Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Borsa Iván: A levéltári anyag hozzáférhetővé tételének néhány aktuális kérdése / 199–210. o.

A jövőben az elpusztult ügyviteli segédletek pótlását $sak olyan esetekben lehet feladatul kitűzni, há egy nagyobb állagnak az eddigi alapokon történt kutatása az egyébként rendelkezésre álló régi ügyviteli segédkönyvek segítségével azért nem lehetséges, mert egy-két segédkönyv elpusztult. Ilyen eset mindig egyedi elbírálást igényel s csak egyes esetekben lehet szó ilyen munkák elvégzéséről. Nem gondolhatunk u.i. arra. hogy ezt a munkát szélesebb körben végezzük. Tovább kell azonban fejlesztenünk tematikai feltáró munkánkat. Jobb ^matikák kidolgozása és ezek alapján az elérhető anyag minél alaposabb feltárása révén kell segítséget nyújtanunk § rokon tudományszakoknak. Mind a kisebb fontosságú, mind pedig nagyobb horderejű, országos érdekű témákra vonatkozó kutatások elvégzésénél iá jövőben tudatosan szem előtt kell tartanunk, hogy a konkrét témára irányuló feltáráson túlmenően a készített cédulajegyzetek ne csupán a konkrét feladat elérését célozzák, hanem á levéltár számottevő méretekben kiépítendő tájékoztató apparátusának alapjai, majd részei legyenek. V^Sorozati rendben kezglt iratok hozzáférhetővé tétéig A leltározás, de még korábban, még a rendezés kapcsán elmondottak alapján is megállapítható, hogy a tárgyilag kielégítően csoportosított állagok esetében a dokumentációs igények kielégítése középfokú leltározás utján megnyugtatónak látszik, nem mondható el azonban ugyanez a sorozatilag kezelt iratanyag esetében. Ann^k érdekében tehát, hogy a sorozatilag kezelt iratállagok esetén a kutatóknak többet tudjunk mondani, mint az a lap leltár, vagy akár milyen részletes, de mégis csak globális ismertetés, vagy az ügyviteli segédkönyv, vagy a lényegében raktári egységeket leíró leltár, felmerül egy uj levéltári- munkamódszer megtervezésének és meghonosításának problémája? Ennek a munkamódszernek az volna a feladata, hogy az igen jelentős számú és -sok esetben tekintélyes terjedelmű sorozatokat általánosságban (tehát nemcsak egyes meghatározott témára vonatkoztatva) a jelenleginél jobban hozzáférhetővé tudjuk tenni. Az igen nagyszámú és sokszor nagyterjedeknü sorozatok miatt azonban nem gondolhatunk arra, hogy valamennyi sorozat feldolgozását tervbe vegyük, hanem csak a leginkább keresetteket és legfontosabbakat veheUQk számításba. A sorozatilag kezelt iratok jobb hozzáférhetőségének biztosítására eddig négy elgondolás Született, melyeket az alábbiakban ismertetek anélkül, hogy akár ^gyik, vagy másik mellett határozottan állást foglalnék, vagy hogy ezeken kivül jobb ötödik, vagy hatodik megoldásnak utján kívánnám elvágni. i. Az első javaslat szerint a sorozatilag kezelt iratanyagot tárgyi kategóriákba kellene szétosztani. Ezek á kategóriák szorosan kapcsolódnának az iratanyagot létrehozó sz^rv egyes funkcióihoz, igyekeznének visszatükrözni ezeket. Az egyes nagyobb, sok iratot magukba foglaló kategóriákat aztán tovább kellene bontani mindaddig, amíg olyan kis csoportok jönnek létre, amelyekbe 4504^00 ügyiratnál több nem' tartozik. Ez a megoldás, amely tulajdonképpen nem segédletkészítés, hanem rendezés, azt jelentené, hogy az irattári kezelés során helytelenül kialakított rendet kellene ujjáalkotni, s az iratokat ugy csoportosítani, ahogy annak csoportosítását ideális irattározás mellett már az ügyvitelben is meg kellett volna oldani. Bár ezeknek a csoportoknak lényegében a szerv működését kell visszatükrözniük, nem lehet figyelmen kivül hagyni a levéltárban Jelentkező tudományos és egyéb jellegű kutatások igényeit sem. Árrá természetesen nem gondolunk, hogy a francia gyakorlatnak megfelelően minden állagot a történeti kutatások igényeinek alapulvételével előre meghatározott kategóriákba soroljunk. - A régi és az uj elhelyezés közti összefüggés folyamatosságának biztosítása érdekében természetesen konkordancia-jegyzéket kellene készíteni, s ezzel biztosítani a régi segédkönyvek használhatóságát is. Végülis az ilymódon átrendezett anyagról leltárt kellene készíteni. - Abban az esetben, ha egy ügyirat több kategóriába is sorolható volna, az iratnak a legjellegzetesebb kategóriába történő elhelyezése után a többi kategóriákba utalólapokat kellene elhelyezni. 08