Levéltári Híradó, 4. (1954)

Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Kopasz Gábor: Baja város levéltárának rendezése / 77–87. o.

- 83 Általános rendezési tapasztalatok* Az eddig már érintett általános rendezési elveken kivül leszögezzük , hogy a levéltárrendezésnek történeti megalapozottságúnak kell lenni* Az általános történeti ismereteken kivül a város jogi és igazgatási fejlődési menetét is szem előtt kell tartani* A helytörténet ismerete megszeretteti velünk azt a helyet, ahol az iratanyag termelődött és a hely szeretete közelebb hozza hozzánk az iratanyagot. Még közelebb jutunk az iratanyaghoz, ha ismerjük annak a szervnek vagy hivatalnak a történetét* amely az iratanyagot létrehozta* A hivatal iratkezelésének megismerése elvezet az iratok belső összefüggéséhez, rendzéséhez* amelynek ismerete birtokában lehet csak az iratanyagot a proveniencia elv szerint rendezni* A rendezésnél u*i*figyelembe.._-kell_ venni mindazokat-a-.tényezőket »melyek

: hatotttok az iratképződésre* A regisztratura elvhez valő ragaszkodást általában kötelezőnek kell elfogadnunk* Az e szerinti rendezés nem lehetséges másként, osak a segédhivatali iratkezelési szempontok teljes figyelembevétrlével* Csak igy lehet az anyagot eredeti rendjébe visszahelyezni* Fontos, hogy a rendezésre várd anyagot, mielőtt rendezzük* teljesen megismerjük* Ne maradjon a levéltárban ismeretlen anyag* Csak az anyag ismeretében lehetséges annak csoportosítása* Csoportosításkor az iratanyag tesamészetes összefüggését és a természetes válaszfaiakat kell felismernünk* Az összefüggések és választófalak ismerete után kerülhet sor a felállítási terv kidolgozására* A felállítási rendszernek olyannak kell lennie* hogy az iratanyag külső elhelyezése teljes összhangban legyen a belső tartalmi egységgel* Az iratanyag korábbi megismerésének Írásbeli lerögzítése néhány mddj a között legáltalánosabb az alapleltár és osoratf jegyzék* &zek birtokában könnyebb elkészíteni a rendezés és felállitás tervét* Ha j$ rendezési tervet készítettünk és az anyagunk jól jelzeteit, a sorbaszedés és állványra rakás már ^sak mechanikus munka* Hagy levéltári anyag rendezésnél és nagymennyiségű ömlesztett anyag rendezésnél is a munka mechanizálásával lehet gyorsabban rendet teremteni* Általában az egész levéltári rendet mechanizálni kell, hogy a legkevesebb útbaigazít6 segédeszköz segítségével mindent a logikus helyen lehessen megtalálni, mert igy szolgáljuk a levéltári rend legfőbb célját, a levéltár kutathatóságát* Ömlesztett anyag rendezésnél a munkát szintén a rendezés mechanizálása gyorsítja* Itt a rendezés első fázisában csak az iratjelzetékre figyelve, az évközökre most még nem tekintve, az anyagot az eredeti iratsorozatokra választjuk szét* Következő lépés az iratsorozatokon belüli decennális évkorok szerinti csoportosítás, majd pedig az évekre való elkülöni* tés* Csak éveken belőli sorbaszedés után következhetik a segédkönyvek segítségével történő ügydarabrekonstruálás* Jelzetes iratok rendezése során az ügydaiabok segédkönyv &iján is rekonstruálhatdk* ha az iratok fejlécén az elő- és utdszámok fel vannak büntetve, tehát jelezve vannak az iratkapcsolások* A jelzetnélküli iratoknál nem marad más hátra, mint a mesterséges csoportosítás, a tárgykörök szerinti rendezés és rendezés után megfelelő segédletkészítés* Általában a rendezésnek olyannak kell lenni, hogy a kutatási igényeket a legjobban ki lehessen elégíteni* Csak rendezeti; levéltár tudja