Levéltári Híradó, 6. (1956)

Levéltári Híradó, 6. (1956) 1. szám - Balázs Péter: Csomójegyzék és repertórium készítésének szabályozása / 153–165. o.

iratanyag alapleltárát a beszállítást követő félév végére kellett elkészíteni, függetlenül az anyag rendezett vagy rendezetlen állapotától. A jövőben beszállított iratokkai kapcsolatos teendők sorrendje a következő : Az anyag rendezése és ezt követően vagy ezzel párhuzamosan; Az anyag csomójegyzékének (repertóriumának) elkészítése; Az anyag leltározása. Amennyiben a beszállított anyag rendezése a beszállítást követő félév végéig nem . történnék meg, az anyagról csak úgynevezett Ideiglenes Alapleltárat kell készíteni, amely lényegében csak a begyűjtési napló adatait tartalmazza. A csomójegyzék vagy repertórium nem az alapleltárak mellékletét képezi, hanem külön segédlet sorozatot alkot. Az uj segédlet minden bizonnyal nemcsak a levéltárosok munkáját fogja eiősegiteni, hanem nagyban megkönnyíti majd a kutatók eligazítását is. XXX UTASÍTÁS CSOMüJEGYZÉK ÉS REPERTÓRIUM KÉSZÍTÉSÉHEZ ÁLTALÁNOS IRÁNYELVEK 4. A levéltárak célja az ügyviteli és történeti dokumentáció érdekében az iratanyag őrzése és minél Jobb felhasználhatóságának biztosítása. Ezeknek a feladatoknak minél eredményesebb megvalósítása érdekében jelölte meg a LOK az 4954, évvel kezdődően a levéltárad súlyponti feladataként a rendezést; a fentebbi cél megvalósításának első feltétele ugyanis az iratanyag rendezett állapota. Ugyanezen cél érdekében készülnek a különböző levéltári leltárak, ismertetések és egyéb segédletek is. 2. a) Az ügyfelek és kutatók egyre növekvő száma, a levéltárak irányában megnyilvánuló mind gyakoribb adatszolgáltatási igény, egyre sürgetőbben írja elő az alapleltárnál részletesebb leltár felvételét b) Az alapleltárnál részletesebb leltár felvételét igényli a jelenlegi súlyponti munkának, a rendezésnek végzése is, A leltározás ugyanis szerves kiegészítője a rendezésnek. A leltárban kell rögzíteni a rendezési munka eredményeit, tehát mindenkor az iratok rendezettségl fokának megfelelő részletességű leltárt kell készíteni, mert ellenkező esetben az iratok feltárása szempontjából a rendezés nem tölti be minden tekintetben hivatását c) Végül, de nem utolsósorban, az iratok biztonságos megőrzése is részletesebb számbavételüket, részletesebb leltár elkészítését sürgeti. 3. Az alapleltár levéltári anyagunkat állagonként vagy nagyobb állagrészenként veszi számba, s azokon belüj az egy állagút alkotó raktári egységek számát globálisan adja meg. Az alapleltárnál részletesebb leltárnak tájékoztatást kell nyújtania a raktári egységekről is legalább olyan mórtékben, hogy a raktári egységben található kezdő és végső iratokat - az irattári rendszertől függően (jelzet, dátum, nevek stb. feltüntetésével) - megjelölve a raktári egységek azonosítását lehetővé tegye. Az ilyen leltárt hazai levéltári gyakorlatunkban csomójegyzéknek nevezzük. Bár a csomójegyzék magában véve az iratok tartalmáról nem nyújt kielégítő tájékoztatást mégis biztosítja iratanyagunk - a levéltárak mai rendezettségi fokának megfelelő - bármely irattári és tárolási rendszer esetében alkalmazható számbavételét # 4. Az iratanyag kutathatóságának elősegítése szempontjából a tárgyilag tagolt és a tárgyilag nem tagolt állagok esetében más-más megoldást kell keresnL a) A tárgyilag tagolt állagok (egyes közigazgatási irattárak, főképpen családi és üzemi levéltárak) kutatási segédleteként az anyag tárgyát és szerkezeti felépítését tartalmazó áttekintő jegy454