem méltó anyagok selejtezésével számos kérdés megoldása jár: a doku'menturaanyag őrzési idejének meghatározása, az irattári raktárak megszabadítása a tudományos, politikai vagy gyakorlati értékkel nem biró anyagoktól, az értékes anyagok kedvezőbb elhelyezése, nyersanyagforrás biztosítása a papíriparnak, A selejtezés legyen igen magasszinvonalu. hogy elkerülhessük az értékes dokumentumok megsemmisítését. A selejtezést végezzük igen óvatosan, figyelmesen és politikai szempontból éberen. Ne feledkezzünk meg arról, hogy a megsemmisített levéltári anyag nem állitható helyre. A dokumentumanyag selejtezésének és a megőrzésre nem méltó anyag kiválasztásának egész munkáját bizottság végzi, amely átlapozza az ügyiratokat és munkájához jegyzékeket hasSnál lel, amelyekben megtalálhatók az egyes dokumentumcsoportok őrzési határidői. Az átlapozás nélkülözhetetlen, mert a jegyzékek nem tartalmazhatják a dokumontumanyag minden lehetséges változatát. Ezenkívül nem minden anyagkategória található meg a jegyzékekben. A jegyzékele fejezetekből és paragrafusokból állnak. A jegyzék egy-egy tétele valamely ismérv (a dokumentumok tartalma és íajai) szerint határozza meg a dokumentum anyagot, feltünteti az illető Icategóriába tartozó anyag őrzése idejét a központi és alárendelt szerveknél. A jegyzék tételeinek sorszámozása van. 146