Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 1. szám - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása / 153–165. o.

rakszámozást, mint a számbavétel egyik technikai feltételét, minden jegyzékelésre kerülő állag esetében el kell végezni. B) A csomó

jegyzék rovatai A csomójegyzéknek a következő rovatokat kell tartalmaznia : 4. A levéltár neve. - Összevont levéltár esetében a levéltár neve alatt zárójelben közölni kell a levéltár részleg nevét is. pl. Győri Állami Levéltár (Mosonmegye levéltára). 2. Az állag alapleltári tételszáma. - Előfordulhat, hogy az alapleltár felvétele óta végzett rendezés folytán az alapleltárban egy tételnek feltűntetett iratanyag több tételre osztható, illetve a több alápleftárl tételszám alatt feltüntetett iratok voltaképpen egy állagot alkotnak. Ilyen esetben a jegyzék a legutolsó rendezésnek megfelelő állapotot rögzítse és az alapleltárt is ennek megfelelően kejl módosítani. 3. Az állag elhelyezése. - Ezt a rovatot az alapleltározásnál szokásos jelek és rövidítések alkalmazásával kell megválaszolni. '"•-;• *4 4. Az állag cime. - Ez azonos az alapleltárban feltüntetett címmel, eltérések azonban itt is adódhatnak, s ilyen esetben a 2) pontban ismertetett módon kell eljárni. Ha a csomójegyzék készítése során kiderül, hogy az állag alapleltári cime nem megtelelő, akkor minden esetben a helyes címet kell a csomójegyzék megtelelő rovatában feltüntetni, s a elmet az alapleltárban is korrigálni kell. i • 5. Az állagban található raktári egységek sorszáma. - Ez minden esetben a raktári egységek leírása elé a lap balszélére kerül, s alapleltári tételenként újrakezdődik. 6. Az állagot alkotó raktári egységek darabonként való felsorolása (leírása). 7. A jegyzék felvételének kelte. 8. A jegyzék felvevőjének aláírása. 9. A levéltárvezető láttamozása (az utóbbi elmarad abban az esetben, ha a jegyzéket maga a levéltár vezető készíti el.) C) A raktári egységek szá

mba

vétele Az állagot alkotó raktári egységek felsorolásában (a csomójegyzék 6, pontja) minden raktári egységről a következő adatokat kell közölni: 1. Jelzetek (iktatószámok, alapszámok) rendjében kezelt iratanyag esetében; a) az adott raktári egység évét (ezt azonban mindig csak az év változása esetén kell kivetíteni), b) a raktári egységben elhelyezett iratok megállapítható, sorrendben legalacsonyabb és legmagasabb jelzetét. Abban az esetbén azonban, ha a raktári egység elejéről vagy végéről hiányoznék néhány darab irat, ezek későbbi visszahelyezhetése érdekében kerekítve kel) a legalacsonyabb és legmagasabb jelzetet megadni. 2. Időrendben kezelt iratanyag esetében a raktári egységben őrzött iratok megállapítható legkorábbi és legkésőbbi (keletkezési, beérkezési, stb.) időpontját kell megadni. Az időpontot az iratanyag jelenlegi rendjének kialakításánál még ligyelembevett legkisebb időegységre lemezően kell feltüntetni. Tehát: ha az eredeti idörendezés napokig lemenő, akkor az első és utolsó napot kell feltüntetni, (de az \. b, pontban említett esetekhez hasonlóan itt is lehet kikérekitést eszkö156