Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - A levéltári dokumentumok felhasználása tudományos történeti és gyakorlati célokra: a levéltári anyagok rendezési nyilvántartási és őrzési rendje a szerveknél: módszertani segédlet / 131–161. o.

A nomenklatúrát készítheti felettes szerv valamennyi alárendelt szerv számára, vagy pedig készíthetik az egyes szervek külön-külön is. A nomenklatúra tükrözze a szerv struktúráját az ügyek megnevezése pedig ölelje íel a szerv hatáskörébe tartozó valamennyi kérdést. Az ügyek megnevezése az egyes szervezeti egységeknél jelentőségük szerint történjék* Először az egész szerv számára közös anyagot jegyezzük be: a Szovjetunió Legfelsőbb állami és pártszerveinek vagy a Szövetséges Köztársaságnak a szerv működésére vonatkozó határozatait; az államhatalom és a párt Helyi szerveinek a szerv működésére vonatkozó határozatait és az idevágó anyagot a miniszter, vagy főosztályvezető utasításait és az idetartozó anyagot, s az illető szervre vonatkozó utasításokat Majd a nomenklatúrában egymás után feltüntetjük a szerv működésének egyes kérdéseire vonatkozó ügy megnevezéseit Az ügyek megnevezése legyen rövid, világos és emellett elég konkrét ahhoz, hogy belőlük világosan elképzelhessük az illető ügyiratot alkotó dokumentumok tartalmát. Ezért a nomenklatúra készítésébe a legtapasztaltabb dolgozókat vonjuk be. Nélkülözhetetlen, hogy felhasználjuk a hatósági tipusdokumentumanyag kimutatását, vagy egyéb kimutatást Az ügyek nomenklatúráját 2 példányban készítik, a szerv vezetője jóváhagyja és a Levéltári Osztály elfogadja. Az egyik példány a szervnél marad, a folyó ügykezelés vezetéséhez, a másik pedig a levéltári szervnél marad a folyó ügykezelés irattári részlegének ellenőrzésére. A nomenklatúrának megfelelően a szerv minden év elején uj ügyiratokat fektet fel. Az ügyiratokat meghatározott ismérvek szerint kell összeállítani. Ez ismérvek legfontosabbjai a következők: 1. tematikus, vagy tárgyi. Ebben az esetben a dokumentumokat tartalmuk vagyis valamely kérdés vagy téma szerint alakítják ügyirattá (pl.: a kolhoz, összefoglaló beszámolója a termés betakarításáról és a vetésről, az építkezés rezsiköltségének és önköltségének csökkentésével kapcsolatos levelezés, stb.) 2. nominális. Ebben az esetben a dokumentumokat megnevezésük, vagy fajtájuk szerint alakítják ügyirattá (pl. *az államhatalom és pártszervek helyi szerveinek határozatai*, »az oktatási tanács üléseinek jegyzőkönyvei*, stb.) 3. levélírók szerinti. Ennél a dokumentumokat azon intézmény, illetve személy nevének rendjében alakítják ügyirattá, akivel vagy amellyel folytatott levelezés kapcsán a dokumentumok keletkeztek, (Pl. a területi végrehajtó bizottság levelezése a különböző vállalatokkal, külön-külön ügyiratókat alkothat Az ilyen ügyirat cime a következő legyen : «levelesés az ovrucsi ipari kombináttal a biztonságtechnika kérdései tárgyában.*). 4. földrajzi. Ebben az esetben a éokumentumokat azon hely neve alapján alakítják ügyirattá, amelyre az ügyiratban tartalmazott információk vagy dokumentumok vonatkosnak. (Pl. levelezés az állattenyésztő farmok helyzetéről a ruzsLnszki körzetben). ,5. időrendi. Ekkor a dokumentumokat ügyirattá azon időszak, vagy dátum szerint alakítjuk, amelyre a dokumentumok vonatkoznak (az egészségvédelem körzeti osztályainak negyedévi beszámolói). \ Az ügyiratok kialakításánál a fenti ismérveket kombinálhatjuk: a tematikust az időrendivel, a nominálist a földrajzival (pL Anyagok a szocialista verseny lefolyásáról a műhelyekben az I. negyedév folyamán*. «A zsitomiri körzet állatorvosi körzeteinek vizsgálati iratai*). A dokumentumokat az ügyiratokban dátum szerint csoportosítjuk : az érkező dokumentumoknál érkezésük dátuma, kimenő iratoknál a nyilvántartásbavétel dátuma szerint E szerint a legrégebbi dokumentum lesz az ügyirat elején, legújabb pedig az ügyirat végén. Abban az esetben, amikor az ügyirat több kérdésre vonatkozó dokumentum csoportból áll, a dokumentumokat először kérdések szerint az egyes dokumentumokon belül pedig dátum szerint kell rendezni. 444