Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Karnauhova O. J.: A Szovjetunió állami levéltárai dokumentumanyagáról készülő leltárak szerkesztésének tapasztalatairól / 292–298. o.

sel. Mindenegyes esetben meg kell a szerkesztőnek győződnie arról, hogy helyes-é ott ez a kifejezés. Az iratlajía megjelölése igen fontos, Sem a történeti Kutató, sem a levéltáros számára nem mindegy az, hogy vajamely kérdés milyen iratrajtában nyer kifejezést: pl. a gyorsirási jegyzeinök, vagy á szolgálati feljegyzésnek a fajsúlya teljesen különböző. Ebből az következik, hogy a leltározás során az * anyag* kifejezést csak egészen szigorúan meghatározott esetekben szabad alkalmazni, igy pl.: «jegyzőkönyvekhez tartozó anyag* vagy Uervekhez, illetőleg beszámolókhoz tartozó anyag*, vagy ^vizsgálati anyag*, Kivételes esetekben meg*szabad engedni ennek a kifejezésnek a használatát az őrzési egység leltározásánál, olyankor, ha egy kérdésre Vonatkozó, de ügyintézési szempontból össze nem kapcsolt, nagymennyiségű, fontos és különböző fajtájú iratokról van szó. Ilyen esetekben zárójelben felsoroljuk az iratok kűlőnréle fajtáit is és hozzátesszük az tstb*. szócskát. Helyesléssel kell megállapítani azt, hogy a Levéltári Főigazgatóság Központi Selejtezési Ellenőrző Bizottsága minden alkalommal kifogásolja, há a hivatalok selejtezési iratjegyzékeiben ezt a rejtélyes megjelölést («anyagok*) találja és megköveteli az* hogy magyarázzák meg. milyen iratfajtákat értenek ez alatt. Ennélfogva az hanyagok* kifejezés alkalmazásának kérdése a leltározásnál is komoly gyakorlati jelentőségű. Nem szabad a leltárakban a »v«zetési anyag* formulát sem használni, mivel ez túlságosan általános értelmű. A leltározónak pontosan rá kell mutatnia az iratok konkrét fajtáira és ugy kell nevezni őket. Az állami levéltárak leltározási gyakorlatában nem hasznátiák egyértelműen az «ügyirat* szót. Ezt a kifejezést kétségtelenül használhatja a leltározó olyan esetekben, amikor az őrzési egy- < ség különféle iratokat tartalmaz, amelyeket összességükben egybekapcsol tartalmuk egysége és az, hogy egy konkrét kérdésre (ügyre) való vonatkozásukban egymást követik: pl. <Az Í9A9. ^.április-június havában a Moszkva-Kazani vasútvonalon tervezett kommunista szombatokra vonatkozó ügyirat.» Az ügy fontosságához mérten meg lehqt nevezni a benne előforduló iratfajtát is, pl. <A Szibériai Határvidék rajon-beosztására vonatkozó ügyirat (A Szibériai Határvidék rajon-tanácsai végrehajtó bizottságainak -1924--4926. évi kongresszusai, együttes ülései és elnökségi ülései jegyzőkönyvei, ugyanezen időszak alatti tevékenységükről szóló beszámolók és egyebek)*. Az utóbbi időben az állami levéltárak gyakorlatában (különösen az Októberi Forradalom és a Szocializmus Építése Köztársasági, Határterületi és Területi Állami levéltáraiban) az egyes fondok leltározása során olyan őrzési egységek esetében is az <ügyirat» kifejezést használták, amelyek az illető fondké'pző szervnek a neki alárendelt hivatalokkal, szervezetekkel és ?áliaIatokkal való rendelkezéseit tartalmazzák. Ezekben az őrzési egységekben olyan iratokat őrinek, amelyek az alárendelt hivatal (szervezet), vállalat tevékenységét és a íondképző szervnek az előbbiek tevékenységét ellenőrző és irányító munkáját örökítik meg. Szigorú értelemben véve az ilyen őrzési egységek nem nevezhetők * ügyiratoknak*, minthogy a bennük lévő iratok nem képeznek egyetlen kérdésben összefüggő és egymást követő intézkedéseket. Ugyanakkor azonban nem szabad levelezésnek sem nevezni őket, mert különféle iratfajtákat képviselnek, (rendeleteket, rendelkezésekel, ülési jegyzőkönyveket, terveket, költségvetéseket, beszámolókat, aktákat, zárójelentéseket, slb.). ° A felsorolt sokféle különböző irat, tartalmát tekintve, az egyes őrzési egységek leltározásánál áttekinthetetlen címeket eredményez; olyan címeket, amelyek nem tudják világosan kifejezni az őrzési egység tartalmát. Az ilyenfajta őrzési egység leltározása során lehet használni az <ügyirat* kifejezést, ilyen esetekben, mint pl. «Az Állami Történeti Múzeum vezetésére és a működése íöiötti ellenőrzésre vonatkozó ügyirat*, (az Orosz Szocialista Szövetségi Szovjet Köztársaság Népművelési Népbiztossága <Glavnauka*. fondjában). Az előbb emiitett különböző iratokat ilyen esetekben a cim végén kell közölni zárójelben, pl. Uervrajzok/beszámolók, statisztikai adatok és levelezés*. Előfordul ezenkivűi az az e$et is, hogy a címben helytelenül használják az «ügyirat* kifejezést, így pl, «Ügyirat ....... .kérvénye ügyében*, holott az egész őrzési egység egyetlen kérvényből áll (vagy jelentés, beszámoló feljegyzés, stbJ.Néha <ügyiratnak» neveznek olyan őrzési egységet is, amely nominális ismérvvel rendelkezik és nem más. mint költségvetés, jelentés, vagy Jegyzék : * Költségvetésekről szóló ügyirat*. Jegyzékekről szóló ügyirat* stb. Teljességgel helytelen ez a cim ^Levelezéseket tartalmazó ügyirat*, egy olyan őrzési egység esetében, ami levelezés. m 294