Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

az osztályozási sémában) meghatározható a rovatokkal és alrovatokkal, addig a jegyzékek tételei az ügyek nomenklatúrájának kidolgozásánál a nomenklatúrákban «készen» nem iktathatok be. A megoldás abban keresendő, hogy a hivatali dokumentumok a jegyzékekben meghatározott kategóriáinak meghatározott jelzeteket kell kapótok. Ezzel az összetett jelzetek készítésénél az •osztályozó jegyzélo alapján a jelzetben nemcsak az osztályozási séma rovatait és alrovatait fejezhetjük ki. hanem a dokumentumanyag megfelelő kategóriájának jelzetét is. Ez természetesen nem zárja ki annak lehetőségét, hogy felhasználjuk a folyó ügykezelés gyakorlatában gyakran előforduló s a szervezeti egység (vagy egységek) jeléből továbbá az ügy a nomenklatúra szerinti- leggyakrabban sorszám formájában kifejeződő jelzetéből álló jelzeteket is, A gyakorlat azt mutatja, hogy sok hivatalban a hivatali dokumentumok összetett jelzetüek. Ezek a jelzetek számos számjelből állnak. A jelzet egyes tényezői rendszerint két számjegyből állnak, kivéve az utolsó tényezőt, amely az ügy nomenklatúra szerinti sorszámát adja meg. így a Főigazgatóság egy kimenő dokumentumának jelzete rendszerint a következő jelekből áll : 4. a főigazgatóság két számjegyből álló jelzete, 2, az osztály két számjegyből álló jelzete, 3, az osztály szervezeti alegységének két számból álló jelzete (a jelzetnek ezt a részét néha elhagyják), 4, az ügy nomen klatura szerinti sorszáma. Az ilyen összetett jelzet első részét vagy egybeírják, vagy kötőjellel eset leg Ierde vonallal (törtjellel) választják el, A Jelzet utolsó részét, a nomenklatúra vagy regisztratura szerinti sorszámot rendszerint kötőjellel vagy törtjellel választják el. Néha az összetett jelzetekbe-betűjeleket is iktatnak. Például az ilyen jelzet első része a szervezeti egységet jelöli, amelybe a dokumentum tartozik, a jelzet végén lévő betűk például az átvételt vagy ellenőrzést jelölik («k» betűvel), stb. Amikor azonban a dokumentumanyagok jegyzékének a hivatali dokumentumok osztályozásához való felhasználásáról beszélünk, nemcsak a külső, hanem a belső dokumentációra is ügyelnünk keli. A gyakorlat ui. azt bizonyítja, hogy a hivatali dokumentumok osztályozásának és jelzetelésének megoldásánál főleg a külső dokumentációra gondolnak. Ami pedig a belső dokumentációt illeti (beszámolók, torvek. előadások, előadói feljegyzések, stb-), azoknak vagy nincs jelzetük, vagy olyan jelzeteket használnak, amelyeket az ügyek nomenklatúráiból kölcsönöznek.. Jelenleg a belső dokumentációnak nincs is kialakult jelzetes osztályozási rendszere, A belső hivatali dokumentáció osztályozása és jelzetelése azonban mégis rendkívül fontos, mivel a hivatal egész alapvető tevékenysége abban tükröződik, A belső hivatali dokumentáció tárgyi osztályozása nélkül lehetetlen feltárni a hivatalok tevékenységének tartalmát. Rendszerint a belső dokumentációt is bizonyos rendszer szerint vezetik, amikor átadják az ügyiratokat az irattárnak, de ez természetesen a folyó ügykezelésben sem pótolhatja osztályozásának és jelzetelésének átgondolt rendszerét. A belső dokumentáció osztályozása és jelzetelése mindenekelőtt csak a rendelkező intézkedésekre, határozatokra, rendelkezésekre, utasításokra vonatkozólag divik. Meg kell említenünk azt a statisztikai dokumentáció jelzetelése terén azáltal folyó hatalmas munkát, hogy a statisztikai szervek amikor a statisztikai dokumentumok formáit jóváhagyják, az egyes formáknak jelzeteket adnak. (A jelzetelés alapjai rendszerint betű- és számjelek.) A dokumentumanyag jegyzékei felhasználásának problémája a hivatali dokumentumok a folyó ügykezelésben és az irattárban egyaránt használható egységes összeállítási rendszerének megteremtésénél ezért igen nagy gyakorlati és elméleti jelentőségű., A jegyzékek felhasználásának jelentősége a hivatalos dokumentumok osztályozása terén annál nagyobb, mivel a jegyzékek megadják az őrzési időket. Azzal, hogy igy az ^osztályozó jegyzék* álapján készített jelzettel minden egyes dokumentumot valamelyik őrzési határidő kategóriához sorolunk, lehetővé válik a hivatali dokumentumok selejtezésének ésszerűbb megszervezése, s ezzel a levéltárakat is megszabadítjuk a megőrzésre nem érdemes anyagtól. Ma viszont, mint a gyakorlat mutatja, az ügyiratok jelentős részét a folyó ügykezelésben anélkül alakítják ki, hogy tekintettel lennének a hivatali dokumentumok őrzési határidőire. Egy és ugyanazon ügyiratban különböző őrzési idejű és különböző értékű hivatalos dokumentumokat találhatunk. Ez arra vezet, hogy a levéltárak értéküket gyorsan elvesztő dokumentumokkal telnek meg. 126