Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

rendi ismérvek a kedvelt ismérvei Ami viszont a tárgyi-kérdés szerinti ismérvet illeti, az az irodák számára «kényszerü osztályozók. Könnyen érthető, hogy a levéltárosok és az irodai dolgozók eltérően fogják fel az elsődleges osztályozás alapjának megválasztását. Mivel a levéltárosok számára a főfeladat az, hogy a hivatali dokumentumok tartalmát tudományos és gyakorlati célokra használják fel és tárják fel, ebből az ismérvből indulnak ki. azonban a folyó ügykezelésben az operatív munkához és gyors felvilágosítás nyeréséhez a legkényelmesebb a levelezői ismérv, amikor a dokumentumok megkeresésekor a levelezők iránt tájékozódnak (rEnnek és ennek a hivatalnak az ügyirata*). Az irodai dolgozók között nagy népszerűségnek örvend a földrajzi ismérv is, mivel igen kényelmes az operatív munkához. Mint ismeretes az elsődleges osztályozás ismérveit kombinálni szokták. A történész-levéltárosok rendszerint megkövetelik, hogy az elsődleges osztályozásnál feltétlenül a nominális és tárgyikérdői ismérveket alkalmazzák, mert azt tartják alapvetőnek.- A többi ismérvet megszokták, hogy kiegészítőnek tartsák, amelyek csak hozzájárulnak a dokumentumok tartalmának jobb feltárásához. Kétségtelen, hogy a nominális és tárgyi-kérdések szerinti ismérvek valóban a leglényegesebbek. Amint azonban a gyakorlat megmutatta, ezek az ismérvek, ős főleg a tárgyi-kérdések szerinti ismérv, nem mindig alkalmazhatók. Főleg az összetett dokumentumok összeállításánál a tárgyi-kérdések szerinti ismérv nem alkalmazható. Ezeket a dokumentumokat (utasítások, jegyzőkönyvek, stb.) rendszerint a nominális, kiadói és időrendi ismérvek szerint csoportosítják. Számos félreértésre vezet, hogy az elsődleges összeállítás alapját másképpen fogják fel az irodai dolgozók és másképpen a levéltárosok. A levéltáraknak igazuk van, mikor visszautasítják a levelezői ismérv szerint kialakított ügyiratokat, s csupán a tárgyi~l:érdésszerinH ismérv alapján kialakított ügyiratokat hajlandók átvenni. A levéltárosok különösen határozottan tiltakoznak azon helytelenül kialakított ügyiratok ellen, amelyekben., teljesen mellőzik az elsődleges osztályozás alapjait. El kell ismernünk, hogy a levéltárosoknál: ezek a követelései helyesek, de azt is, hogy az irodai dolgozók számára a folyó ügykezelésben a levelezési és részben a földrajzi ismérvek alkalmazása könnyebbséget jelent. A folyó ügykezelésben a levelezési ismérv alkalmazása kérdésének megoldása ugy látszik lehetségesnek, hogy az ügyiratoknak a levelezési ismérv szerinti kialakítása mellett az év folyamán a dokumentumokat az ügyiraton belül tartalom szerint csoportosítsák. Az úgynevezett «regisztrátorok» alkalmazása, amely lehetővé teszi a tartalom szerinti csoportosítást, teljesen megoldja a íeladatot. Az elsődleges osztályozás alapjainak kérdését tovább kell fejleszteni, de véleményünk szerint a hivatali dokumentumok elsődleges kcrdésjeinek a folyó ügykezelésben és irattárakban egységesen használható megoldására teljesen reális lehetőségek léteznek. 3. A dokumentum anyag az őrzési időket kimutató jegyzékeinek felhasználása a hivatali dokumentumok osztályozásához, A hivatali dokumentumok osztályozása a folyó ügykezelésnek mindig egyik központi feladata volt. Nem kevésbé fontosak a hivatali dokumentumok összeállításának kérdései az irattárak munkájában, A hivatali dokumentumok a folyó ügykezelésben és az irattárban egyaránt használható egységes összeállítási rendszerének kialakítása kétségtelenül a levéltárügy elméletének és gyakorlatának egyik legfontosabb feladata. A szovjet állam tervszerű jellege lehetővé teszi, hogy ezt a kérdést gyakorlati és halaszthatatlan feladatként kezeljük. A hivatali dokumentumok a folyó ügykezelésben és az irattárban egyaránt egységes összeállítási rendszerének megteremtése lehetővé teszi mind a kényelmesebb munkát a folyó ügykezelésben (regisztrálás, jelzetelés, elintézés, elintézés ellenőrzése, felvilágosítások, folyó irattár), mind a dokumentumoknak a levéltárban tudományos és gyakorlati célokra való felhasználását A dokumentumok csoportokra való bontására szolgáló speciális berendezéssel felszerelt dossziék, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok gyors fűzését vagy kivételét a «regisztrátorból» ; a doszsziék később függőleges helyzetben való megőrzésre tartókartonba kerülnek. 120