Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Borsa Iván: A levéltári anyag hozzáférhetővé tételének néhány aktuális kérdése / 199–210. o.

szerek kialakításába. (Jánossy Dénes törekvése, amely á Vallás- és Közoktatásügyi Minisztérium irattárát a decimális iratkezelés alapján kivánta átszervezni, elszigetelt jelenség maradt,) A magyar levéltáraknak ezt a nagymérgtü proveniencia-tiszteietét elméletileg megalapozta, Muller, Feith és Fruin holland levéltárosok 1898-ban megjelent, a proveni0ncia elvének elvi alapvetését jelentő kézikönyve. Az.eddig kialakult gyakorlat, miután a nemzetközileg eik>gadasra talált elmélettől alátámasztást kapott, oly mértékig megcsontosodott, hogy ma levéltári rendezésen ^ esetek túlnyomó többségében csupán az irattári rend rekonstruálását értjük, $ uj rendszerezéssel csak olyan esetekben találkozunk, amikor addig még rendezetlen iratokról van szó (pl. családi levéltárak, üzemi levéltárak esetében). Az egykori rend rekonstrukcióját követik még ma is levéltáraink olyan esetekben is, amikor az iktató, vagy alapszám szerint kezeit iratok minden segédlete (iktatókönyv, mutatókönyv, stb.) elpusztult, pedig ezzel a rendezés; módszerrel lényegében csak egy minden segédlet nélküli, érdemi kutatásra csak az iratok egyenként történő átnézésével alkalmas, hozzávetőlegesen időrendben kezelt sorozatot hoznak létre. Ha ez esetben ezt rendezési elvnek elfogadjuk, ugy elméletileg a rendezést követnie kellene az iktató és mutatókönyvek pótlásának, amiről te'meszelésen gyakorlatilag szó sem lehet. - Az ügyvitelben kialakított rend teljes megváltoztathalatlanságának széles elterjedtségét mutatja a következő megtörtént eset: Egyik irattárban személyi vonatkozású iratokat 4944 előtt alapszámok szerint elhelyezve kezelték. A sorozathoz iktató-, névmutató- és számsjorkönyvek voltak. Ezek használatával lehetett megtalálni áz egy-egy személyre vonatkozó iratokat. A háborús események következtében a sorozat segédkönyvei maradéktalanul elpusztultak. Az ügyvitelben továbbra is szükség volt ezekre az iratokra, s minthogy a nagy irattömegben az egyes személyekre vonatkozó ir,ato'< segédkönyv hiányában nem voltak feltalálhatók, az irattár dolgozói ugy határoztak, hogy a nagy íraím&ssá; -- személyi iratokról lévén szó - nevek szerint csoportosítják. Ez a megoldás az ügyfitel további igényeit megfelelően szolgálta. A sorozat közelmúltban levéltárba kerülvén a levéltár dolgozói felháborodással nyilatkoztak az irattári dolgozók provenienciát sértő magatartásáról, s olyan kijelentéseket tettejc, hogy a levéltár egyik feladata lesz ennek a sorozatnak eredeti alapszám szerinti rendbe való visszahelyezése. A felszabadulás után az ália,mapparátus irányitói köy.ül egyesek felismerték, hogy az ügyvitel érdekeit nem szolgálják a körülményes kezelést igénylő eddigi irattári rendszerek, és ezen az elmaradottságon egyrészt az ügyintézés gyorsítása, másrészt a viszonylag sok munkaerőt igénylő kezelési módszerek megreformálásával elérhető létszámcsökkentés érdekében valamilyen formában segiteni keli, A helyes felismerést azonban nem követte megfelelő kivitelezés. Az uj iratkezelést a decimális rendszer alapján a minisztériumoktól kezdve a községi tanácsokon keresztül egészen a, néhány száz iktatószámmal dolgozó legkisebb hivatalokig az államapparátus egészéire kidolgozott séma szerint kívánták megoldani. Ugyanakkor nem gondoskodtak arról, hogy e merőben uj iratkezelési módszerekről az érintett dolgozók megfelelő ismereteket szerezzenek, s egyi^eiűjieg a kelleténél nagyobb arányban csökkentették az iratkezelők létszámát. Ezek és e kivitelezésnek még e§yé» hibái okozták azt, hogy az úgynevezett közigazgatási számrendszer, vagy csoportszámos iktatás szerint kezelt iratoknak a szervnél való kezelése az irat védelme szempontjából is komoly problémákat vetett lel (voltak helyek, ahol egyszerűen felhagytak az iktatással), s a levéltárak szorongva gondolnak arra az időpontra, amikor majd az ily módon kezelt iratanyag levéltári kezelésbe fog kerülni. összefoglalóan tekintve : a múltban a levéltárak mechanikusan átvették az egyes szerveknek sokszor még a saját ügyviteli szempontjaikat tekintve :s helytelenül kialakított irattári rendjét, ezt a levéltári rendezés során sem változtatták meg még abban az esetben sem, ha annak speciális indokai voltak. Ennek köve-.keztében a levéltárban folyó rendezések legtöbb esetben csupán az irattári rend merev rekonstrukcióját célozták. Ugyanakkor a levéltárak nem törekedtek arra sem, hogy a szervek saját ügyviteli érdekeinek is jobban megfelelő, s a későbbi levéltári kezelés során is egyszersmindenkorra hasznosabbnak bizonyuló irattározási rendszert léptessenek életbe. Minthogy a rendezés az eredményes levéltári munka egyik legfontosabb pillére, a továbbiakban is ugy tekintünk erre a munkanemre, mint amely elengedhetetlen ahhoz, hogy az irat bármily célú kutatás részére rendelkezésre álljon. A rendezésnél véleményünk szerint általában változatlanul a proveniencia elvét kell szem előtt tartani : ennek megfelelően tehát az iratanyagot az ügyvitelben kialakított rendben kell őrizni. Ez az elv maradéktalanul azonban csak akkor érvényesíthető, ha az eredeti rend fenntartásával, vagy rekonstruálásával biztosítani tudjuk a kezelhetőségnek azt 204