Levéltári Híradó, 4. (1954)
Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Lukas, Václav: A levéltári gyakorlat alapfogalmai: hozzászólás a levéltári terminológia kérdéseihez / 140–148. o.
145 A hivatalos ŰÍ irat /akta/ az egy és ugyanazon ügya?® vonatkozó beadványok, mellékletek, előiratok, fogalmazványok, illetve elintésés«máőolatok összessége* Á rendszéanél az aktáknak mindezen résseit az eredé* ti rendben kell maghagyni, illetve ilyen formában kell visszaállítani. Az iratanyagoknak f 'régi regisstratura^ra, "Theresianami kezelésire és "az 1850-ig terjedő ujabb r©g:Í3ztratura H-íra való tagolása az egyes kezelési rendszerek érvényesülésének időbeli meghatározásával pótolható, mely sokkal pontosabb. IV* A segédkönyvek /irodai kezelési segédeszközök/ a következő fajtákra oszlanakt 1* Iktatőköhyvek, amelyekbe folyamatosan bevezették az irodába beérkezett és onnan kiment iratokat /beadvá» nyokat/* 2* Mutatók /repertóriumok/, betűrendes helyi, személyi és tárgyi regiszterek* 3» Elenchusok és iratjegyzékek az iratkötegekben való elrendezés szerint* E csoportokon belül a segédkönyvek az egyes kezelési rendszerek időbeli kitérjedése, illetve időrend szerint tagolódnak* V« ^^•mény f jellegii állagok, A pecsétek/x/, térképek és tervek* amelyeket rendszerint önálló csoportokként csatolnak a levéltári anyagfajták szerinti fel• osztáshoz, önálló gyűjteményjellegű állagokat alkotnak, amelyekben meghatározott eljárás szerint rendezik az azonosfajtáju, fie kü*» lönféle eredét% tárgyakat, illetve dokumentumokat, ugyanúgy, ahogy ez az újkori történelemhez tartozó dokumentumgyűjteményékbe nt az aprónyomtatvány**, újságai vonat-, fénykép-, ábrázolás-* * az idegen levéltári forrásokból vett kivonatok és leirásék stb* gyűjteményeiben történik. Annak eretekében, hogy e gyüjtemónyjei« legü állagokat élesen elválasszuk a levéltári állagoktól* olyan jelzettel /signatúrával/ kellene ezeket elletni, amelyek feltük nőén jeleznék gyűjteménye-jellegüket /például* P*égr» m pecsétek, T.gy* - térképek, F*gy* m fényképek stb*/ Kisegítő kezelés i refidszert kell kidolgozni ol;yan iratanyag ren~ dezésénél, amelyekre vonatkozóan.nem maradt fenn semmiféle kezeié si se sú úr" eszkös /iratterv, iratjelzetek, segédkönyvek/* Ennek olyannak kell lennie, hogy a lehető legjobban megfeleljen a levéltári,állag keletkezésénél használt levéltári rendszernek* III. Nyilvántartási kezelés* A gyarapodás bevezetése. /Naplózás/* A levéltári anyag gyara podási naplója /Gyarapodási napló/ az> a könyv, amelybe folyamatosan beirják.a levéltári anyag gyarapodását, hogy igy biztosítsák a levéltár tulajdonát az újonnan szerzett levéltári anyagra* A gyarapodási napló tételei /bejegyzései/ különböző terjedelműek lesznek aszerint, hogy milyen nagyságú gyarapodást vezetnek be és melyek lesznek azok az adatok, amelyek a beirásnál megállapíthatók lesznek* „mim " l •"" »• "' il i n n iiinrn mi. in /x/ Nyilván pecsétnyomők éa egyéb lenyomatok gyűjteményei* - /Szerk*/
