Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

anyag kategóriáinak jelentőségét, az anyag tartalmi kapcsolatát, egyes tételeknél pedig az ügyira tok elkészítésének ismérveit is. Mindez azt mutatja, hogy a dokumentum anyag jegyzékei a leguniverzálisabb és legrészletesebb osztályozók a hivatali dokumentáció számára s a tételek jellegére nézve közelállnak az «ügyek nomenklatúráihoz*, így. a dokumentumanyagjegyzékek az • osztályozók* és *ügyiratnomenklaturák» speciális egye sitését képezik. Az eltérés csal: az

r hogy a jegyzékek kimutatják az őrzési határidőket is. A dokumentumanyag jegyzékei a hivatali dokumentumok osztályozásánál való felhasználása kérdésének legkevésbé kidolgozott része a jelzetelés, A rovatok jelzetelésére csaknem minden jegyzékben római és arab számok, továbbá az orosz abc kisbetűi használatosak. Ezek a jelzetek azon ban kutatási tárapontként csaknem egyáltalán nem használatosak, mivel a jegyzékekben a tételek végigfutó számozása szokásos. Ha jegyzékekben a rovatok Jelölésére használatos jelzeteket egyszerűen a hivatalos doku mentumok a folyó ügykezelésben történő osztályozásánál alkalmazzuk, ezek a jelzetek feltétlenül nehézkesek lesznek. A jegyzékekben uh. a következő jelzetek használatosak : a) római számok, b) arab számok (a másodfokú bontás jelzésére), c) az orosz abc kis betűi (a harmadfokú bontás jelzésére),, d) arab számok, a jegyzékek tételeinek jelzésére. Az ilyen jelzetek bonyolult voltáról nem is beszélve, azok már csak azért is nehézkesek, mert ha az első bontás rovata mindjárt egyes tételekre oszlik, gyakran kiesik a második és harmadik láncszem. Ha viszont elhagyjuk az összetett jelzeteket, amelyek az osztályozást feltárják és ehelyett csak a tételek végigfutó számozását használjuk, akkor elvesztjük az áttekintést az osztályozási sémáról, mert nem jelöljük a rovatokat és alrovatökat. A kiutat nyilvánvalóan abban kell keresnünk, hogy az összetett jelzetekben egyrészt kifejezzük a rovatokat és alrovatökat. másrészt azonban a tételekhez a végigfutó számozást használjuk. Az összetett jelzetek igy fejezzék ki a következő jelöléseket: a) rovatok, b) alrovatok, c) a rovaton és alrovaton belül a tétel száma. Ha emellett is szükséges megtartani a jegyzék tételeinek végigfutó számozását, akkor az külön rubrikában tüntethető lel. Ha a jegyzék minden egyes tételéhez összetett jelzetet használunk, kétségtelenül megköny nyitjuk a jegyzék használatát is. mivel a jelzetek feltárják az osztályozás alapját A jegyzékekben legyünk nagy figyelemmel a jelzetek egységesítésére. Amint a fentiekben felhozott példák mutatják a főhatósági jegyzékek készítésének gyakorlatában is különböző jelzetek használatosak egy ős ugyanazon rovat (Tervezés, Finanszírozás, Nyilvántartás, stb„) jelölésére, A jelzetek egységesítése a jegyzékekben mégis lehetséges. Ez a lehetőség főleg azon alapul, hogy a jegyzékekben rovatok vannak a tipus dokumentáció számára, amelyeket természetesen egy és ugyanazon jelzettel kell jelölni, A jelzetek készítésének és annak egységesítése kérdéseit még nem vetették lel, mert a dokumentumanyag jegyzékek a hivatali dokumentáció osztályozásához a gyakorlatban még kevéssé használatosak. Jelenleg ezek a kérdések azonban már nemcsak elméleti érdekességüek, hanem gyakorlati jelentőségre is szert tesznek.. Kísérleteket kell folytatni a tizedes és betű jelzetek alkalmazására (az orosz abc betűinek felhasználásával) a fő rovatok jelölésénél. Erről különösen a jogszabályi,, rendeleti iratok tizedes rendszer szerinti osztályozása továbbá az egyes főhatóságoknál a betüjelzetek alkalmazása terén szerzett tapasztalatok győznek meg, Mig a dokumentumanyag jegyzékei, mint a fentiekben közölt példák mutatják, a hivatalos dokumentumok osztályozásához mind az irattárban, mind a folyó ügykezelésben sikeresen felhasznál ható, jó tárgyi osztályozási sémákat eredményeznek, addig e jegyzékek az ügynomenkiaturák készítésénél való felhasználásának kérdése már valamivel bonyolultabb, A nehézség abban van, hogy nem állithatunk össze olyan jegyzékeket, amelyek a folyó ügy kezelésben keletkezett konkrét ügyek egész nomenklatúráját felölelnék. Ezenkívül, jellegükre nézve a jegyzékek tételeit a dokumentumanyag kategóriái határozzák meg, iüggetlenül attól, hogy valamely kategóriájú dokumentumokból -• milyen konkrét ügyek alakulnak ki. Mig a nomenklatúrában feltüntetett minden egyes űgy a jegyzék osztályozási sémája szerint (ami meghatározza az ügy helyét 425