Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

nak a megfelelő ügyintézőhöz való irányítását sem, mivel több ügyintézőhöz tartoznak. Az elintézés ellenőrzése is nehézkes. Éppúgy, mint a belső összetett dokumentumok, a külső dokumentumok összeállítása is nagy nehézségekkel jár. Nem véletlen, hogy éppen az összetett dokumentumok kerülnek a •Különböző levelezés*. • Általános anyagok* stb, feliratú ügyiratokba,, A küJső összetett dokumentumokat nehéz a borítólapon leltározni. Az ilyen leltározás •legradikálisabb* módja a • Vezetési anyagok*. •Különböző kérdésekre vonatkozó levelezés*, stb. címek. Amint az ilyen dokumentumok leltározási gyakorlata mutatja, tartalmuk ismertetéséhez olyan terjedelmes címek készülnek, melyeket újra csak speciális összetett dokumentumoknak kell tekin teni. Világos, hogy az ilyen címeknek a leltári leírásokba és a leltározási munkák egVéb fajaiba való beiktatása az irattárakban tovább bonyolítja az ügyiratot és rontja az emiitett tájékoztató se gédletek minőségét. A szovjet törté nesz-levéltárosok előtt hatalmas feladat áll : ki kell dolgozniok az összetett dokumentumok kérdését, összeállításuk és leltározásuk elméletét és gyakorlatát Ez vonatkozik különösen a levéltárakban őrzött jegyzőkönyvek, utasítások és egyéb összetett dokumentumok leltározására. Nem tekiníhotő normálisnak az a helyzet, hogy az egész leltár kimerül a. dokumentum nemének, szerzőjének, és a kezdő és végső dátum meghatározásában. Nagyon hasznos az a gyakorlat, amely az összetett dokumentumokból álló őrzési egységekhez kartotékokat, ábécéket, címeket és mutatókat készít, hogy ezzel az összetett dokumentumok tartalmát közelebb hozza a kutatókhoz. 2. A hivatali dokumentumok elsődleges osztályozásának alapelvei A hivatali dokumentumok osztályozásának kérdései a dokumentumok mind a folyamatos ügykezelés, mind későbbi levéltári felhasználásuk során történő összeállítása szempontjából igen jelentősek. Amint az ügykezelés gyakorlata mutatja, a szerveknél leggyakrabban csak a hivatali dokumentumok • elsődleges osztályozását, a hasonlóság és eltérés ismérvei szerinti, a hivatali dokumentumok cím fejéből veit adatokon alapuló csoportosítása történik meg. Elsődleges osztályozásképpen kiválaszt ják a leglényegesebb ismérveket, amelyek az •ügyirat elkészítésének ismérvei* nevet kapták. Mint ismeretes, a dokumentumok elsődleges összeállításánál hat ismérv használatos: 4. no minális, 2, tárgyi-kérdések szerinti. 3. levelezési., 4. földrajzi, 5» időrendi 6. kiadói (eredet sze rinti). Könnyen megfigyelhető, hogy ezek az ismérvek szerepelnek a hivatali dokumentum cimfejé ben. így a cim fejben rendszerint a következő adatokat emelik ki: a) a dokumentum fajának meg nevezése (nominális ismérv), b) a dokumentum kiadójának nevét tartalmazó fejnyomás (kiadói is mérv), c) a címzett feltüntetése külső dokumentumoknál (levelezői ismérv), d) tartalom-szöveg (tárgyi4:érdési ismérv), e) dátumok (időrendi ismérv), A kiadó vagy levelező és néha a tartalom esetén is a vonatkozó meghatározott terület feltüntetése az elsődleges osztályozás során a föld rajzi ismérv felhasználását is lehetővé teszi. Bár ugy tartiák, hogy e hat ismérv gyakorlatilag kimoriü az elsődleges osztályozás lehetséges alapjait, kétségtelenül a cirafej egyéb elemei is felhasználhatók a hivatali dokumentumok elsődleges összeállításánál,, megszervezésénél, Amint a gyakorlat mutatja, az elsődleges összeállítás- , nál olyan ismérveket, is felhasználnak, mint dokumentumok eredeti vagy másolat volta, a dokumentumok alakja (ez különösen elterjedt a műszaki dokumentumok összeállításánál) jelzete, stb. Az elsődleges osztályozás alapjainak megválasztását a szervek működésének konkrét feladatai, mindenekelőtt azonban a dokumentumok könnyű felhasználhatása határozzák meg, A levéltárakban és a folyó ügykezelésben azonban eltérő módon fogják fel ezt a megválasztást Az irodák és a levéltárak dolgozói a hivatali dokumentumok összeállításánál különböző szempontokból választják meg az ügyiratok elkészítésének ismérveit Mig a történész-levéltárosok számára az elsődleges osztályozásnál majdnem mindig a tartalom és bizonyos fokig a nominális kiadói és időrendi ismérv a leglényegesebb, addig a folyót/ügy kezelésben a dokumentumok elsődleges összeállításának a levelezői, nominális és részben az idő 149