Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Ort János: A vármegyei községi, városi számviteli iratok / 327–337. o.

szerinti időrendi könyvcsoportositás volt az irattári kezelés* rendezés és leltározás vezetőelve. Az egyes számvevőségi ügyosztályok csoportosított és időrendberakott anyagát a számvevőségi irattár csoportonkint külön i-es folyószámmal kezdődő kötet- csomó- rdkszámokkal is ellátta. A rakszámok céduláján a számvevőségj ügyosztály vagy a könyvsorozat rövid tárgya is megjelölést 'nyert a futó sorszámok mellett. Az e célra külön nyomtatott leltárkönyv a csoportok rakszámái sorrendjében minden csoporton belüli kötetnek leirja hasábos beosztásban egykorú cimét évkorét és: raktári helyét, (állvány, oszlop, polcszám) s külön hasábos jegyzetrubrikát is tartalma?. B dicséretes irattári leltárkönyv azonban nem a levéltárak nyilvántartási igényével készülhetett eí, nem tükrözi kellően a költségvetések szerkezetét, Mégis lehetővé tette levéltárunkban a hatalmas anyag áttekintő alapleltározását és használatát. A sokrétű városi számviteli iratok levéltári leltározásának célkitűzését és módszereit munkatapasztalataink alapján a következőkben jelölhetjük meg : a leltározás csak a költségvetésen éá annak főbb változásain lelépülö. vagyis nagyobb időszakokra tagolódó, kellő csoportósitásu, csomóés kötet-szerinti leltári leirójegyzéken ákipulhat. 4 leirójegyzéknek meg kell jelölnie minden kötetről-csomóról egykorú megnevezését, fajtája és jellege meghatározását (ha ez utóbbi nem derül ki az egykorú megnevezésből, vagy félreérthető lenne). S azt is meg kell jelölnie, legalább a csoportoknál, hogy anyaguk a költségvetés mely részére, fejezetére, cjmére stb. vonatkozik. Hy$n leirójegyzék mellett az alapleltár a költségvetésnek és gazdálkodásnak általános ismertetését és a leirójegyzék fejezeteinek, csoportjainak rövid ismertetését adhatja. A lei ró jegyzéket természetesen rendezés és selejtezés után célszerű felvennünk. A rőfel adat tehát az anyag kellő elrendezése-, aminek nehézségeire már rámutattunk. Rendezés során a számvevőségi főnöki s egyéb ügyviteli jellegű iratsorozatok külön rendezendők és a leirójegyzék bevezető részébe veendők, a külön rendezett költségvetési és zárszámadási iratanyaggal egyetemben. Általánosabb sémát alig lehetne adnunk, a könyvanyag természete-és összefüggései szabják meg a rendezést. Amennyiben a nágyobbíömegű számíejtökönyveket külön sorozatokba rendeznénk, elkülönítve főkönyveiktől, a leltárkönyvbe beírásuknál megjelölendő, hogy melyik költségvetési ágazatba tartoznak, melyik főkönyvbe történt sommás elkönyvelésük. A különálló és önálló kezelésű alapok, alapítványok rendszerint elkülönülő külön könyvei elválasztandók a községi háztartás-községi alap egyéb anyagától. Kisebb különalapok, intézmények könyvei lehetőség szerint aiapónkint összesítve (íőkönyv stb.) évrendbe rakandók. A több évre szóló nyilvántartásokat s egyéb könyveket pedig legcélszerűbb időrendi rendezésnél kezdő évükhöz elhelyezni, s itt beirni a leltári leirójegyzékbe. A jegyzék különhasábos évkörkimutatásánál az évíolyameltérés ugyanis futó áttekintésre már kiugrik s zavart nem okozhat. A jegyzetrovatban végül utalásokat tehetünk s a két leirójegyzéki csoportra vonatkozó könyveket két helyen is utalással kimutathatjuk. A nagyobb ajapok könyveinek csoporttagolásánál áttekintésre kell törekednünk, a túlságos elaprózást mindenképpen el kell kerülnünk. Külön megjegyezzük, hogy a selejtezés után megmaradt nyugtacsomók akár a megfelelő könyvekhez, akár külön vegyes csoportban js elrendezhetők, s leltári leirójegyzékünk mindkét helyen utalást tehet az összefüggésre. Majd az alapleltár az egyes leirójegyzéki, vagyis külön rendezett könyvtsoportok összetételére és használatára kellő útmutatást adhat. S még csak azt jegyezzük meg, hogy ez a leirójegyzéki forma lényegében alig tér el a LOK legutóbbi leirójegyzék-tervezetétői, inkább annak speciális számviteli formája lehetne. Végül célszerű a könyvek leirójegyzéki csoportok szerinti rakszámozása, ami a kezelést igen megkönnyíti és a nagyterjedelmü számviteli anyagnál úgyszólván nélkülözhetetlen. • * Selejtezési kérdések Közfelfogásunk és a selejtező gyakorlat nyomán ismeretes, hogy a számviteli iratok igen jól selejtez he tők, ami az anyag áttekintését, használatát is elősegíti. A selejtezés alapja a kincstári rendszerű számvitelben az, hogy a vagyonváltozások adatáról több feljegyzést eszközöltek és a számviteli könyvek, stb. iratok összesítéseket is tartalmaznak. így az összefüggések nyomán keli az iratféleségeket az ügyviteli szempontokon túlmenően értékelnünk s tárgya, tartalma szerint is elbírálnunk. 332