Levéltári Híradó, 4. (1954)

Levéltári Híradó, 4. (1954) 3–4. szám - Ember Győző: A Lengyel Népköztársaság levéltárügye / 11–43. o.

olyan módon , mint a lengyel és a szovjet leltáraké A másik céli segédkönyv készitése az anyaghozo Segédkönyv olyan értelemben, a hogyan mi értelmezzük ezt a fogalmat* Ilyen célja a mi leltárainknak nincsen* Hogy a lengyel leltárnak ezt a célt is szolgálják, sőt ez az elsőrendű céljuk, annak az a magyarázata, hogy nálunk egykorú segédkönyvek általában nincsenek, tehát uj segédkönyvekre van szüksége Szék az uj segédkönyvek a leltár*** A leltározásnak más-más módjai vannak rasserint, hogy milyen anyagot leltároznak« Másképpen leltározzák a füzetekben és kötetekben lévő iratokat, másékppen az egyes okleveleket ^másképpen az ugyancsak egyes térképeket f

, másképpen a filmeket* Mindenfajta leltározásnak azonban két alapformáját az egyik a kartotékleltár, a másik a könyvleltár» Könyvleltárat minden anyagról készítenek, kivétel nélkül* Kartotékleltár nem minden anyagról készülő , Könyviéi tárat akkor k^zitenek eflT f ondről, ha az a fond már teljesnek tekinthető* ha rendezett* könyvleltár végleges állapotában veszi számba a fondót, ebben az állapotban szolgál hozzá segédkfinyvül* Kartotékleltárat nem teljes, nem rendezett fondókról készítenek, éppen azért, mert még nem teljesek, nem rendezetteke A kartotékleltárak nemcsak a számbavételt célozzák, nemcsak segédkönyvül szolgálnak, hanem egyben,sőt elsődlegesen, a fondok rendezésének, teljessé tételének nélkülözhetetlen segédeszközei* A kartotékleltározást éppen ezért egybekötik a rendezéssel* A rendezésnek egyik fázisa a kartotékleltározás« Amikor a rendezés során az egyes fondókat már elkülönítették egymástél, s a rendez^ előtt ott állnak vagy fekszenek a rendszerező fond Őrzési egységei, akkor nem ahhoz fog hozzá, hogy az őrzési egységeket, a füzeteket és köteteket, tovább rendezze, előbb nagyobb, azután kisebb csoportokba oszsza, hanem hozzáfog az őrzési egységek kartotékolásához• Ugyanígy jár el, ha nem füzetekkel és kötetekkel, hanem egyes iratokkal, például oklevelekkel, térképekkel, van flolga. A kartotékleltározás során minden őrzési egységről, legyen az akár füzet vagy kötet, akár egyes oklevé; vagy térkép - ugyanis ezek is őrzési egységeknek tekinthetők - felvesz egy kartotéklapot, kitölti annak meghatározott kérdéseket tartalmazó -rovatait* A kartotéklapok meghatározott alakú és beosztású, nyomtatottan rovatolt, vastagabb papírlapok, amilyenek nálunk például a könyvtári katalóguslapok• Rovataik mások és mások aszerint, hogy milyen anyagról van szó* Amikor a kartotékleltár felvétele megtörtént, akkor folytatódik a rendezés* A kartotéklapok kerülnek rendezésre, azok segítségével alakul ki a fond belső rendje* Ha ez megtörtént, kerül sor magának az anyagnak az átrendezésére* Ha ez is befejeződött, s a fond teljesnek tekinthető, elkészítik a könyvleltárat * A könyvleltár is az anyag jellegének megfelelő nyomtatott kérdőpontokat tartalmaz, ezeket töltik ki* Minden őrzési egység, füzet, könyv, oklevél, térkép, filmtekercs, külön leltári egység lesz, külön leltári szá~ mot kap e