Levéltári Híradó, 4. (1954)

Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Szászi András: Helyes vagy helytelen a csoportszámos iratkezelési rendszer? / 107–111. o.

- 10? az ügyfél neve, hanem a levelezés tárgyköre és esetleg Meghatározott évszáma fémjelez. Ilyesfélének számithatjuk a nemzeti vállalatok törlesztési jelentéseit, "bizonyos követeléseknek az adóhivatalokon keresztül történő "behajtását, a nemzeti bank kivonatok és KISZ ©inkasszók össs@^üjtését

r cenzurabizottsági ülések /több cég kiküldőt tjeiből alakult/ anyagának egyetlen M

dosszié

M-ha való összerakását, stb. Vagy példáid a KTSZ •hitelkérelmek és kölcsönkartonok összegyűjtését. a/ üzleti könyvek. A Pénzintézeti Központ az ilyen vonatkozású anyagot Budapestre szállittatta^ e/ %yéb, nem a megyei kirendeltség működése során keletkezett iratok* Ilyenek az egyes községi hitelszövetkezetek havi elszámolásai a számlájukra átultalt pénzekről, ezek felhasználásáról, pénztári okmányokkal stbvel együtt, Mindezek az iratanyagnak jelentős részét alkotják* A községi hitelszövetkezetek ügymenetéhen keletkeztek és ezek feloszlatása után kerültek he a győri OSZH. irattárába. A hitelintézet szaknyelvén könyvelési levelek néven szerepelnek. Havonként elkülönítve gyűjtötték őket Össze keletkezés sorrendjében. Hasonlóképpen idegen anyag az 1950-ig működő soproni kirendeltség egyik hónapra vonatkozó jelentése. Bz a soproni kirendeltségnek a "budapesti központtal való levelezését tartalmázza* Irattári rendszere a már többször emiitett forma. ~ Megemlítem még, hogy a 464 osomőból álló és szépen összekötözött, iratjegyzékkel ellátott OSZH.kirendeltségi anyagnak kb. a felét tüzetesen átnéztem* Ez az iratanyag minden túlzás nélkül a legrendesebben kezeltek közé tartozik. A levéltárba való átadása is mintaszerűen történt. Feltehető, hogy e tanulmányhoz szükséges gyűjtőmunka során az összes előforduló iratfaj tákkal megismerkedtem. —o®o— Szászi Andrást HELYES VAGY HELYTEIM A OSÖPOBTSZifiiOS IBATOZEláSI $ . . ..,;. , ... Egy idő óta sok sző égik az államigazgatási szervek, intézetek és intézmények iratainak csoportszámos kezelési rendszeréről, .általában ug$emlegetik, mint egy alapjában elhibázott, sok zavart okozó iratkezelési rendszert, amelynek bevezetése óta az ügyintézés alatt álló iratok nyomon követése, és az iratoknak tárgy, hely vagy név alapján történő visszakeresése rendkívüli nehézségekbe ütközik, s nem minden esetben jár sikerrel, mert a csoportszámos iratkezelési rendszerben nincsenek e célt szolgáló segédkönyvek, azok hiányát a tárgyi ceoportositásu kartotékok nem pótolják* Ezzel szemben vannak olyan vélemények is, habár kevesebb számmal, mint az előbb emiitettek, amelyek. elismerik ugyan, hogy a csoportszámom iratkezelési rendszernek vannak némi hibái, de az iratkezelés terén tapasz talnatő zavarok okát nem az általuk is elismert hibákban látják, hanem jtzzal magyarázzák, hogy az előforduló zavarok -előidézésében jelentős szereke van a régihez, a megszokotthoz makacsul ragaszkodó, az ujtől idegenkedő