Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

A jegyzékek igen lényeges tulajdonsága a hivatali dokumentumok osztályozásánál való Tel használásuk esetén az, hogy kimutatják az egyes dokumentum anyagkatogóriákra megállapított őrzési időket. Az őrzési határidők egyezményesen kifejezik a dokumentumanyag értékét Az őrzési idők nyilvántartása vagy másszóval a dokuraentumanyag értékének nyilvántartása nagyjelentőségű a hivatali dokumentációnak a folyó ügykezelésben való megszervezésénél A folyó ügykezelésben a hivatali dokumentumoknak az őrzési határidők szerinti osztályozása lehetővé teszi a kiselejtezendő dokumentumok feltárását, elkülönítve azokat az állandóan megőrzendő dokumentációtól. így kijelöljük a Szovjetunió Levéltári Fondja teljes értékű dokumentumanyagokkal való kiegészítésének módját is. A dokumentumanyag őrzési határidőit a jegyzékekben az egyes tételek határozzák meg. A jegyzékek rovatai és alrovatai uh tételekre oszlanak. A hivatali dokumentumok elsődleges osztályozásának címszavait a tételek képezik. Az elsődleges osztályozás alapjául az ügyiratok összeállításának ismérvei használatosak, Példaképpen bemutatjuk a < Típus dokumentum anyagok jegyzéke* IV, rovatának (Finanszírozás) némely tételét: Tételek sorsz. A dokumentumanyagok megnevezése Őrzési idő Központi szervnél Alárendelt szervekn. 433 134 435 436 437 438 A finanszírozás megszervezésére és módszereire vonatkozó tervek, utasítások, m.agyarázó és előadói feljegy zések, tanácskozások jegyzőkönyvei Jóváhagyott pénzügyi tervekre eszkö zök elosztására, szabályozására és kiutalására vonatkozó levelezés Pénztári tervek : a) éves b) negyedévi c) havi Jóváhagyott béralapok A béralapok szabályozására és elosztására vonatkozó levelezés Költségvetésen kívüli és célkiutalásokra vonatkozó levelezés és így tovább. Állandó 5 év Állandó 5 év 3 év EK Állandó 5 év Állandó Állandó 3 év 3 év 4 év 4 év Állandó 5 év 3 év EK Látjuk, hogy a jegyzék tételei a dokumentumanyag teljesen konkrét kategóriáira vonatkoznak. Szinte minden tétel tükrözi a nominális és tárgyi-kérdési ismérveket a dokumentum anyag egyes kategóriáinál más ismérveket is (kiadói, időrendi, levelezői,, földrajzi). Azt is megjegyezhetjük, hogy míg a jegyzékben vannak tételek, amelyek a dokumentumanyag olyan kategóriájára vonatkoznak, melynek alapján több ügyirat is kialakítható, addig más tételek már az ügyiratok kéjz megnevezéseit mutatják. Igen lényeges, hogy amint a rovatok és alrovatok, uigy a jegyzék tételei is a gyors tájékozódást biztosító sorrendben követik egymást Elrendezésüknél figyelembe vették a dokumentum424