Levéltári Híradó, 5. (1955)
Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Borsa Iván: A levéltári anyag hozzáférhetővé tételének néhány aktuális kérdése / 199–210. o.
11. Le, ltá ro j&ás A leltár feladata, hogy számot adjon a levéltár, vagy egy-egy levéltári részleg iratállományáról, s ezzel segítse az iratanyag számbavételét, továbbá tájékoztassa mind a levéltár dolgozóit, mind pedig a levéltár anyagát használni kivánó kutatókat munkájuk során. A leltár . tehát lényegében két Funkciót hivatott betölteni { egyrészt az iratanyag mennyiségi számbavételét, másrészt a dokumentációs tájékoztatást. Mind a mennyiségi számbavétel, mind a dokumentációs tájékoztatás különböző fokon képzelhető el. Egyszerűség kedvéért mindkét célkitűzés esetében hármas fokozatot lehet megállapítani aszerint, hogy a leltár csupán a^ egyes fondokról (nagyobb fondok esetében irattárilag elkülönülő londrészekrőlV, b) a fondok és az egyes iratok között lévő közbeeső kezelési vagy tárolási egységekről. c) egyes iratokról (ügyiratokról, alapszámról) készül. A leltározás igen Iontos levéltári munka, s éppen ezért meglepő, hogy ezen a téren a íelszabadulás előtt milyen kevés történt. A felszabadulás előtt egyeben levéltárnak sem volt olyan leltára, vagy leltárszerü leijegyzése, amely a levéltár £gész iratállományáról áttekintést nyújtott volna. Az általánosan elfogadott gyakorlat szerint a levéltárosnak hivatalbalépésekor újonnan kellett kezdenie a levéltár anyagával való megismerkedést. A legbiztosabb és szinte egyetlen leltár, általában a levéltáros memóriája volt, ami azután természetesen vele együtt sirba szállván, utódjának mindent elölről keléit kezdenie. Csupán az Országos Levéltár egyes osztályain (pl. Herzog leltára a kamaráról) és néhány törvényhatósági levéltárban készültek - főleg feudáliskori állagokról - különböző elképzelésű, rendszerint raktározási egységekre támaszkodó jegyzékek, vagy helyszin-leltárak, ill. leltárszerü feljegyzések. Bár Ember Győzőnek a Levéltári Közlemények 4941. évfolyamában megjelent cikke felhívta a figyelmet a leltározás fontosságára, ennek a cikknek a gyakorlati munkában nem volt foganatja. A leltárak sürgető szükségességét felismerve, az Országos Levéltár 1949 áprilisában hivatalbalépett uj vezetősége elrendelte a levéltár teljes anyagának alapleltározását. Ez a leltározási módszer, amelyet 1950/51-ben a többi levéltár is központi rendelet folytán átvett, s mai napig állandóan alkalmaz, tulajdonképpen az egyes fondokat (nagyobb fondok esetében irattárilag elkülönülő íondrészeket) vesz számból, sommásan feltüntetve azt, hogy a' fond hány iratcsomóból, kötetből, vagy más raktári egységből áll. Ezzel lényegében a fenti a) pont alatt megadott célkitűzéseknek tesz eleget, mert elsődlegesen leltárba veszi a levéltár iratállományát és tájékoztatja az érdekelteket arról, hogy a leltár milyen fondokat őriz. (Egyes leltározók által követett az a gyakorlat, hogy az alapleUár egyes rovataiban a fond egyes részeiről is adtak leírást, nem tekinthető rendszeresnek.) Az alapleltározásnak igen nagy a jelentősége, hiszen először teremtette meg a lehetőségét, hogy a magyar közlevéltárak által őrzött iratanyagról állagonként áttekintést kapjunk és a levéltárak iratállományát legalább is sommásan megismerjük. Az Országos Levéltár eddig közzétett 9 kötet alapleltára azt bizonyítja, hogy ez a leltározási mód a kutatók felé is elérte célját, - még abban az esetben is, ha módszerének tökéletességét egyes kisebb részletekben vitatni lehet. E leltározási mód azonban már eddig sem elégített ki minden levéltárost, Sokan érezték szükségét annak, hogy mind az iratok eddiginél pontosabb számbavétele, mind pedig dokumentációs téren jelentkező további igények fokozottabb kielégítése érdekében az alapleltározásnál részletesebb leltározásra is sor kerüljön. Ezért az alapleltáron kivül (mely egyetlen olyan leltározási mód volt, mely minden levéltárban egységesen folyt) saját kezdeményezésből belső levéltári használatra különböző leltárszerü segédletek (tétellajstromok, csomójegyzékek) készültek, amelyek részben tudatosan, részben ösztönösen egy következő lettározási fokot igyekeztek elérni, Ezek a jegyzékek mind a levéltári anyag kezelése, mind peáig a kutatók tájékoztatása tekintetében eredményeket tudnak felmutatni. Olyan leltár, mely valamilyen iratanyag minden darabját számbavenné, még nem készült. Első kísérlet ezen a téren ez év folyamán indult meg. Központi utasítás alapján területi levéltáraink az év végéig valamennyi ismert kéziratos térképüket egyenként leltározni fogják, s ezzel mind kezelésük biztonságát, mind pedig a kutathatóságukat messzemenően biztosítják, 203
