Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - A levéltári dokumentumok felhasználása tudományos történeti és gyakorlati célokra: a levéltári anyagok rendezési nyilvántartási és őrzési rendje a szerveknél: módszertani segédlet / 131–161. o.

Fényképeket és a hasonló illusztrált anyagot hátlapjukon a bal felső sarokban számozzunk. A felirattal ellátott borítékokat megszámozzuk. A tiszta borítékokat nem. A borítékok tartalmát sorszámmal látjuk el. A belső leltár lapjait külön-külön számozzuk, számsorrendbén, arab számokkal. A lapok számát, továbbá az ügyiratban, könyvben, kartotékban észlelt hiányosságokat (sérüléseket) meg kell említeni a hitelesítő feljegyzésben. A hitelesítő feljegyzés az ügyirat végére kerül külön tiszta lapra, könyvekben az utolsó tiszta lap hátoldalára, kartotékokban kartonnal egyenlő nagyságú lapra, amely az utolsó karton után kerül. A hitelesítő feljegyzésben arab számokkal és zárójelben betűkkel kiírva feltüntetjük az ügyiratban, könyvben tartalmazott lapok, vagy pedig a kartotékban lévő kartonok számát. Majd feltüntetjük a hitelesítő feljegyzés dátumát és olvashatóan aláírjuk, feltüntetve a személy rangját, aki az ügyiratot számozta és a hitelesítő feljegyzést fogalmazta. Az egy év alatt összegyűlt dokumentumanyag megfelelő feldolgozása után (osszerüzésük, számozásuk, palliumok elkészítése után) leltárt készítünk számukra (Id. 6. sz. melléklet). Abban az esetben, amikor a szerv szervezetileg több részre oszlik, a leltárakat mindenegyes szervezeti egységre vonatkozólag külön készítik el. Ha nincsen szervezeti felosztás a szerv valamennyi anyagára egy leltár készül, A leltérakat három példányban veszik fel, külön azon anyagokról, amelyeket az állami levéltárnak keli átadni, és külön azon anyagokról, amelyeket nem kell átadni az állami levéltárnak. Az állandóan megőrzendő ügyiratokat az állami levéltárba átadandó anyagok leltárában tüntetik rel. Azon ügyiratokat, amelyek számára a jegyzék ideiglenes őrzést határoz meg. azon anyagok leltárában tüntetjük fel. amelyeket nem kell átadni az állami levéltárnak. A dokumentum anyagot a leltárban fontosságuk sorrendjében, az ügy nomenklatúrának megfelelően tüntetjük fel. Minden egyes őrzési egység (ügyirat, könyv, napló) a leltárban külön sorszám alatt szerepel. Ha az ügyirat több kötetből áU, akkor minden eg; es kötet külön sorszámot kap. A leltárban feltüntetjük az illető évben megkezdett, de be nem fejezett anyagot is. A leltár végén fel kell tüntetni az összegezést, amelyben számmal és zárójelben betűvel feltüntetjük a leltárban szereplő ügyiratok számát. Azon ügyiratok sorszámait, amelyeket az iratképzés az illető évben nem íejezett be, a kővetkező felírással jelöljük: «a szerv valamely részlegében az iratkezelés során be nem fejezett ügyiratok száma...» Ezeket az ügyiratokat a leltárban egyszer tüntetjük fel megkezdésük évében, és mindenegyes következő év, amely folyamán ezek az ügyiratok folytatódtak, leltárának végén, az iUető évre vonatkozó anyagot így tüntetjük fel : «Ld, ... év, ... sorszáma alatt*. A leltárt irja alá az azt összeállító személy, továbbá részleg, vagy az egész szerv vezetője, feltüntetve rangjukat és az aláírás dátumát. A leltárakat gépírással ke 11 összeállítani, vagy pedig tintával, olvashatóan írva jó író papíron. . . ••• 4. Az anyag átvétele a s z erv irattárába A valamennyi osztály által elkészített ügyiratokat a szerv irattárába évente egyszer a szerv vezetője által meghatározott határidőkben kell leadni. Az irattárba le keU adni az iratképzés során az év végéig befejezett valamennyi ügyiratot. \ \: 143