Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Borsa Iván: A levéltári anyag hozzáférhetővé tételének néhány aktuális kérdése / 199–210. o.

a fokát, amilyen az irattárban is biztosítva volt. innék legtöbb esetben elengedhetetlen feltétele,, hogy az irattárban használt valamennyi kezelési segédkönyv rendelkezésre álljon. Ha azonban e segédkönyvek olyan mértékben pusztultak el, hogy a számrendben kezelt iratok rendszerezése (tárgyi csoportosítása) kisebb munkával végezhető el mint az elpusztult segédkönyvek pótlása, el kell vetni az eredeti rend rekonstruálását -és az iratok a szerv ügykörének megfelelő tárgyi csoportokba való csoportosítása mellett kell állást foglalni. & módszer eredményeképpen ugyanis az iratanyag nemcsak rendezetté válik, hanem a későbbi kutatásnak sem az egész ál?ag mindenegyes irattára, hanem csak a kutatás témaköréhez kapcsolódó egyes tárgyi csoportokra kell kiterjednie. Azonkívül a tárgyi kategóriák rendezés előtti megállapításánál megfelelően figyelembevevő a további őrzést nem érdemlő, felesleges ügyköröket, 111. iratféleségeket, a szétcsoportositással egyidejűleg végrehajtott kiselejtezésük nagy vonalakban a selejtezést is megoldja. Ha a használhatatlanná vált irattári rend helyett uj rendszert akarunk kialakítani, szakitanunk kell a nálunk hosszú évtizedeken át uralkodó sok ezer. sőt több tízezer folyóméteren át futószámot alkalmazó irattározási szisztémával, fiz á futószám (alap, vagy iktatószám) szerint történő iratkezelés legfeljebb az évi alig néhányszáz iktatószámmal rendelkező kis szerveknél, továbbá a vegyes tartalmuk miatt tárgyilag csoportosithatatlan iratféleségeknél (pl. közgyűlési Jegyzökönyvek) engedhető meg. A többezer iktatószámmal dolgozó középszervek és a néhány százezer iktatószámmal dolgozó nagyszervek iratainak kezelését csak azok megfeleld szervezeti és tárgyi csoportosítása mellett képzelhetjük el. Az irattári rendszerrel kapcsolatban elfoglalt álláspontunk kialakításánál szükségszerűen figyelembe kell venni azt a körülményt, hogy külföldön az ügyvitelben és ennek megfelelően a levéltári kezelésben is a kizárólag időrendi, vagy számrendi kezelés általában már régen meghaladott. Már az irattárban maga a szerv a működésének legjobban megfeleld kategóriákba csoportosítja iratanyagát, ezzel megkönnyítve és meggyorsítva az egyes irat feltalálását, ugyanakkor biztosítva azt, hogy a szervnek egy-egy ügykörében végzett munkájáról annak megjavítása, átszervezése, eredményesebbé tétele érdekében az illetékesek könnyen kapjanak áttekintést. Akár Mityajevnek a rendezésről írt fejezeteit (magyar fordítás 72. és 82. lap), akár Frolovnak a szovjet ügykezelésről irt munkáját (magyar fordítás 402-403. lap), akár Mulier-Feith-Fruin kézikönyvének 4Ö--49, §-a& vagy akár Zsujkovnak a falusi szovjet iratkezeléséről irt munkáját (Levéltári Híradó 111. évf. 1, sz.) nézzük, azt találjuk, hogy az irattári rend alapja valamilyen fajta tárgyi kategória, s e kategóriák kialakításánál általában arra törekszenek, hogy ezek a szerv működését tükrözzék. Ez a helyzet egyébként Lengyelországban és Németországban is, ezt tekinthetjük általánosan elfogadott érvényűnek más országokban is. Ha ezek a kategóriák íunkcionáüs szempontok figyelembevételével jötték létre, akkor a szerv működésével tisztában lévő kutató éppen ugy eligazodik benne, mint a szerv működésével tisztában lévő hivatali irattáros. Az iratok ilyen Jellegű rendezése, mint emiitettük, nemcsak a szerv irattárosának munkáját könnyíti meg. hanem a szerv működésének megjavításához is komoly segítséget ad az illetékeseknek. Megkönnyíti azonkivül a levéltárak munkáját is, mert leltározás, selejtezés, ismertetés, stb. esetében is könnyebb a tevéitáros helyzete, ha egyes állagai csoportokra, s ezen belül egyes ügyek irataira oszlanak, mint jelenleg, amikor az egyes állagokon belül csak az egyes iratokkal tud operálni. Ez a rendszer lehetővé teszi a segédkönyvek arányának csökkentését is. megkönnyíti az ügykezelés selejtezési munkáját is (egyes kategóriákkal nem kell foglalkoznia, más kategóriákat teljes egészében selejtnek minősíthet). Fejlődésünk eme szakaszában t^hát a sorszámos iktatás mellett kialakított tárgyi csoportosiiásu irattárat tártjuk helyénvalónak. Egyeseket a csoportszámos iktatás során szerzett keserű tapasztalatok arra indítanak, hogy majd minden tekintetben visszaállítsák a futószám szerint kezelt irattárat, mely pedig ujabb akadályokat gördítene az eredményes ügyintézés és a későbbi eredményes levéltári kezelés elé. Reméljük, hogy a legközelebbi intézkedés alkalmával, - amelynek előkészítésénél ezúttal először meghallgatták a levéltári szakvéleményt is, - azt az álláspontot fogják elfoglalni, mely az elavult alapszámos irattározás és a kellően ki nem dolgozott és meg nem alapozott decimális iratkezelés közt mintegy középúton a sorszámos iktatásra, de ugyanakkor a tárgyi csoportok szerinti irattározásra épülő iratkezelést teszi általánosan használható iratkezelés alapjává. 202