Levéltári Híradó, 4. (1954)
Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Szászi András: Helyes vagy helytelen a csoportszámos iratkezelési rendszer? / 107–111. o.
«. l©9 «* zelés terén felmerülő problémáik megöl fásában* Hogy valósult meg «§a a gyakorlatban? Erről az előbb már említett bizottsági tapasztalata «,duak értékes tájékoztatást* Iratkezelést regesnek olyan kezelők is? akiket - saját beismerésük szerint•- az iratkezelésre senkisem oktatott, az '"IJtmataté^-ről a bizottsági tagoktői hallottak először? Példák erre a Népművelési Minisztérium népművelési és könyvtári főosztályának kezelői* ÁÜÜ előadók és a Gazolok közötti viszonyt a Belkereskedelmi '-Minisztérium egyes osztályain csak : túlzással lehetne normálisnak mondani* "fannak előadók* akik az Iratkezelési munkában bűnös "bürokráciái látnak, teljesen ismeretlen előttük as iratkezelési rendszer* A kezelőknek nyújtott segítség - mint az egyik osztály kezelői panaszolták... - abban nyilvánul insgt.hogy amikor s kezelők a kiadványhoz csatolási utasítás megadását, hivatalból kezdeményezett ügyeknél & ha-* lyes tárgymegjélölést kérik az iraton feltüntetni, leintik őket* ak&dékoakódoknak nevezik* 13 sorok irőja jelen volt 9 aoíLix>r az egyik előadó^ aM ellen a Szelőknek sok panasza van a tárgy megjelölésének felületessége miatti arra a kérdésre, hogy mi az általa elintézett és egyszerűen os&k "Él*" relémének jelzett tárgya Irat helyes tárgya, fölényesen azt lelelte ."hülyeség*', s ezzel az ügyet a maga részéről befejezettnek tekintetté* Asso™kon a helyeken, ahol előfordul, mennyi hiba, zavar szülője less ©z az állapot* Ami a osoportszámok felhasználását illeti , példákként neszük m#g'az előbb emiitett népművelési és belkereskedelmi minisztériumot, tai&t afeol Xe*» hetőség volt az iratkezelés tanulmányozására* A Népművelési Minisztéxluiaban u^r értelmezik a esoportsaámos iratkezelési rendszert , hogy az egyik osztály által használt csoportszámot a másik osztály iratainak kezelésénél még akkor sem használhatja, ha abba a csoportszámig tartozó tárgyú irata adódik* Például a\ jogi osztálynak nincs I7=^es csoport s zárna ? pedig az kifejezetten "jogügyek" részére van az "TTtmutató"~ba& kijelölve* JSnnak ass a következménye, hogy a kezelő az "általános jogi ügyeket" és a "wgyBS ügye*? kei" a 11-es osoport szám alatt ..veszi nyilvántartásba, .holott, az w az államigazgatás szervezése és szervezete^ tárgyú iratok csoportszáma* A könyvtári főosztályiak iratai nyilvántartására a csoportszámok osztályok közötti felosztása alkalmával hat csoportszámot engeáélyeztek* A kezelőnő "takarékosságból" a hat közül két csoportszámot nem használt felt &^ iratokat el— osztja a négjr csoportszám között* Érmek az a következménye, hogy egyes ügy&k iratai a legkülönbözőbb csoportszámok alatt, tárgyuktól függetlenül kaptak nyilvántartási számot és lettek irattárba helyezve* A Belkereskedelmi Minisztériumban egyes ©sztályokom nagy vonzódást éreznek a 77~oe szán iránt, amely tudvalévőleg a belkereskedelmi igaisgatág csoportszáma* Olyan ügyek iratait is 77~es csoportszám alatt tartják w^l^ ván, amelyek tárgyuknál fogva /anyagigénylés, kiutalás/ a 2^ illetve /áruszolgáltatás/ 26* csoportszámba tartoznak* A Begyűjtési Miniö^tétóum a,-79** es számot /előtt© egy B betűt/ használ a csoportszámok előtt /B*79-/* 8 azzal, hogy a bontás által négy számjegyűvé vált csoportszámot /79/15/ t3z& f még jobban fokozza a zavart, mert a törtvonal után következőÁ%&& .-szám a csoportszámos rendszer szerint a CBOportszámos tárgycsoportba /lf/ tartozó tizenötödik ügyet, tehát a csoportszámon belüli sorszámot jelent,-holott Jelen esetben a 7915**ös csoportszám két utaolső számjegye, amelyet a törtvonallal szabálytalanul választottak le* Bzek a kiragadott példák a sok hasonló közül valók s hogy esak %ny~> nji kerül megemlitésre, az nem azt jelenti, hogy nines több belőle, vagy iseteézséget okozna több példa felsorolása* Arra ninest hely, hog<r vaíamernyit meg lehessen említeni* Be szükségtelen is lenne, hiszen ennyi is elég ahhoz,
