Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - Oltvai Ferenc: Gépállomások iratai / 80–87. o.

^ Alább a szervezés vázlatos ismeretének tekintetbevételével áttekintjük az iratféleségeket, ÍŐleg azokra leszünk tekintettel, amelyek megőrzendők. Megjegyezzük, hogy a gá-k iratanyaga 4952. január -1-től tetemesen gyarapodott. Ettől kezdve az üzemek ugyanis önálló lolyószámlával rendelkező és az FM költségvetési gazdálkodásához kapcsolódó egységek lettek. A könyvelés ettől az időponttól decentralizálod ott. Addig az ideig a könyvelést a megyei tanács mezőgazdasági osztályának gépállomási csoportja látta el. A gá-n is folyt egynaplós könyvelés, amelynek másolati példányát a bizonylatokkal együtt a gá-4 csoportnál vizsgálták felül. Ezeket az iratokat a gépáliomási csoportoknál (ma: gépállomási igazgatóságok) is megtalálhatjuk. A gá igazgatója felelős az üzem működéséért. - a íőagronómussal, a Iőnérnökkel és a tőkönyvelővel, - a gá politikai vezetését biztosító párttitkárral a vezetőséget alkotják, akik értekezleteiket rendszeresen megtartják, - erről jegyzőkönyvet vesznek lel, amelyet időrendi sorrendben helyeznek el. A gá-hoz érkezett leveleket az igazgató rendszerint a főkönyvelővel bontja fel és jelzi az iratokon az ügyek előadóját. A levelek a főkönyvelő felügyelete alatt álló adminisztrációs dolgozókhoz kerülnek. A leveleket iktatják. Acsongrád- és békés megyei gá-knál azt tapasztaltuk, hogy rendszerint folyószám szer int vezették be a leveleket az iktatóba, találkoztunk csoportszámos iktatással is, sőt olyan nyilvántartással is, ahol a be- és kimenő leveleket külön-külön iktatták. Mutatót nem vezetnek a levelekről, amint mondották azért, mert a leveleket rövid idő leforgása alatt elintézik, ha meg keresni kell. ugy a levél elintézésének ideje szerint a visszaemlékezés alapján kutatják fel a kérdéses levelet. Ezidőszerint egy-egy gépállomáson általában 3000 levelet is adatnak évente. Olyan esettel is találkoztunk, hogy a főmérnök az ügykörébe tartozó leveleket külön iktatja és kezeli. Az igazgató a bizalmas leveleket saját örizetében tartja. A gá szerződései amelyeket a tsz-ekkel, egyénileg dolgozó parasztokkal köt, a különféle mezőgazdasági munkákra, rendszerint a mezőgazdasági munkák fajtája szerint vannak csoportosítva. Ezektől elkülönülnek a szállítási szerződései:, amelyeket valamilyen anyagnak a gépállomás részére történő szállítására kötöttek. - Terviratok : A gá-k éves üzemi terveinek legfőbb célkitűzése, hogy a gá termelési terve szorosan kapcsolódjék a hozzátartozó tsz-ek termelési terveihez. A terveket, amelyek füzet alakú kitöltött nyomtatványok, évenkinti elkülönítésben találjuk. A tervdokumentációban foglalt iratok igén fontosak és megőrzendőit. Az éves üzemtervek számos főrészből állanak : jjgy az erőgépek teljesítmény előírásainak, a termelésnek, az üzem- és kenőanyagok felhasználásának és beszerzésének, gépjavítások, karbantartások, ezek anyagszükségleteinek és javítási költségeinek tervei, munkaerő és munkabér tervek, oktatási terv. igazgatási költségek tervei, önköltségi-, pénzügyi-, természetbeni díjbevételek tervei, igazgatói alap tervei stb. A tervek átfogják a gá egész tevékenységét. Miután az üzem működésére nézve a legfontosabb iratokat tartalmazzák, szükséges rámutatni arra, hogy a torvek irataiból milyen adatok menthetők, mire terjednek ki? Meghatározzák a terv végrehajtásához rendelkezésre álló gépeké mennyiségét, a tsz-k részére végzendő munkát, a munkások és alkalmazottak számát, megszabják a termelés anyagi szükségleteit, beszerzésük ütemét, a pénzeszközök mennyiségét, a pénz- és természetbeni bevételek mértékét, az önköltséget, a legfontosabb termelékenységi mutatókat, (pl. a normálhold teljesítményre eső munkabéreket, termelési költségeket) stb. Az emiitett tervek közül egyesek több részlettervből állanak, amelyek felsorolását feleslegesnek tartjuk. * Statisztikai iratok; az un. % statisztikai. elógyüjtő» és az annak alapján készült 10 napos (dekád) és havonkinti statisztikai jelentés a fő iratfcleség. Alapiratul a bérszámfejtési bizonylatok, munBányai, Mahler. Nyirszegi i. m. 17-48. old. 82