Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 1. szám - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása / 153–165. o.

zékek (tétellajstromok, conspectusok) bizonyultak a legalkalmasabbaknak. A munkamenet egyszerűsítése teszi szükségessé, hogy a tárgyilag tagolt állagok esetében ne készítsünk külön csomójegyzéket és külön áttekintő jegyzéket, hanem a két müveletet vonjuk össze. A csomójegyzék és áttekintő jegyzék adatainak összevonásából keletkezett segédlet a repertórium. b) A tárgyilag nem tagolt (sorszámos, alapszámos, időrendben lévő stb.) állagok kutathatóságának megkönnyítése nehezebb, szempontjaiban és módszereiben még tisztázásra váró feladat. A tárgyilag nem tagolt állagok esetében tehát egyelőre csak csomójegyzéket kell készíteni. A csomójegyzék, ill. repertórium készítésénél az alábbiakban közölt szempontok és irányelvek szerint kell eljárni. II. '. ' * A CSOMÚJEGYZÉK A fentebb elmondottak értelmében a nem tárgyi rendszerben kezelt iratokról csomójegyzéket kell késziteni. A csomójegyzék állagonként az alapleltár tételeinek megfelelő tagolásban készítendő. Ha a csomójegyzék készítője az alapleltár elkészítése óta végzett rendezési munka, vagy az anyag teljesebb megismerése stb. következtében a levéltári anyagot más tagolásban venné fel, mint ahogyan az alapleltárban található, ugy ezt a változást az alaplettáron is megfelelően keresztül kell vezetni, azaz az alap leltár aknák és a csomójegyzékeknek összhangban kell lenniök. A) A raktári egység. Az iratanyag rak szám o zása i. A csomójegyzék felvétele alapleltári tételen belül raktári (tárolási) egységenként történik. A számbavétel egysége tehát az az iratmennyiség, amely a csomójegyzék felvételének időpontjában felismerhetően elkülönülő egyetlen raktári (tárolási) egységet képez. Ezt az egységet attól függően, hogy könyvíormában, vagy más módon egybekötött iratanyagról van-e szó, kötetnek vagy csomónak, tékának, tekercsnek, doboznak, dossziénak, stb, nevezzük. 2. Könyvalaku vagy más hasonló (csak erőszakos utón szétválasztható) módon egybefoglalt iratanyag számbavételi egysége a kötet. A kötetek a csomójegyzék felvétele szempontjából mindig külön raktári egységet képeznek, tehát darabonként külön-külön veendők számba. Ide sorolandók a különálló (tehát össze nem kötözött) füzetek is. 3. A csomójegyzék felvétele szempontjából - belső irattári rendszerre való tekintet nélkül raktári egységnek tekintendő az egyes iratok (vékonyabb füzetek) mindazon összessége, amelyeket valamely kötözőanyag : heveder, szij. zsineg, szalag, vagy azt pótló burkolat pl. doboz, boríték stb. egyetlen tárolási egységgé von össze. Az iratoknak ilyen természetű egybevonása tehát nem örökérvényű, hanem - ha a célszerűségi szempontok ugy kivánják - könnyen megváltoztatható. 4. Ha a jegyzékkészitő olyan tárolási egységgel találkozik, amelynek jegyzékelésénél a fentebbi meghatározás nem ad megoldást, ugy maga alakítsa ki a megfelelő Jegyzékelési egységet, vagy kérjen a LOK-tól útmutatást. A raktári egység meghatározása szempontjából nem kell tekintettel lenni arra, hogy az egyes raktári egységeken beiül találhatók e még más kisebb egységek (pl. egyes iratok össze vannak kötve vagy borítólapok közé vannak helyezve.) 5. a) A csomójegyzék készítése előtt a raktári egységeket állagonként újrakezdődő folyamatos rak-számozással kell ellátni. Ez azt Jelenti, hogy az állag raktári egységeit ugyanannak a számsornak folyamatos számaival kell megjelölni. A rakszámozás a helyi szokásnak megfelelően szines (lehetőleg kék színű) ceruzával, címkék felragasztásával, bélyegző rányomásával stb. végezhető. A rakszámot a raktári egység állványon is jól látható oldalán kell elhelyezni. b).Az állagok rakszámozását nem kell örök időre szólónak és megváltoztathatatlannak tekinteni. Kétségtelen, hogy a teljesen rendezett, átselejtezett és minta állvány ózott állagok rakszámozása állandóbb jellegű, mint azoké, az állagoké, melyek ezt a Tokot még nem érték el, azonban a •155