Levéltári Híradó, 5. (1955)

Levéltári Híradó, 5. (1955) 3–4. szám - Borsa Iván: A levéltári anyag hozzáférhetővé tételének néhány aktuális kérdése / 199–210. o.

vábbra is állandóan keletkező iratok szintén bizonyos rendszer szerinti kezelését. Nagy központi hatóságaink (kancellária, kamara) már a XVI. században intézményesen gondoskodtak irataik rendszeréé kezeléséről j a vármegyéknél és á városoknál pe^dig, főleg a XVHt. sz. folyamán mutatkozott .szüksége annak, hogy intézményesen gondoskodjanak felgyülemlett iratanyaguk rendszerezéséről és az ügyintézésben létrejövő iratanyag megfelelő kezeléséről. A feudális családok levéltáraikat szintén a XVIII-XK. században rendeztették. A feudalizmus idején végrehajtott első ilyen rendezések szorosan összefüggtek a íondképző JogbiztoSitó és ügyviteli érdekeivel. A rendezés alapelvét azok a szempontok képezték, amelyek az akkori Jogbiztositás és ügyvitel szempontjából elsődlegesek voltak. Központi és területi hatóságaink igen gyakran alkalmazták a rendszerezésnél az alaki sorozatokat (iratküldők szerinti csoportosítás, fogalmazványok külön történő kezelése), de, megtaláljuk már abban az időszakban a tárgyi csoportosítást is (birtokok szerint, hivatali feladatkörök szerint, stb.), továbbá előszeretettel alkalmazták az időrendet is. Ezek a rendszerek mind az akkori ügyvitel céljait voltak hivatottak szolgálni, s nem tartozik a Jelen fejtegetések keretébe annak bírálata/ hogy kitűzött céljaikat milyen mértékben érték el. Az ez idő tájban kialakított rendszerek a legtöbb esetben hosszú évtizedeken át nem változtak és 1848 forradalmi változásai a legtöbb esetben már több évtizedes irattári (levéltári) rendszert törtek ketté. A polgári korszak első évtizedében legtöbb hatóságnál szétvált a levéltár és az irattár. A levéltár, mely az ügyvitel szempontjából érdektelenné vált feudális iratokat vette át. Jelentékeny mértékben eltávolodott az ügyviteltől és a tudományod feladatok kielégítése felé fordult. Az irattár viszont kizárólagosán az ügyvitel érdekeit szolgálva annak is inkább napi ügyintéző feladatait helyezte előtérbe, elsőrendűnek csupán azt tartva, hogy igénylés esetén az egyedi ügyeket az ügyintézés rendelkezésére tudja bocsátani. Az irattárak iratkezelési rendszerük kialakítása tekintetében nem tartották lépést az iratanyag egyre növekvő mennyiségével, sőt sok esetben időt nem áüó, rövidlejáratú praktieista kezelési szempontokat részesítettek előnyben. Mindennek következtében az iratanyag csak viszonylag nagyszámú segédlet alkalmazásával nehézkesen volt hozzáférhető. Különösen az 1902. évi vármegyei ügyviteli szabályzat életbelépése után vált általánossá az alapszám szerint kezelt irattár. Legtöbb közigazgatási szerv iratanyagát, vagy csupán alapszámok szerint, v^gy csak egészen nagy tárgyi csoportok szerint, s azon (osztályok, szervezeti egységek) belül ismét alapszám szerint kezelték. A polgári kori levéltárak Magyarországon nem tekintették feladatuknak az irattáraktól átvett iratok átrendezését: a feudálisköri anyag felé való túlzott elfordulásuk folytán a polgári korszak anyagát továbbra is * irattári* anyagnak tekintették, puszta, tárolásán kívül legfeljebb az ügyvitel számára elöirat csatolását tartva feladatuknak. Ugyanakkor a levéltárak nem tettek semmit annak érdekében sem, hogy hatást gyakoroljanak az irattári rendszerek jobb kialakítására, s ezzel teljességgel a különböző irodavezetőkre bízták a levéltári anyag rendszerének kialakítását. Európában a legtöbb ország esetében a XIX-XX. században ugy oldották meg az egyre növekvő iratmennyiséggel való harcot, hogy az iratok tömegét már az ügyvitelben (irattárban) kisebb tárgyi csoportokra bontották. A tárgyi tagolás eredményes kezelést biztosított, mind az ügyvitel, mind a levéltár számára. Franciaországban a levéltárak elsősorban már az akkori tudományos kutatások szempontjainak érdekében szükségesnek találták az irattárban kialakult rend megszüntetését és egységes levéltári iratkezelési rendszer kialakítását. E francia eredetű rendszer lényege az volt, hogy tiszteletben tartva ugyan a fondok különállását (respect des fonds) ezen beiül azonban valamennyi szerv iratanyagát előre megállapított levéltári kategóriák szerint csoportosították. Nálunk ilyen törekvéssel csak igen elszigetelten találkozunk. (Ilyennek tekinthettük az Országos Levéltár kamarai anyagában a történeti Emlékek* c. egységet, amely fondra való tekintet nélkül előre meghatározóit tárgykörökbe kívánta összehozni az ezekbe tartozó legfontosabb iratokat.) Levéltári Jellegű átrendezésnek tekinthető - bár értéke igen kétes - az az átrendezési módszer is, amit a Magyar Nemzeti Múzeum Levéltári Osztálya 1934 előtt követett. A Múzeum ugyanis a kezelésbe átvett, - főleg családi - levéltárakat a fondok határainak tiszteletbentartásával ugyan, de évrendbe rendezte át. Általánosságban megállapíthatjuk, hogy a magyar levéltárak a polgári korszakban változatlanul vették át az irattárak anyagát, nem tekintették feladatuknak, hogy bennük bármiféle átrendezést hajtsanak végre, de azt sem, hogy - az egyre növekvő mennyiségű iratanyagnak mind az ügyvitelben, mind a levéltárban való kezelését korszerűsítendő - belefolyjanak az irattári rend200