Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Borsa Iván: A levéltári anyag hozzáférhetővé tételének néhány aktuális kérdése / 199–210. o.

Leltározási munkáink tekintetében a jövőben feltétlen szükséges fenntartani az alapleltározás mai rendszerét, továbbra, is állandóan biztosítani kell. hogy a levéltárak alapleltáraik segítségével megfelelő áttekintéssel rendelkezzenek állagaikról, s az egyes levéltárak állománya központilag rögzítve legyen, (Felmerült annak igénye, hogy a még rendezetlen állagokról a nagyobb munkát igényid alapleltárlap helyett ne készüljön^ inkább csak ideiglenes jellegű leltárcédula, mely a fond legfontosabb adatait tartalmazza.) Az alapleltározás eddigi rendszerének következetes fenntartását megkívánja az a körülmény is, hogy a jelenleg a központban is rendelkezésre iüó azbnos elvek alapján készült több ezer leltárlap esetleges átdolgozása olyan nagy erőt és időt igényelne, mely tiep állna arányban a várható eredménnyel. Ezen elsőfokú leltározás mellett azonban gondolni kell egy részletesebb, másodfokú leltározás megszervezésére is* Mint fentebb már említettem, egyes levéltárakban már történtek lépések annak érdekében, hogy a levéltárnak ne csupán az egyes fondokról legyen áttekintése, hanem a fondok egyes kezelési, vagy raktározási egységeiről is. Az uj munkamódszer kialakításánál mindenekelőtt azt kell megvizsgálnunk, hogy a most elérni kívánt középfokú (tehát egyes iratig még most sem menő) leltározás ^setében is lehetséges-e ugyanazzal a munkamódszerrel elégíteni ki a számbavételi, és a dokumentációs igényeket? (Az alapleltár az első fokon jelentkező ilyen kétirányú igényeket u,i. egyaránt ki tudta elégíteni.) E kérdésre nem lehet általános érvényű választ adni. Más a helyzet ugyanis azoknál az állagoknál, melyek a fondon belül csak szám. vagy időrendben (alapszám, iktatószám, évr vagy szoros időrend) tartalmazzák az iratokat, s megint más £ helyzet az olyan állagok tekintetében, amelyek irataikat valamilyen féle kategóriákba csoportosítva őrzik. a) A sorozati rendben kezelt irafok esetében az állag és az egyes iratok között az iratkezelés semmiféle tagolást nem hozott létre, csupán a fizikai tárolás érttekében kialakított különböző raktári egységeket (csomó, dosszié, téka, stb.) lehet megkülönböztetni a kezelési segédkönyveken (iktató, mutató, számsor, £tb,), valamint különböző hivatali könyveken (pl. jegyzőkönyvek, könyvalakban elkészített számadások) kívül. A sorozati rendben kezelt iratok esetében tehát a középfokú leltározás az egyes raktározási egységek (csomók, dossziék, különböző könyvek, stb.) számbavételét jelentheti. Ezzel a módszerrel az aiapleitárnál magasabb fokot lehet elérni az iratállomány számbavétele tekintetében. Mig u.i. az alapleltár csak azt mondja meg, hogy egy állagban hány csőmé és kötet van. addig ez a leltározási mód már arról is számot ad, hogy az egyes csomók milyen évből, mil.'en számkörű iratokat tartalmaznak, továbbá Ieirja az egyes könyvek cimét, illetőleg legfontosabb adataikat, fermészetesen még ez a leltározási mód sem biztosítja az iratállomány szám.* bavétele. terén elérendő végső célt: minden egyes irat leltárba foglalását. Könyvek számbavéteje. terén is távolabbi célként kell látnunk azt, hogy a könyvek kötetek szerinti számbavételén tul a távolabbi jövőben szükséges azoknak lapszámszerinti leltározása is. Felmerül azonban a kérdés, hogy a középfokú leltározás során, a sorozátilag kezelt állagok esetében az egyes raktári egységek számbavétele milyen mértékben szolgálja az állaggal kapcsolatban felmerülő dokumentációs igényeket. Sorozátilag kezelt állagok esetében meg kell állapítani, hogy ez a leltározási mód dokumentációs igényeket viszonylag kié mértékben elégít ki. Megfelel annyiban, hogy részletesen leírván egyes kötetek cimét, ill. főbb adatait, ezek használatát komoly mértékben segíti elő, -- az iratanyag esetében azonban csupán azt a /soványnak mondható célt biztosítja, hogy a kutató tájékozódhassák arról, hogy egy-egy évből az illető állagnak hány csomónyi iratanyaga v4n. Tematikai jellegű felvilágosítást semmiféle vonatkozásban nem nyújt. b) Ha olyan állagok esetében vizsgáljuk a középfokú leltározás eredményességét, ahol a fond és egyes iratok kőzött az irattári rendszer kialakításánál valamilyen (leginkább tárgyi) szempont szerint kialakított kisebb kezelési egységekkel is lehet számolnunk, más eredményre jutunk. A raktári egységenként haladó számbavétel, mé^ly egyszersmind egy^gy raktári egység iratainak tárgykörét, ületőleg tárgyköreit, s évkorukét is feltünteti, amellett, hogy az iratállomány számbavételét tekintve ugyanazokat az eredményeket tudja felmutatni, mint a sorozátilag kezelt iratok esetében, dokumentációs szempontból ehhez képest lényeges előrehaladást jelent. Faltüntetve u.i. az állag egyes tárgyköreit a kutatót hozzásegíti ahhoz, hogy ne kelljen az egész fondra kiterjesztenie kutatását, hanem azt témájához közelálló csoportokra korlátozhatja. 204