Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

Az irodai alkalmazottaknak gyakran kell átrendezniük az ügyiratokat ligyeiembovéve a dokumentumok különböző őrzési időit, mivel az irattárak a Központi Levéltári Igazgatóság utasításai értelmében ezt megkövetelik. A hivatali dokumentumok az ^osztályozó jegyzékek* alapján a folyó ügykezelésben és az irattárban egyaránt használható egységes osztályozási ós jelzetelési rendszere, amely egyesíti a dokumentumokkal végzett gyakorlati munka érdekeit azokL összeállításának és levéltárban való továbbőrzésének kívánalmaival, kétségtelenül az irattan időszerű kérdései közé tartozik. 4. Belső- és külső hivatalos dokumentáció. A Iolyö ügykezelésben és az irattárban a belső és külső dokumentáció vonatkozásában is különböző eljárást figyelhetünk meg. Akármilyen különösnek tűriik is első pillanatban a folyó ügykezelés központi feladatának rendszerint a külső dokumentáció megszervezését tekintik. Erről tanúskodnak a jelenleg kötelo.ző ügykezelési utasítások és szabályok is, ezt mutatja az irodalom is. Az irodalom az ügykezelést mint a hivatali dokumentumok «átvételével, regisztrálásával, mozgatásával, elintézésével* kapcsolatos műveletek összességét határozza meg, vagyis mint a kívülről érkező és a hivatalból kilcűldött külső dokumentumokkal való munkát. A belső dokumentáció kérdéseit vagy egyáltalán nem. vagy pedig » csak mellékesen, a speciális dokumentáció kérdéseinek (rendelkezések, jegyzőkönyvek, stb.) szentelt fejezetekben érintik. A levéltárak gyakorlati munkája viszont azt mutatja, hogy különböző kérdéseket tanulmányozva. a kutatók mindenekelőtt a belső dokumentációhoz folyamodnak. Ez természetesen nem jelenti, hogy a külső .dokumentációnak nincs komoly történeti forrásértéke. A kutatók részéről a belső dokumentáció felé irányuló érdeklődés azzal magyarázható, hogy a szervnek ez az alapvető, legfontosabb tartalmú dokumentációja. A hivatali dokumentáció döntő csoportjai, vagyis a ^jogszabályi*, az intézkedési, nyilvántartási, termelési ágazafi és némely, más fajta dokumentáció is a belső dokumentációhoz tartoznak. A felsorolt kategóriák jelentőségét az e csoportba tartozó dokumentumok összetétele bizonyítja. így a (jogszabályi*, dokumentációba tartoznak azon jogszabályok, rendeletek és más hasonló dokumentumok, amelyek meghatározzák a szervek céljait, feladatait, hatáskörét, szervezeti felépítésüket, tevékenységük rendjét, a felelős személyek felelősségét és jogait, a beszámolás kötelezettségét, a fejszámolás rendjét, A testületi szerveknél a rendelkezési dokumentációt túlnyomórészt jegyzőkönyvek képviselik, amelyek a megfelelő szervek rendelkezési tevékenységét meghatározzák, A jegyzőkönyvi dokumentáció a hivatali dokumentációnak külön fejezete, mivel az nemcsak a rendelkezési tevékenységet, hanem a munka más nemeit is megszabja (tanácskozó szervek működése, különböző gyűlések, stb.). A rendelkezési dokumentációba tartoznak az utasítások, rendelkezések, stb., mind olyan dokumentumok, amelyek meghatározzák a szerv vezetőjének rendelkezési tevékenységét. Ez a tevékenység törvényei:, kormányrendeletek és határozatok alapján folyik, A minisztériumok alárendeltségébe tartozó szervek működését pedig a minisztériumok utasításai és rendeletei is irányítják. A belső hivatalos dokumentációnak nagy csoportja a tervdokumentáció. Bár a tervdokumentáció a különleges hivatali dokumentációba tartozik és a vele való munkához különleges ismeretek szükségesek, elszakíthatatlan alkotórésze mégis a hivatal belső dokumentációjának. A tervdokumentációnak is a hivatali dokumentumok általános szervezési elveihez és általános osztályozási sémájához kell igazodnia, egységes jelzetrend szeren kell alapulnia, stb. . • A különleges jellegű belső dokumentációhoz tartozik a könyvelési, statisztikai és operatív nyilvántartási és beszámolói dokumentáció is. Ez a dokumentáció az egyes szervek hivatali dokumentációjában hatalmas helyet foglal el. Jelentősége nemcsak az operatív munkában nagy. hanem elsőrendű történeti és gazdasági, forrás is. Mind-en szerv, szervezet, vállalat munkájában keletkezik ter.melési-»ágazatí vagy úgynevezett tegyedi* dokumentáció, amely a munka egyedi szempontjait tükrözi. Ebbe a csoportba tartozik a 427