Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 2–3. szám - Kállay István: XX. századi főszolgabírói iratanyag rendezése / 68–78. o.

tézkedésre nem volt szükség. (Pl. hirdetések, kereskedői körlevelek.) Az iktatott iratokat iktatóbélyegzővel látták el. aníely a íöszolgabiröi hivatal megnevezését, az érkezés idejét, az iktatószámot, mellékletek számát, elő- és utószámot és as előadó megnevezését tartalmazta. Az előadó negjelóSlésére a következő rövidítéseket használták : ísz. * főszolgabíró, szb. (I., II.) • szolgabíró, jo, » járási orvos, já. * járási állatorvos, gy. m gyakornok, i. * írnok. A halasztást nem tűrő beadványokat ezenkívül még *ma» x

a

8

v

l *s? (áürgős) i/élzössél látták ét áz előadó jelzése után következő üres rovatban., A főszolgabírói hivatalban használt iktatókönyv megegyezett az általános közig, iktatókönyvvel. Sorkönyvet nem használtak, ezért a mutatóba kellett a következő évi iktatószámot bejegyezni ha valamely ügy egy évnél hosszabb időn át volt folyamatban (125.000/4002. BM. sz. r. 292. §). A tapasztalat azonban azt mutatja, hogy a mutatóba általában nem jegyezték be az űgy következő évi iktatószámát, tekintettel arra, hogy ezt az iktatóba úgyis bejegyezték, tehát gyakorlati jelentősége nem lett volna. Nagyon gyakran még az azévi vonatkozó számokat sem irták be mind a mutatóba a vezérszó után. Ez már súlyosabb hiányosság, ami a tájékozódást is megnehezíti Az igy beiktatott iratokat a kiosztásnak megfelelően az egyes előadók kaptál: meg. akik az előadói ivén. vagy az irat hátlapján elkészítették az elintézési tervezetet, melyet a kiadó, (járási írnok) letisztázott és a főszolgabiró aláírása, a hivatalos pecsét alkalmazása után a címzettekhez eljuttatott A főszolgabírói hivatalban maradó iratok (beadványok, fogalmazványok, belső ügyintézés iratai) az irattárba kerültek. Az irattárat a járási írnok kezelte ós ezzel kapcsolatos feladata volt az iktatványoknak előiratokkal való felszerelése, a felszerelt iratoknak az előadókhoz juttatása, a kézbesítési vevónyek kezelése, a határidőnyilvántartás vezetése ós az irattárban levő iratok és segédkönyvek megőrzése, kezelése. (125.000/1902. BM. sz. r. 330. §) Az irattári rendszer a felmenő kapcsolási rendszer volt. A kapcsolási rendszer azt jelentette, meg kellett állapítani, hogy az iktatványban emiitett tárgyban érkezett-e már korábban valamely beadvány. Ha igen. akkor az iktatványon jelzett előszám alatti iratot ki kellett venni az irattárból ós az érkezett irathoz csatolni. Az iktatókönyvben az előszámnál feljegyezték a később beérkezett irat iktatószámát miht'utószámot, az előirat számát pedig a később beérkezett irat iktatószámánál mint utószámot. Ezután ugyanezeket magukon az iratokon is feljegyezték. Hasonló eljárást követtek mindenegyes később beérkező irat esetében is. Emellett a rendszer mellett tehát minden iktatószámnál (iktatókonyvben és az iratokon) fel van tüntetve a legközelebbi elő- és utóirat iktatószáma is. Az ugyanazon ügyre vonatkozó összes iratok eszerint a rendszer szerint mindig a legutolsó* iktatószám alatt vannak elhelyezve. Ha az ügy a következő évre megy át. akkor az összes kapcsolt iratokat a következő évben kell keresnünk a megfelelő szám alatt. Gyakran előfordul azonban, hogy a kapcsolási rendszert nem vitték következetesen keresztül, hanem az iktatószámnál hagyták az iratot, vagy az iraton sem jelölték meg az utószámot. Ezért rendezés közben állandóan figyelemmel kel kisérni az iktatókönyvbe bejegyzett kapcsolásokat is. Ez a rendezési munka menetét lassítja ugyan, viszont elengedhetetlenül szükséges az iratok pontos elhelyezése szempontjából. 2. Járási főjegyzői közigazgatási iratok Külön csoportnak kell tekintenünk a főszolgabírói hivatal felszabadulás utáni működése során keletkezett iratokat. Amint már a hivataltörténettel kapcsolatban láttuk, a főszolgabírói hivatal helyét a felszabadulás után a járási íójegyzői hivatal foglalta el. Döntő hatásköri változásokról nem beszélhetünk, azonbatn számos uj üggyel találkozunk az iratok között, melyek a közigazgatásban végbemenő változásokat tükrözik. Ezek közé tartoznak pl. a nemzeti bizottságok ügyel háborús bűnösök által elkövetett bűncselekmények felkutatása, igazolási ügyek, fasiszta sajtótermékek összegyűjtése, deportáltak és munkaszolgálatosok ügyei, kommunista pártszervezetek megalakulása, Magyar-Szovjet Művelődési Társaságok megalakulása, síb. A járási főjegyzői hivatal hatásköre gazdasági vonalon is megnővekedett. Találunk iratokat, amelyek a gazdátlan földek megmunkálásának biztosítására, termelési bizottságok alakítására, vetőmag szükséglet biztosítására, akna veszély elhárítására vonatkoznak. Megjelennek az iratok között a földreform ügyel egyes földigénylések, ezzel kapcsolatos akciók és az alakuló földmüvesszövetkezetek ügyel Rendelet jelent meg, amely sza73