Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

a részletek maradnak, amelyekre azonban a témára vonatkozó események felsorolásával is rámutathatunk, A «többtárgyas» összetett dokumentumok a legnehezebb változatot alkotják. Ezeket csak akkor lehet leltározni, ha részletesen feltárjuk a vonatkozó egyes tárgyakat vagy témákat. A leltározásnál fel kell tárni mindazon témákat és tárgyakat, amelyek az illető dokumentum tartalmát alkot ják. de nem kell kitérni az egyes tényekre és jelenségekre, A belső és külső hivatali dokumentációban nagyszámú tegytárgyu* és «többíárgyu» összetett dokumentum van. Összetett dokumentumok rendszerint az utasítások, jegyzökönyvek,, tervek, beszámolók, előadások és sok más dokumentum. Az ilyen dokumentumok előkészítésénél, kialakításánál, regisztrálásánál, intézésénél, kodifikálásánál (segédlettel való ellátásánál - Ford) sok felesleges idő vész el, mivel a dokumentumokkal végzett munka számos személlyel, szervezett részleggel, stb. kapcsolatos. Ezért e dokumentumok elintézése és ellenőrzése meglassul. Különböző kérdéseket érintő összetett dokumentum tartalma nem mindig lehet ismeretes a vele dolgozó valamennyi személy előtt. Ilyen dokumentumok elkészítésénél tehát különös nehézségek merülnek fel. A dokumentumokat vagy egyik ügyintézőtől a másiknál: kell átadni (ez termesze tesen lassítja az ügy elintézését) vagy pedig az egyes kérdésekre vonatkozólag másolatokat, kivonatokat kell készíteni, hogy azokat az összes ügyintézők egyszerre kaphassák meg. Igen nehéz az összetett dokumentumok összeállítása is. Amennyiben az ilyen dokumentum tartalma több kérdésre vonatkozik, nem könnyű eldönteni, melyik ügyirathoz csatolandók. Az eredeti másolásához (lemásolás, kivo na tolás) kell tehát folyamodnunk, hogy másolatokat vagy kivonatokat iktathassunk mindazon ügyiratba, melyre e dokumentum tartalma vonatkozik. A gyakorlatban bebizonyosodik, hogy az összetett dokumentumok tartalma majdnem sohasem derül ki a dokumentumok megnevezéséből vagy a borítólapon látható leitárakból. Az összetett dokumentumokhoz ilyen esetekben megoldásképpen címzést készítenek; Például, jegyzőkönyvnél ilyen címzés szerepét a napirend tölti be. amely felsorolja a jegyzőkönyvben, kifejtett kérdéseket. Ilyen • címzést* készítenek néha az utasításokhoz is. amikor felsorolják azon kérdéseket, amelyekre az utasítás vonatkozik. Összetett dokumentumokból álló ügyiratok leltározásánál (utasítások, jegyzőkönyvek, stb,), rendszerint csak arra szorítkoznak, hogy a dokumentumok n*mét, szerzőjét, dátumát tüntessék fel -és lemondanak a dokumentumok tartalmának ismertetéséről. Ez a törekvés teljesen érthető, hiszen lehetetlen a cimb-en feltüntetni az egy egész év folyamán összegyűlt rendeletek vagy jegyzökönyvek tartalmát Ahhoz, hogy kimutassuk tartalmukat, ttenatikai feltárást* kell készíteni és a jegyzőkönyvek vagy utasítások komplexumának mintegy itomatikai jegyzék»=ét kell elkészíteni vagy pedig mutatókkal kell őket ellátni. Tekintettel az összetett dokumentumok, különösen az utasítások és jegyzökönyvek nagy tájékoztató értékére, azokat feltétlenül el kell látni segédletekkel, azaz kodifikálni kell Az összetett dokumentum okkal kapcsolatos e munka szintén nagy nehézségekkel jár. Különleges kartotékokat kell készíteni, amelyekben a dokumentumok tartalmát osztályozzák és egyes ismérvek szerint kodifikálják. Némelykor ilyen kartotékokat az összetett dokumentumok tagolódása szerint kivonatokból állítanak össze, s így az összetett dokumentumok egyszerűvé válnak. A külső dokumentációban elég sok összetett dokumentummal van dolgunk. Ha valamely hivatalhoz fordulunk, levelet írunk, amelynek tartalma számos kérdésre, következésképpen több szervezeti részlegre és egyes ügyintézőre is vonatkozik. Az ilyen dokumentumokkal végzett munkánkban a nehézségek mindjárt a szervhez való beérkezésük pillanatában felmerülnek. Mindenekelőtt felesleges időveszteséget okoz megismerésük. Ezenkívül nem mindig könnyű meghatározni e. dokumentumok tartalmát, annál is inkább, mivel az összetett dokumentumokon rendszerint nem találunk cimet. Nem könnyű eldönteni e dokumentumok448