Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.

c) rendelet kidolgozása az irodai káderek agyében. E rendelet határozza meg jogaikat, kötelességeiket, felelősségüket, hivatali jellegüket, a vezető, érdemi ügyintéző és irodai dolgozók felelősségét az ügykezelés helyzetéért, továbbá határozza meg az ezen állásokra pályázóktól a hivatali dokumentálással kapcsolatban támasztott követelményeket. d) a dolgozók munkájának nagyfokú mechanizálása, a dokumentációs technikai eszközök termelésének helyreállítása és továbbfejlesztése. e) a hivatali dokumentálás egységesítése és azonos séma szerinti végzése, f) minden fokon egységes káder képzési és átképzési rendszer megalkotása. E célra egységes irányító oktatási központ létesítése, amely az ügykezelés terén biztosítsa egységes tipusprogramok kidolgozását, egységes tankönyvek és segédeszközök kialakítását Az orosz nyelv középiskolai oktatásába be kell vezetni a hivatali dokumentumok készítésének elemeit. Szükséges az oktató kádereknek a hivatali dokumentálás kérdéseiben való képzése és továbbképzése. g) Összszövetségi tudományos-kutató központ létesítése a szovjet szerveknél, szervezeteknél és vállalatoknál folyó hivatali dokumentálás kérdéseinek kidolgozására. Kétségtelen, hogj a fenti javaslatok helyesek és célszerűek, végrehajtásuk rendkívül fontos nemcsak az irodák, hanem a levéltári szervek számára is. Sajnos a háború félbeszakította megkezdett munkánkat. Külön kell foglalkoznunk a hivatali dokumentálás terén egységes irányelvek kialakítását célzó munkával. Ez a hosszú ideig tartó munka elsőnek az «ügykezelés Irattári részlege felállításának szabályaio-t hozta létre (4928-1935 között kiadva*). 1943-ban pedig kidolgozásra került az «Utasitás a dokuraentáló-részleg megszervezés őre és a dokumentumanyagok, védelmére a Szovjetunió szervei, szervezetei és vállalatai folyó ügykezelésében* tervezete. A tervezet elkészítésében számos levéltári és irodai dolgozó, megbirálásában pedig a különböző központi és helyi szervekből többezer személy vett részt. A tervezetet a Központi Levéttári Igazgatóság tudományos tanácsa jóváhagyta. Az utasítás tervezete a következő elveken alapult: a) A hivatali dokumentálást illetőleg a Szovjetunió valamennyi szervére, szervezetére és vállalatára kötelező egységes irányelveket kell létrehozni. b) Az egységes irányelvek alapján főhatósági utasításokat kell kialakítani az ügykezelésre vonatkozólag. Az utasításokban fejeződjenek ki az egyes főhatóságoknak a hivatali dokumentálást illetően támasztott jellegzetes követelményei is. Az egységes irányelvek a szovjet szervekben folyó hivatali dokumentálás helyzetének következő kérdéseire vonatkoztak: a.) az egyes hivatali dokumentumokkal szemben támasztott követelményekre, b) a hivatali dokumentumoknak a folyó ügykezelésben való nyilvántartására (regisztrálására), c) a hivatali dokumentumok útjára, elintézésére ós elintézésük ellenőrzésére, d) a hivatali dokumentumoknak a folyó ügykezelésben történő összeállítására (osztályozására és rendszerezésére), e) a folyó irattár megszervezésére és a dokumentumoknak a szerv irattárába való leadására. Az Utasítás tervezetének kidolgozásakor figyelemmel voltak arra, hogy ne csak a folyó ügykezelés érdekeit, hanem a levéltárakra a hivatali dokumentumok tudományos és elméleti célokra való további felhasználása terén várható feladatokat is tekintetbe vegyék. Az emiitett egységes irányelvekben megkísérelték a folyó ügykezelés és a levéltárak között tátongó szakadék áthidalását. Ld.: Az iparágak közötti első szervezéstechnikai értekezlet anyaga. Határozat tervezet. Moszkva, 4 946. t 144