Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 1. szám - Rosztiszlav Alexandrovics Lavrov, a SzKP Központi Bizottsága mellett működő Marx-Engels-Lenin-Sztálin Intézet Archívuma helyettes vezetőjének magyarországi előadásai: 1. A levéltári munkamódszerek néhány problémája: 2. A dokumentumanyag technikai megőrzése / 12–37. o.

Kereskedelmi és ipari vállalatok anyagait szintén struktúra szerint rendezzük- Egy strukturális rész anyagai rendszerint egy ielíár! alkotnak. A vállalati fond leltárainak elnevezései lehet nek például: igazgatás, főiroda, könyvelés,, műszaki iroda, gyáríelügyeleti osztály, értékesítési osztály, építési osztály, üzemek (mindegyik külön)

r stb. i nagy Jeltárakon belül tanácsos az anyagokat tematikai vagy nominális csoportokban, a csoportokon belül pedig időrendben rendezni Külön leltár vehető fel (felhasználásuk megkönnyítésére) a személyzeti iratokról. A nagybirtokok íondjaináí (mint különben egyes bankok és ipari vállalatok [Ondjainál is) elő nyösebb az évenkénti rendezés,, mivel a fondképző szerveknek rendszerint nem volt tisztán meghatározót struktúrájuk. Ebben az esetben az egész íond anyagáról az egyes leltárak bizonyos pe riódusok szerint állíthatók össze. E periódusoknak tudományosan megalapozottaknak és a fondképző történetével kapcsolatosaknak keli lenniők. Égy éven belül az anyag szigorú időrendben, az ügyek keletkezési adata? szerint vagy tematikus csoportokban, jelentőségük rendjében rendezhetők. Nagybirtokok, bankok és ipari vállalatok íondjainak selejtezése szintén hasonló elvek szerint történik. Nagy fondok esetén ajánlatos elkészíteni az illető fond jellegzetes, tovább nem őrzendő anya gainak Jegyzékét Bankok., hitelintézetek és iparvállalatok íondjaí között igen sok elnyelt anyag van,, melynek kiselejtezése csak akkor lehetséges, ha megtartjuk az összesítő dokumentumokat Az elnyelt anyagokhoz tartoznak többek között a havi mérlegek és a forgalmi jegyzékek, a heti dekád és havi ösz~ szesitések és beszámolók, számlák, pénztári és feljegyzési utasítások, stb Ezenkívül a szovjet levéltári gyakorlatban kiselejtezik a kisebb épületek és felszerelések biztosítási és zálog ellenében való kölcsönzési ügyeit, továbbá a kisebb jelentőségű gazdasági levelezést a regisztrációs könyveket, végűi a személyzetre vonatkozó leveleket (ha vannak személyzeti ügyiratok és rendelkezések) és számos más dokumentumanyag kategóriát 4. A megőrzendő és megsemmisítendő dokumentumanyag elbírálásának és kiválasztásának módszerei. " r :

'"' A dokumentumanyag tudományos és gyakorlati értékének elbírálása a szovjet levéltártudomány szerint, azok tudományos és gyakorlati Jelentőségének meghatározását jelenti a következő célokból: a) a fontossága miatt állandó és tartós őrzésre méltó dokumentum anyag kiválasztása. b) A további megőrzésre nem érdemes, gyakorlati Jelentőségét elvesztett és lejárt őrzési idejű dokumentum anyag kiválasztása, c) őrzési idők megállapítása a dokumentumanyag egyes kategóriái számára. Az Állami Levéltári Fond dokumentumanyagának épségét biztosítandó a dokumentumanyag további őrzéséről, vagy mégsem misitér ésől való végleges döntés kizárólag a Levéltári Főigazgatóságot és helyi szerveit illeti. A megőrzésre nem érdemes dokumentumanyag kiválasztása,, mind a működő intézményekben, mind az állami levéltárakban az állandóan működő, az intézmény vezetője által kinevezett selejtezési lizoftságra tartozik. A selejtezési bizottság munkáját megfelelő Khatósági jegyzék és a Levéltári Főigazgatóság utasításai irányítják. A bizottság munkájának megkezdése előtt történelmi tájékoztatást készit azon intézményről, melynek anyagát felülvizsgálni kívánja. Selejtezéskor as anyagot mély elemzésnek kell alávetni. A borítólapon feltüntetett cimtői függetlenül a bizottság laponként megvizsgál minden egyes őrzési egységet, és eldönti hogy azt tovább is őrizni kell vagy megsemmisítendő. Ha megsemmisítésre javasol is dokumentumanyagot, ügyel a fennmaradó dokumentumok teljességére. Feltétlenül megsemmisítésre javasolják az elnyelt anyagot és - ha rendelkezésre állnak az eredeti példányok és az összesítő dokumentumok - a másodpéldányokat Ha teljes megsemmisítésre szánt őrzési egységekben egyes értékes dokumentumok fordulnak elő, azokat az egységekből kiemelik és önálló ügyirattá egyesítik, amelyet azután megőriznek14