Levéltári Híradó, 4. (1954)

Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Szászi András: Helyes vagy helytelen a csoportszámos iratkezelési rendszer? / 107–111. o.

-> 108 annak az álláspontnak, amelynek lápviselői az elvetett régi bürokratikus iratkezelésben látják az egyedüli helyes és alkalmazandó iratkezelési rend» szert* s ahelyett, hogy az újnak a tökéletes elsajátítására és a kiadott utasítások pontos betartására törekednének, a réginek a visszaállítását szorgalmazzák* A két álláspont homlokegyenest ellentmond egymásnak* Melyiknek van hát igaza? Hogy erről véleményt alkothassunk, vizsgálat tárgyává kell tennünk a csoportszámos iratkezelési rendszert, a rá vonatkozó rendeletet és a gyakorlati megvalósítást* £ kérdés vizsgálatához tartozik fczedő Antal elvtársnak a Levéltári Hira&Ó legutóbbi szamában közölt oikke is, amelyben beszámolt az egyik levéltári munkaközösség végzett munkájáról* Ennek a munkaközösségnek a osoportszámos iratkezelés hibáinak felderítése volt az egyik feladata: "Fel kell deriténl, hogy mennyiben erednek a hibák magából a rendszerbéi, illetőleg annak jelenleg Magyarországon alkalmazott foxmájából és mennyiben a kiadott utasítások be nem tartásából*

H A kitűzött feladat elvégé zéséhez nagy segítséget nyújtott az, hogy a munkaközösség több tagja résztvett azokban a bizottságokban, amelyek a Minisztertanács Titkárságának megbízásából több szervnél helyszínen tanulmányozták a osoportszámos iratkezelést^ s igy közvetlen tapasztalatokat szerezhettek* Ezzel a tevékenységgel sikerült munkájuk útjából kiküszöbölni azokat.a nehézségeket, amelyeket az okozott volna, hogy a magyar levéltáraknak az irat képző szervek iratkezelését illetően ma még nincsenek meg azok a jogaik, amelyeket a Szovjetunióban és a népi demokratikus országokban a levéltáraknak törvények biztosítanak* Szedő Antal elvtárs közlése szerint az említett munkaközösség arra az állásportra helyezkedett, hogy a csoportszámos iratkezelési rendszerlük valóban alapvető hibája van, mégpedig az, hogy "***a osoportszámos rendszer kategóriáit országosan, minden hivatalra, vállalatra, üzemre, szervre kötelezően dolgozta ki* Megfigyelésünk szerint az ilyen országos kategória** rendszer túlságosan elmosódott határu kategóriákat hoz létre /lásd a M

íerr~ ügyek?* csoportot/, az iratképző valamelyik csoportba beosztja az iratot* de később az irat tárgyának ismerete nem elég ahhoz, hogy megállapítsa, milyea csoportba osztotta be annakidején az iratot, nem tudja tehát az iratot előkeresni, szerelni az utőirathoz* A csoportszámos rendszert egyes területekre külön-külön kell kidolgozni, mint ahogy azt a Szovjetunióban - Mityájev levéltártani kézikönyvének tanúsága szerint - csinálják«

í, Ez% a megállapítás azoknak az álláspontját látszik alátámasztani, akik a jelenlegi csoportszámos iratkezelési rendszer elvetése mellett fog™ laltak állást, s akik az iratkezelés terén kétségtelenül mutatkozó zaTarok okát csupán megában a csoportszámos rendszerben látják* Hiszen világosan kijön belőle, hogy nem tudják az iratokat előkeresni* Be. ez nem zárja ki annak lehetőségét, hogy nem csupán az iratkezelési rendszerben van a hiba, hanem alapja van azok vélekedésének is, akik szerint nem történt meg min-* ^en az uj iratkezelési rendszer tökéletes elsajátítására, s a kiadott uta~ sitásokat is hiányosan hajtjuk végre* Már pedig, ha igy van, akkor ez elég ahhoz, hogy a kezelés ne legyen zökkenésmentes, s hogy nagyobb zavarok keletkezzenek a nyomában* Nézzük meg a kérdésnek ezt az oldalát is* S kez4= jük talán az uj iratkezelési rendszer elsajátításával* x A csoportszámos iratkezelési rendszer bevezetéséhez kiadott "Útmutató

0 /Belügyi Közlöny 1951 •december, I2*sz*/ világosan kimondja, hogy az iratkezelőket 1-2 napos oktatással meg kell ismertetni az uj munkamődíszerekkel, s az uj iratkezelést nemcsak az iratkezelőknek, hanem az elóadóküak is meg kell ismerniök, s az ügyintézők segitsék az iratkezelőket a ke-