Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - A levéltári dokumentumok felhasználása tudományos történeti és gyakorlati célokra: a levéltári anyagok rendezési nyilvántartási és őrzési rendje a szerveknél: módszertani segédlet / 131–161. o.

Az irattárban meg kell tenni a szükséges intézkedéseket ahhoz, hogy as anyagot megőrizzük a romlástól és a megsemmisüléstől. Ne feledkezzünk meg arról, hogy a papir és a dokumentumok szövege kedvezőtlen körülmények esetén elpusztul. Az iratanyagra hat a nedvesség, a por, napfény stb. Ezért az irattár helyiségében a levegő ne legyen sem száraz, sem nedves. A hőmérsékletet 42-16 C között kell tartani. A naplény ne érje közvetlenül a levéltári anyagot Ezért a napnak kitett ablakokat lüggönyözzük el, vagy pedig meszeljük be. Időnkint portalanítani kell az anyagot és kiszellőztetni á helyiséget. Ha az iratokon penészt ledezünk fei a sérült anyagot 2 %-nyi lormalinnal töltött pulverizátorral fertőtleníteni kell. A kártevőkkel folytatott küzdelemhez DDT-t kell használni. A rágcsálók ellen patkány irtást kell folytatni. 6. Anyagok nyilvántartása a szerv irattárában A szerv irattára a benne őrzött irattári anyagot pontosan nyilván tartja. Az anyagot és a leltárakat a fondjegyzék (ld. 8. sz. melléklet) ós a folyó nyilvántartási könyv (Id. 9. sz. melléklet) szerint tartjuk nyilván. A fondjegyzéket akkor állítjuk össze, ha az irattárban több szerv anyagát őrizzük. Ebben a Jegyzékben külön jegyiünk fel minden egyes íondot időrendi sorrendben, azon dátumok szerint, amikor először kerültek az illető irattárba. Az egyes fondokat csal: egyszer jegyezzük be. A ifond megnevezése* oszlopban feltüntetjük a hivatalos teljes elnevezést, zárójelben pedig a szerv (fondképzö) rövidített megnevezését. Ugyanebben az oszlopban fel kell tüntetni a fondképzö változásait is, ezért minden fond után hagyjunk 3-4 tartaléksort. Ezenkívül a íondjegyzékben feltüntetjük a szerv megalakulásának és felszámolásának dátumát, az anyagok eltávolításának dátumát, továbbá azt is. hogy ezek az anyagok hová kerültek. Az"anyagok átadására vonatkozó megjegyzést a jegyzékben csak akkor tüntetjük fel. ha az illető fond valamennyi anyagát átadták más szerv irattárába, vagy állami levéltárba. A folyó nyilvántartási könyvet minden egyes fondról külön vezetik. E nyilvántartást évenkint vezetik, megfelelő számú lapot hagyva az egyes évek anyaga számára. A folyó nyilvántartási könyvben az egyes évek lapjain, a «növekedés» fejezetében időrendben feljegyezzük az illető év valamennyi anyag-íeltárát. Mindegyik leltárt külön tüntetjük fel és sorszámozzuk. Mindegyik leltárnál feltüntetjük a könyvbon : a sorszámot, az anyagok ix*attárba való átvételének dátumát, a leltár megnevezését (vagyis azon osztálynalc a nevét, ametynek az anyaga az illető leltárban szerepel), azt, hogy a leltárban milyen periódusra vonatkozó anyagok szerepelnek, a leltárban feltüntetett ügyiratok számát, s végül az illető leltárba tartozó ténylegesen az irattárba érkezett iratok mennyiségét. Az utóbbi számot «as őrzési egységek száma (maradványa) leltáranként* cimü oszlopban tüntetjük fel. iAz őrzési egységek száma (maradványa) az év folyamán* rovat valamennyi leltárnál, feltünteti az illető év valamennyi leltár szerinti őrzési egységét Amikor a folyó nyilvántartás könyvébe valamely leltár szerint további anyag kerül azt a leltárban kiegészítőlég feljegyezzük, feltüntetve az őrzési egységek számát ós ez anyagok átvételi dátumát. Erre, továbbá valamennyi leltárra az illető év folyamán kivetjük az Irattárban őrzött őrzési egységek számát Ha az irattárból anyagok kerülnek ki ugy a folyói nyüvántartási könyvben feltüntetjük annak dátumát, az ezt elrendelő dokumentum megnevezését, számát és dátumát, továbbá az átadott őr445