Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

A hivatali dokumentumok a folyó ügykezelésben és az irattárban egyaránt használható osztályozóinak kidolgozása igy elsőrendű fontosságú. Az osztályozók minőségétől természetesen a hi vatali dokumentumok számos más tényezője is függ. Mégis, amint a gyakorlatban látjuk nemcsak hogy nincs egységes dokumentum osztályozó rendszer, hanem általában, osztályozók sem léteznek A gyakorlatban a kérdés ugy vethető fel, hogy az tosztályozők* íőrajtái olyan úgynevezett tügynomenklatúrák*. • ügy iratleltár ak*. * ügyiratregiszterek*, stb., amelyeket a szerv egyes szervezeti részlegeiben állítottak össze és ugyanott is alkalmaznak. Könnyen átláthatjuk az ilyen *osztályozók» rendkívül helyi jellegét. Arai pedig a hivatali dokumentálás egy egész tárcára kiterjedő érvényességű, s még inkább a hivatali dokumentációnak a folyó ügykezelésben és az irattárban való megszervezésére szánt osztályozókat illeti, azok igen ritkák. Mégis a levéltárügy elméletében és gyakorlatában ismeretesek olyan hivatalos dokumentumosztályozók, amelyek a dokumentumok összeállításánál a folyó ügykezelésben is sikeresen felhasz nálhatók. A dokumentumanyag az őrzési határidőket feltüntető jegyzékeire gondolunk, amelyek a főhatósági irattárak gyakorlati munkájában erősen elterjedtek. A szovjet törvényes intézkedések értelmében valamennyi szerv köteles dokumentumanyagairöl az őrzési határidőket is feltüntető jegyzéket készíteni. A szovjet szervek e jegyzékek elkészi tése terén hatalmas munkát végeztek. -1936-ig főleg a levéltári szervek által kiadott jegyzékek voltak használatosak. -1936 óta a jegyzékek készítésének munkájába bekapcsolódnak a központi szervek is. E jegyzékek széles körben elismerést vivtak ki maguknak és azokat a róhatóságok dokumentumanyagai őrzési határidőnek meg határozásánál fő segédletül használják. Ennek során azonban kiderült, hogy e dokumentumanyagjegyzékeket a hivatali dokumentáció osztályozóiként is fel lehet használni, mivel ui

f a jegyzékek tájékoztatóul szolgáltak valamely főhatóság egész hivatali dokumentációja őrzési határidőinek meg határozásához, feltétlenül megfelelőknek kellett lenniök e főhatóságok hivatali dokumentációja osztályozóinak szerepében is. A jegyzékek készítése során két jegyzék fajta alakult ki: -1, a legtöbb hivatalban előforduló tipusdokumentumok számára készült jegyzékek, 2. az egyes főhatóságok jellegzetes dokumentáció Ját tükröző jegyzékek. Az első csoportba tartoznak a Központi Levéltári Igazgatóság jegyzékei: 4. *A másodrendű jelentőségű pénz- és anyagnyilvántartási, valamint a tömeges és sablonos jellegű, a levéltári szervek jóváhagyása nélkül kiselejtezhető anyagok jegyzékei*. Ez a jegyzék a hivatali dokumentáció számára 4--ö éves őrzési határidőt ir elő (ma már hatályon kivűl van) és 2. «A Szovjetunió szervei, szervezetei és vállalatai működésének eredményeképpen keletkező tipusdokuraentumanyagok jegyzéke*, amely 4942-ben lépett életbe. Az egyes róhatóságok jellegzetes dokumentációja főleg a főhatósági jegyzékekben fejeződött ki. A «Tipusdokuraentumanyagok jegyzékének* megjelenése előtt az illető főhatóság egész dokumentációja a főhatósági jegyzékekben tükröződött Hamarosan kiderült azonban, hogy a különböző főhatóságok a jegyzékeket különféleképpen állítják össze: mind a jegyzékek osztályozó sémáira vo natkozólag, mind pedig egy és ugyanazon dokumentumanyag kategóriák őrzési határidői tekinteté ben hiányzott a nélkülözhetetlen egységesség. A tipusdokumentumanyagjegyzékek elkészítése részben azt a célt is szolgálta, hogy egy és ugyanazon dokumentumanyag őrzési időt egységesítse.. Nagyjelentőségűd szovjet levéltárosok a jegyzékek Opusainak meghatározásával kapcsolatos munkája. Ezeket uh a hivatali dokumentumok osztályozásának alapjától függően határozták meg. Két lehetséges osztályozási sémát állapítottak meg: 4. strukturális tipusu osztályozási sémákat és 2. termelési iparági tipusu osztályozási sémákat. Az első típusnál a hivatali dokumentáció osztályozásának alapjául a hivatalszervezet struktúráját használják -lel. Ez a jegyzéktipus. bár könnyű elkészíteni, mégis számos hátránnyal jár. Mindenekelőtt nem állandó, tekintettel arra.hogy a szer vezeti struktúra is változik. Másik lényeges hátránya a különböző szervezeti részlegeknél szűk séges ugyanazon dokumentumok másolásának szükségessége a különböző osztályok és alosztályok szám ár a. * 424