Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Borsa Iván: A levéltári anyag hozzáférhetővé tételének néhány aktuális kérdése / 199–210. o.

A megoldás előnye volná, hogy a kutató aki igényét immár egy-két kategóriára korlátozhatná, együtt kapná az öt érdeklő témakörre vonatkozó iratokat s ezzel megkönnyítené a kutatókiszolgáiás munkáját is. Előnye volna továbbá az is, hogy az 4867 utáni iratok esetében a kategóriák megtervezésénél szükségszerOleg adódnának olyanok is, amelybe sorolandó iratok levéltári megőrzést tulajdonképpen nem igényelnek. léhát egyes kategóriák, mint érre már utaltunk, már a szétcsoportositás során egyidejűleg selejtbe, kerülnének. Hátránya volna a megoldásnak, hogy megbontaná az állagok hagyományos rendjét, ideális esetben a legtöbb levéltárnál az állomány 60--80 %-ának átrendezését kellene végrehajtani, s hibás végrehajtás esetében igen nehéz volna a korrekció. Továbbá, ha egy állag ilyen átrendezése není nyerne befejezést, ugy a kutatást éppenséggel nem segiteltük elő, hanem hátráltattuk. 2. A második javaslat szerint minden iratról (ügyiratról, alapszámról) Írógépen 4-5 példányban kivonatot r^gesztát kellene készíteni, s az igy elkészült cédulákat a benneJogialt tárgynak (tárgyaknak) megfelelően csoportosítani. E megoldásnak előnye, hogy nem csupán a szerv ügyköreinek megfelelő, hanem ezen túlmenő további kategóriák is kialakíthatók volnának, igy áz előzőnél több szempontból tudná az anyag hozzáférhetőségét biztosítani. Hátránya, hogy &z összes megoldások közül a legtöbb munkát igényelné, hisz arra törekszik, hogy nemcsak az iratok kisebb-nagyobb csoportjáról, hanem minden egyes iratról adjon útbaigazítást Uyen feladatot viszont csak egyes speciális állagok esetében lehet kitűzni, hisz az ilyen munkának még kisebb terjedelmű állag esetében is alig lehet a végét látni, nagyobb sorozatok, sőt valamennyi sorosat esetében pedig egyenesen elképzelhetetlen időmennyiséget igényelne, é azonkívül, minthogy minden iratról 4-5 cédula készülne, az igy létrejövő katalógus méretei külön raktárakat és kezelő-apparátust igényelnének. 3. A harmadik megoldási lehetőség alapéígondolásában egyezik az elsővel (a sorozat iratainak a szerv működésének megfelelő csoportokba való osztása), á különbség abban volna, hogy a csoportosítás nem az iratok szétrakása révén történnék, hanem csupán papíron. Minden ügykörnek volna egy kartonja, amelyre rákerülne az illető ügykörbe sorolható iratok levéltári jelzete,. A kutató az őt érdeklődő ügykörök kartonjai alapján kérhetné a kartonon szereplő jelzeteket. Előnye, hogy a selejtezés e módszer kapcsán is megoldható volna (a selejtezhető kategóriák esetében az iratok a kijegyzés érdekében szükséges megtekintésük után nem kerülnének viszsza eredeti helyűkre), valamint hogy a több kategóriába sorolható iratok ügye itt sem jelentene különösebb problémát: ilyen esetben a jelzetet több kategória kartonjára kellene csak rávezetni. Hátránya, hogy kutatás esetén az egy kategóriába tartozó iratokat mindig külön kellene kiemelni arai a levéltári dolgozók komoly megterhelését jelentené. 4'. A negyedik javaslat lényegében az előző megoldás variánsa, ennek továbbfejlesztéséből született Eszerint az egyes ügykörök kartonjaira nem csupán a kategóriába tartozó iratok jelzete kerülne, hanem a jelzet mellé három-négyszavas utalás is, amely a kutatónak még további útbaigazítást is adna, s igy lényegében már ez is szolgáltatna egyes iratokra vonatkozó adatokat bár nem kivonat hanem csak néhány szavas utalás révén. Előnyei azonosak az előző pont alatt ismertetett előnyökkel, a hátrányok azonban lényegesen kisebbek, mint az előző pont alatt ismertetett megoldáséi, viszont munkaigénye nagyobb. Félreértések elkerülése végett meg kell említeni, hogy nemcsak az első, hanem a harmadik és negyedik megoldási javaslat esetében is olyan kategóriákkal kellene dolgozni, ajmelyekbe nem tartoznék több 150-200 iratnál, Mint már említettem, az ismertetett négy megoldási lehetőség jelenleg még csak négy elgondolás arra nézve, miként tudnánk intézményesen megoldani a sorozatilag kezelt iratoknak a kutatás számára való jobb hozzáférhetőségét. Minthogy rendezési, alapleltározási és középfokú leltározási munkáink, melyek fontosságban megelőzik a sorozatok iratainak bármilyen irányú intézményes feldolgozását (nem gondolva a temaükai feltárásokra), még hosszabb időre ellátnak feladattal, ezt az időt fel kell használnunk arra, hogy esetleg más megoldási módot is keressünk. Bár a sorozatok feldolgozása nem tekinthető közvetlenül sürgetőnek, mégsem szabad a kérdést levenni napirendről, mert levéltáraink dokumentációs munkája ma még igen kezdetleges, s arra kell törekednünk, hogy az e téren mutatkozó elmaradottságunkat felszámoljuk. XXX 209