Levéltári Híradó, 6. (1956)
Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - FORDÍTÁSOK - Mityajev, K. G.: Az ügykezelés és az irattárak / 112–131. o.
Ez a munka bizonyára be is fejeződik, annál is inkább, mivel a Központi Levéltári Igazgatóság Utasítástervezetében lefektetett irányelvek figyelembe vételével máris számos hatályos főhatósági utasítás készült. Az ügykezelés megjavítására irányalö intézkedések között megjegyzendő, hogy 4947-ben szá mos szervnél az ügykezelőség irodává alakult át, élén az irodavezetővel Ennek az intézkedésnek az a lényege, hogy a hivatali dokumentálással kapcsolatos egész munkát, egy külön szervezeti rész leg. az iroda vezetése alá helyezték, A korábban az ügykezelőséghez tartozó valamennyi mellékes, nem ügykezelési funkciót más szervezeti részlegeknek (adminisztratív, gazdasági osztály, stb ) adták át Ez az intézkedés igen fontos. A hivatali dokumentumok kezelése ezzel végr'e határozott szer vezeti formát nyert. Mint a tapasztalatok mutatják, az irodák megalakításának már megvannak a kedvező eredményei, elősegítik az ügykezelés megjavítását IIL A hivatali dokumentáció valamennyi hiányosságát különösen az irattárak érzik, mert a folyó ügykezelés hiányosságai éppen az irattárakban tűnnek ki különösen erősen, ahol végeredményben a dokumentumok összpontosulnak. Míg az irattárak számára a Központi Levéltári Igazgatóság utasításai és előírásai a doku mentumanyag feldolgozását és összeállítását illetőleg egységes irányelvek rendszerét állapították meg, addig a folyó ügykezelésben ezzel az egységes rendszerrel ellentétben néha a legkülönbözőbb, gyakran egymásnak ellentmondó utasítások keverékével találkozunk. Emellett gyakran egyáltalán nem is léteznek irányelvek a hivatali dokumentáció kidolgozására és megszervezésére. Abban az esetben, amikor a szerv irattára jól dolgozik, az iroda dolgozói alkalmazkodnak az irattár igényeihez és már a folyó munka közben törekednek a hivatali dokumentációnak az irat tár követelményeihez való alkalmazására. Megtörténik azonban ennek az ellenkezője is: az irat tár követelményeire csak akkor gondolnak, amikor le kell adniok a befejezett ügyiratokat az irat tárba. Egy, sőt néha több év folyamán felgyűlt dokumentumanyagot kell tehát átdolgozni, hogy az anyagok az irattár követelményeinek megfelelő állapotban legyenek. Ez természetesen bonyolult munka, hatalmas munkaerő és dologi szükséglettel jár. Előfordultak olyan esetek is. amfkor az iroda dolgozói akarva-akaratlanul bűnös megoldáshoz folyamodtak: a levéltári szervek tudta nélkül megsemmisítették a dokuraentumanyagot így törekedve csökkenteni az irattárba leadandó anyag mennyiségét Az anyagok irattárba adásával járó kellemetlenségeket azzal a «módszerrel» is elkerülik, hogy az anyagot az egyes szervezeti részlegekben visszatartják, ahol így gyakran saját, nem is kis irattárak létesülnek, amelyekben évekig is tartják a hivatali dokumentumokat. Ha pedig az anyagot fel is dolgozzák az irattárbaadáshoz, az gyakran «kénytelenségből* történik, ami rontja a feldolgozás minőségét A folyó ügykezelés anyagának feldolgozása és összeállítása.terén előforduló hibák, amelyekkel az irattáraknak szembe kell száüniok, eléggé változatosak, A levéltárak is jól ismerik az egyes olyan ki nem elégítő minőségű hivatali dokumentumokat, melyekről olyan lényeges adatok hiányoznak, mint a dátum, a fondképző megállapításához szűk séges adatok, jelzetek, stb, nem is beszélve a gyakran teljesen helytelen formáról és fogalmazásról. Az irattárosoknak sok bosszúságot okoz az elsődleges komplexumok («ügyiratok», olyan ki nem elégítő kialakítása, melynél a dokumentumok összeállítása során elhanyagolják az ügyiratok el készítésének ismérveit és az osztályozás legelemibb szabályait is megsértik. Ennek következtében nehézségek támadnak a ciraek készítésénél. Az elsődleges osztályozás alapjait elhanyagolják az ügynomenklaturák is. melyek az osztályozás fő segédleteiül szolgálnak. Szervek, szervezetek és vállalatok ügynomenklatúráit gyakran olyan, a dokuraentumanyag lényege és tartalma feltárása szem 445 »
