Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - A levéltári dokumentumok felhasználása tudományos történeti és gyakorlati célokra: a levéltári anyagok rendezési nyilvántartási és őrzési rendje a szerveknél: módszertani segédlet / 131–161. o.

Ha az ügyirat kérdő ivekből, vagy más hasonló dokumentumokból áll, azokat abc-rendben he-* lyezzük el. 3, A íolyó ügykezelésben nem szükséges ügyiratok » rendszerének kialakítása A folyó ügykezelésben többé már nem szükséges dokumentumokat az ügyirat kialakítása után kemény borítólapokba kell helyezni. A borítólapon a következő adatokat kell feltüntetni: a szerv hivatalos teljes elnevezését és zárójelben annak rövidítését; azon szervezeti egység megnevezését. melynek ügykezelésében az anyag közvetlenül kialakult; az ügyiratnak a folyó ügykezelésben kapott számát és ha az irat több kötetből áll a kötet sorszámát; az ügyirat nevét (cimét), vagyis röviden, de'világosan kifejtve az illető ügyirat dokumentumainak állagát és tulajdonképpeni tartalmát, az ügynomeni:laturának megJelelően ; az ügyirat felíektetésének és befejezésének dátumait (kezdő és végső dátumok) ; az ügyiratban tartalmazott lapok számát; jegyzék szerinti őrzési időt; az ügyirat sorszámát az átadási leltár szerint (lásd 4. sz. melléklet). A könyvekben mindezeket az adatokat a borítólap után következő fehér papírlapon tüntetjük fel. a borítólapon pedig fel kell tüntetni a könyv cimét és keletkezése évét. A dokumentumokat olyan ügyiratoknál, amelyei: őrzési ideje meghaladja a 10 évet összefűzve, vagy bekötve kell őrizni. Az összefüzés olyan legyen, hogy a szöveg, a dátumok és a dokumentumokon a határozatok jól olvashatók legyenek. Ha a dokumentum szövege annyira kitölti a lapot hogy összefüzés esetén részben olvashatatlanná válna, akkor a laphoz átlátszó papírszalagot kell ragasztani és ezt fűzzük össze. Az iratkapcsokai, stb. el kell távolítani az ügyiratokból. Azokat a dokumentumokat, amelyek történelmi vagy művészi szempontból különösen fontosak nem fűzzük össze, hanem dossziékban őrizzük. Ha az ilyen egyes dokumeatunok mellékletként szolgálnak más dokumentumokhoz, borítékba helyezzük azokat és gondosan összefűzzük, vigyázva, nehogy a dokumentumot megsértsük. E

§y-e§y ügyirat vastagsága ne haladja meg a 30--40 mm-t. a lapok száma a 200-250-et Azokat az ügyiratokat, amelyek meghaladják ezeket a méreteket, osszuk kötetekre, de ne zavarjuk meg a dokumentumok logikai összefüggését és időrendjét. A fontosabb és értékesebb ügyiratokhoz belső dokumentum leltárt készítünk, amelyben az illető ügyirat valamennyi dokumentumát egymásutáni sorrendben feltüntetjük (Lásd 5. sz. melléklet). A belső leltárt az ügyirat elejére tűzzük. Az ügyirat összeTüzésé-rtél ne feledkezzünk meg arról, hogy az ügyirat végén az utolsó dokumentum után fűzzünk egy tiszta papírlapot a hitelesítő íeljegyzés számára. A kartotékokat 345 mm hosszú és a kartonok alakjának megfelelő szélességű és magasságú kartondobozokba vagy faládákba helyezzük. Minden egyes dobozon (vagy ládán), a következő felírás legyen : A szerv megnevezése, szervezeti egység, kartoték megnevezése, továbbá az. hogy milyen évi anyagot tartalmaz, leltári száma és a kartonok száma, A dokumentumok elhelyezésének rögzítése és jobb megőrzésük érdekében a 40 évet meghaladó őrzési idejű iratok valamennyi lapját számozni kell, kivéve a tiszta lapokat és hitelesítési feljegyzést tartalmazó lapot. A kötetekre osztott ügyiratok lapjait kötetenkint önállóan számozzuk. A számozáshoz arab számokat használunk, melyeket, hogy a szöveget ne tegyük olvashatatlanná, fekete grafit ceruzával vagy sorszámozó géppel a jobb felső sarokban helyezzük el. Ugyanígy számozzuk a kartonokat a kartotékokban is. 442