Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - A levéltári dokumentumok felhasználása tudományos történeti és gyakorlati célokra: a levéltári anyagok rendezési nyilvántartási és őrzési rendje a szerveknél: módszertani segédlet / 131–161. o.

Ha az irattárba átadandó anyagok között olyan anyag is van. amelyre a szerv dolgozóinak íolyó munkájukban szükségük van. azokat az irattár ideiglenes használatra megszabott rend szerint (Id. «az irattári anyag használata*) kiadja. Az anyagot az irattárba leltár alapján adják áL Amint az anyag az egyes osztályoktól megérkezik az irattárba, minden egyes leltár sorszámot kap. A leltárak számozása legyen minden évben egységes. A leltár felelős, amikor átveszi az anyagot irja alá nevét a leltárnak mind a három példányán, íeltüntetve az anyag átvételének dátumát és az átvett ügyiratok tényleges számát Ha az átvételnél egyes hiányokat fedeznek íel, a leltár végén feltüntetik a következő megjegyzést : iÁtvételnél nem volt meg ... sz.» és azt aláirja az átadó és az. irattári felelős. A leltárnak első két példánya az irattárban marad, a harmadikat vissza kell adni az átadónak, hogy a folyó ügykezelésben állandóan megőrzendő dokumentumként őrizzék. 5. Anyagőrzés a szerv irattárában Az irattári anyag őrzésére minden szervnél, vállalatnál, szervezetnél külön szobát kell kijelölni, amely tökéletesen alkalmas a dokumentumanyag megőrzésére. A szoba legyen száraz, tüz- és vijveszélytől mentes helyiség. Nem szabad padlást vagy pincehelyiségeket irattárnak felhasználni. A raktárhelyiség ablakai legyenek fémráccsal védve. Tilos fémkályhával, vagy olyan kályhával fűteni, amelyeknek tüztere a raktárhelyiségbe nyílik. Mesterséges világitáshoz csak villamos világítást szabad alkalmazni. A vezeték legyen zárt. Az irattárban legyenek meg a szükséges tűzvédelmi berendezések. Nem szabad az irattárban más tárgyakat öriznL Az irattárban az ajtót lakatra kell zárni, le kell pecsételni, vagy leplombálni. A raktárhelyiségben legyének iratállványok. Az iratállványok lehetnek szimpla, vagy ikerállványok. Az előbbi szélessége 40 cm. az utóbbié 80 cm. A polcközök távolsága 25 cm. Az iratáUványok 40 cm távolságra legyénél; a faltól, az alsó polc pedig 45 cm-nyire a padlótól. Az iratállványok között távolság legalább 00 cm legyen. A dokuraentumanyag az irattárban abban az esetben, ha ott más szervek anyagát is őrzik, főleg fondok (szervek) szerint helyezendő!: el, A fondon belül az anyagot évenkint, az éven belül pedig, ha a szerv osztályokra, vagy más részlegelíre oszlik osztályok szerint, ezen belül pedig, leltárszerinti sorszámok rendjében kell elhelyezni. Azokat az anyagokat, amelyeket nem keü átadni az állami levéltárnak, vagyis az ideiglenesen megőrzendő anyagokat az állami levéltárba leadandó anyagtól elkülönítve kell őrizni. Az anyagokat az iratállványokon kartondobozokban, vagy 20 cm-t meg nem haladó vastagságú kötegekben kell elhelyezni. A dobozokra, vagy kötegekre, valamint a kartotékot tartalmazó ládákra címkéket keü erősíteni (lásd 7.sz. melléklet). Az iratállványok és az iratállványol: polcai legyenek számozottak. Az iratállványokat balról jobbra, a polcoljál pedig felülről lefelé kell számozni*' Ugyanilyen rendben helyezzük el az anyagot is az iratállványokon. 444 »