Levéltári Híradó, 4. (1954)
Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Lukas, Václav: A levéltári gyakorlat alapfogalmai: hozzászólás a levéltári terminológia kérdéseihez / 140–148. o.
A gyarapodási naplónak feltétlenül tartalmaznia kell* 1« A gyarapodás számát* 2* A levéltárba való átvétel keltét* 3* A szerzemény clmleirását, amely az anyagot röviden* de lehetőleg pontosan azonosítaná, nehogy elcserélődjék* illetve meg nem állapithaté veszteség álljon be* 4# Az átvett darabok, csomagok, kartonok, kötegek, könyvek számát* 5# Kitől veszik át az uj szerzeményt? 6* Esetleg utalást az átvételi iratokra és jegyzékekre* Gyarapodáson az egy és ugyanazon eredetű iratokat, vagy levéltári iratqsoportokát, illetve azon regisztraturákat ill* regisztratura-osztályokat értjük, amelyek egy napon /egy küldeményben/ mentek át a levéltár tulajdonéba* illetve egy megbatározott időközben kerültek a levéltárba/összefüggő szállítmányok/. A gyarapodási szám a gyarapodási napló azon tételszámát jelzi^ amely alatt a levéltári anyagot, illetve a levéltári anyagok csoportját a levéld tár tulajdonaként bevezették* Ezt a számot a levéltári anyagra nem kell felimi, hanem elegendő feltüntetni a leltári lap bal alsó sarkában* Letéti .jegyzéket azokról a levéltárban elhelyezett anyagokról készítünk, amelyeknél ki van kötve, hogy a tulajdonjog az eredeti tulajdonost illeti. Leltároz á s* A levéltár leltára a levéltárban elhelyezett levéltári fondók leltárainak összessége, mely a fondók nyilvántartására szolgál, lehetővé teszi ellenőrzésüket és katalogizálásuk alapjául szolgál, lehetőséget adva az anyag felhasználására* A levéltári fond leltára az állagnak a származási elv szerint történŐ összeírását jelenti* összehasonlítás: A könyvtár és a múzeum leltára egyúttal gyarapodási napló is, mig a levéltárban, ahol az egységet a levéltári fond képezi, amelyet a különböző levéltári gyarapodásokból igyekszünk rekonstruálni, külön gyarapodási naplót és külön levéltári fond leltárat kell vezetni« A fond e különböző gyarapodásokból való rekonstruálási lehetősége követelményének a cédulaformáju leltár, mig a levéltári fondók "biztonsága és ellenőrzési lehetősége követelményének a könyvformában készült leltár felel meg* Szert, amennyiben a levéltári fond még nincs teljesen rekonstruálva és remény van annak kiegészítésére, ajánlatos leltárát leltári cédulákra irni. Ha a fondok már teljes, illetve nincs már remény kiegészítésére és a rende r zése befejezést nyert, minden fond leltárát könyvbe kellene átimi. A cédu~ laleltárt könyvbe való átírás után is meg kellene tartani, hogy alapul szolgáljon a fond végleges, részletesebb feldolgozásához* Ha a fond leltára nyomtatásban is meg fog jelenni, a cédulaleltárból csak azokat az adatokat kell átvenni, amelyek legjobban szolgálják a leltár közrebocsájtásának céljót* A tudományos, gazdasági, stb# szükségletek szá~ '""Ifiára közreboosájtott leltár használhatóságát csak a csatolt lajstromok /regiszterek/ teszik lehetővé* *
