Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Karnauhova O. J.: A Szovjetunió állami levéltárai dokumentumanyagáról készülő leltárak szerkesztésének tapasztalatairól / 292–298. o.

Néha a leltározó csak a kezdeményező iratot veszi figyelembe a cim fogalmazásakor és elhanyagolja az összes többit, ami a későbbiek során az ügyiratba belekerült. így-pl. ezt a cimet adták az egyik őrzési egységnek : 4A.F. Middendorf a Tudományos Akadémia tiszteletbeli tagjának a Turkesztáni Határvidékre való meghivatásáról szóló ügyirat*, noha ez az ügy 48 éven keresztül húzódott és az ügyiratban megtalálhatók a kiváló orosz tudós kutatásainak és munkásságának eredményeiről szóló adatok jóval későbbi évekből is és ezek sokkal fontosabbak, mint a •meghívás* ténye. Éppen ilyen hibás ez a cim is: *K. V. Gilev mérnök kirendelése a kőolaj-források és a vasérclelőhelyek megvizsgálására*. Az 9 évig tartott, a cim mégsem árul el egyetlen szót sem a kirendelés eredményéről vagyis éppen a lényeget nem Jeltározza. Néha ez a hiba is előfordul: A cimben hivatkozás történik cselekményekre, tényekre vagy fogalmakra, de nem mondják meg. hogy konkrété melyik iratban van róluk szó, pl. <Lakott helyeik felsorolása*, <Fakitermelések pénzügyi ellátásának rendje»» *A kolhoztagok munkájáról beszámolót, *A vállalat értékelése*, 1 Statisztika•, «Hitelek megnyitása és folyósítása*, «A pénz begyűjtése a gyapjú feldolgozására», stb. Kétségtelen, hogy az efféle címeket ki kell javítani. Néha a cimben előbb beszélnek a dokumentum tartalmáról, később a fajtájáról, holott előbb keli megnevezni az irátíajtál és csak utána szabad a benne érintett kérdésekre utalni. Néhány példa az ilyen helytelenül fogalmazott címre, amely kijavításra szorul: *Artézi kutak fúrásáról a Turkesztán! Határvidéken. A bányamérnökök jelentései*.*A tatarinovszki kőszénbányához vezető ut keresése. Az erről szóló jelentés.*. Szabály az, hogy az őrzési egység, illetve iratféleség fajtájának megjelölése után a cimben meg kell nevezni az irat szerzőjét (összeállítóját). Ha jegyzőkönyveket leltároznak, rá kell mutatni arra, hogy azok melyik hivatalra (szervezetre) vonatkoznak ; ha az őrzési egység beszámoló-feljegyzésekből áll, akkor a leltározáskor rá kell mutatni készítőjükre, stb. Ebben a tekintetben hibás a Moszkvai Terület Állami Történeti Levéltárának eljárásmódja is: itt az olyan őrzési egységek leltározásánál, amelyeket nominális ismérvek alapján alakítottak ki, csak olyankor emütik meg a cimben a szerző (összeáUitó) nevét, ha az iratot valamelyik másik hivatal állította elő, mig ha az illető iratot a fondképző szerv készítette, a szerző (összeállító) nevét elhagyják. Az iratanyag leltározásának érvényben lévő szabályzata érteimébén a fondképző megnevezését csak az olyan őrzési egységek esetében lehet a cimből kihagyni, ha az őrzési egységet a levelezési ismérv szerint alakították ki. Az íratíajta és a szerző (összeállító) megjelölése után megmondjuk, ki a «levelező* (korreszpondent)*^ A Uevelező* megjelölésére kétféle ismérvet lehet alkalmazni: a) a UevelezŐ* általánosítása fajta-megnevezéssel, például *főiskolákkal való levelezés*, vagy b) a legfontosabbat megjelölni és utána <stb*-t irni. Mindkét eljárásmód igén egyszerű és mégis, itt is követnek el hibákat. így pl. ezt a cimet adják az őrzési egységnek : ^Levelezés Tádzsikisztánnal*, holott ezt kellett volna irni: «A Tádzsik Kereskedelmi Szövetkezetek Szövetségével, az Állami Bank Tádzsik kisztáni Fiókjával és a Tádzsik Szocialista Szovjetköztársaság egyéb hivatalaival folytatott levelezés*. xx Ha a levelezési ismérv* szerint kialakított őrzési egységet leltározunk, az alapvető nehézség annak tisztázása, hogy helyes-e a levelezésben érintett kérdéseknek a cimben váló kifejezése. Mind a szerkesztő előtt, mind a leltár készítője előtt kettős feladat áü : egyrészről megvizsgálni azt, hogy cimben a levelezés valamennyi fontos kérdését jelzik-e, másrészről ne engedjék megtömni a címet harmadrangú részletkérdésekkel. A levelezésben érintett kérdéseknek a cimbe való felvételénél mérlegelni kell e kérdések jelentőségét és kölcsönös összefüggését. A leltár szerkesztője győződjék meg a cimben érintett kérdések sorrendjének helyességéről. Ezenkívül a cimben először is az illető őrzési egység tartalma szempontjából döntő, elhatározó jellegű tényezőket kell emliteni és csak azután a másodrendüeket. K • T.i.: akihez az iratot küldték, azaz címzett. Fordító/ xx Címzettek szerinti. Fordító. 295