Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Takáts Endre: Hozzászólás a leírójegyzék készítésére vonatkozó utasítás-tervezethez / 278–284. o.

iralcsomók és kötetek tengerébe, mint az úszni akaró a vízbe, s raktári egységről raktári egységre haladva kezdtem a csomókat köteteket jegyzékeim elképzelésem szerint ez a csomójegyzék nem lett volna egy törökkévaló érvényű felvételezés§, amelyben isem törölni, se.ni vakarni* nem szabad, hanem egy alkalmas és egyelőre ideiglenes segédlet ahhoz, hogy ismerkedjem az anyaggal, annak hiányosságaival rendezetlenségével rendszerével, stb. A tárgyilag tagolt anyagnál íelveitem a kútfők, ladulák, dossziék, stb, tárgyi megjelölését is, egyéb anyagnál pedig csak az évkorokét, s azon belül iktatószámokat vagy alapszámokat t-tól, ~ig*. Kettős cél vezetett ennél a csomójegyzékelésnél, A fentemlitett anyag megismerésén tul a rendezéshez akartam valamiféle segédletet kapni. Az elkészült nagymennyiségű csomó- és kőfetsrerinü jegyzék alapján szétszakadt állagok részeit fedeztem fel a raktárak különféle zugaiban, sorozatból kiesett csomók kerültek a kezembe. Ahogy képzeltem, ugy is csináltam : a csomtjegyzékek "segítségével az egyűvélartozó anyagokat összevontam, tehát rendezni tudtam az anyagomat Ez volt az eljárásmód a már levéltárban lévő anyaggal. Tekintetbe keli azonban venni azt is,, hogy csaknem egyidejűleg megindultak a nagyarányú beszállítások a különféle szervektől, s Í95Í461 olyan immenzis mennyiségű - sokszor a végpusztulás küszöbére jutott - iratanyag ömlött be a levéltárakba a lehető legrendezetlene,bb állapotban, hogy ezáltal a rendezetlen anyag megkétszereződött. Most álltunk a kérdés előtt, mitévők legyünk az újonnan bekerülő anyaggal. Akkor is, azóta is megrendithetetlen meggyőződésként élt bennem a tudat hogy a levéltárba kerülő anyaggal kapcsolatban a legelső teendő a rendezés, s csak azután a csomójegyzékelés és legvégül az un, alapieltár elkészítése. A "fentebbiekben azt próbáltam érzékeltetni, milyen nagy szolgálatot tett a csomójegyzék a már levéltári őrizetben lévő és egyszer valamikor megrendezett csak az idők folyamán szétesett iratanyag rendbeszedése és áttekinthetővé tétele során, Most arra kívánok rámutatni, hogy az újonnan bekerülő és rendezésre szoruló anyagok esetében általában nem volna, ésszerű először csómőjegyzéket készíteni (bár erre is van példa : a KGL $gyik beszámolójában olvastam, hogy üzem,! anyag rendelése során előbb esomóje,gyzéket készítettek cédulákon j ezeket a cédulákat rendezték előbb, s aztán annak megfelelően magát az anyagot), hiszen az általunk átvételre kerülő állagok a legritkább esetben vannak valamelyest is rendezve. Másrészt a rendezés * legtöbbször •- á csomók belsejébe is belehatol (összecsúszott anyag szétbontása, levelezésnél időrend, ABC-visszaállitása stb.). Ezt megelőzőleg csomójegyzéket készíteni felesleges időpazarlás volna. Bendezni kell tehát előbb az anyagot legalább elsőfokuan, s akkor következhet a csomójegyzókelés, amely most már a valamelyest megrendezett anyagot rögzül meg, Csak ezután van soron *• szerintem - az alapleltár, amelynek elkészítéséhez kitűnő segédletet hyujt a csomójegyzék. Hiszen az alapleltárban sommás, összeslett adatokat kell csak adnom az anyagról amit a esoraójegyzék segítségével gyerekjáték megcsinálni. így épp fórditott a viszony az alapleltár és a csomójegyzék között, mint ahogyan azt a LOK-tervezet mondja. Nem az aíapleltárnak továbbfejlesztése a csomójegyzék, Hl leirójegyzék, hanem az alapleltározást megelőző és azt mintegy előkészítő, elősegítő felvétele az iratanyagnak. Ezáltal automatikusan megteremtődik az az összefüggés az alapleltár és a csomójfgyzék között amelyet a tervezet sürget amikor előirja, hogy a *leirójegyzéknek* az alapleltári tételek tagolódásának megfelelően kell elkészülnie. Ezért helytelennek tartottam az alapleltározásra vonatkozó LOF, illLOK rendeletet, amely rendezetlen anyagokkal kapcsolatban is rászorít bennünket az alapleltár felvételére azzal hogy a tárgynegyedben bekerülő áilagokaf a következő negyed végéig Ieltároztatja Ezen sürgősen se* giteni kellene, mért épp azt a célt nem tudja a rendezetlen anyagról készült leltárlap e,lérni, amely a LOK szerint egyik legfontosabb feladata: tájékoztatást adni a kutatónak, lehet hogy van olyan kutató, aki a jelenleg forgalomban lévő vidéki aiapíeltárak segítségével megszerzi az anyagban való valamelyes tájékozódását de az feltétlenül bizonyos, hogy minden kutató elsősorban rendezett és segédletekkel méghozzá használható segédletekkel ellátott anyag után vágyik. &zőrt a legfontosabb teendő - szerintem -- a rendezés, amely arra irányul, hogy az. iratanyagot a használható segédletekkel összhangba hozzuk, vagy ilyen segédletek hiányában valamelyes segédletet készítsünk, amely az anyag felhasználhatóságát lehetővé teszi. Itt merül fel aztán a kérdés ; milyen legyen az a segédlet? Ny41vánvaló, hogy ennek a kérdésnek megválaszolása kétféle szempontból szokott történni: a kutató minél kimerítőbb, lehetőleg a legkisebb őrzési egy$égig lehatoló segédletet elenchust feltárócédulát stb. kíván; a levéltárak 279