Levéltári Híradó, 4. (1954)
Levéltári Híradó, 4. (1954) 1–2. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Szedő Antal: A jelenleg alkalmazott iratkezelési rendszerek vizsgálatával foglalkozó munkaközösség munkájának eddigi eredményei / 124–126. o.
területekre külön-külön kell kidolgozni, mint ahogy azt a Szovjetunióban Mityájev levéltártani kézikönyvének tanúsága szerint - csinálják* 2o/ Vannak olyan hi-ratálok, ahol a csoportszámos rendszerben az iratokat zökkenőmentesen kezelik* Ezekben a hivatalokban előzetesen gondosan irattári tervet készítenek, ahol az egyes ügyosztályok hatáskörének megfelelően számbaveszik az összes előforduló ügyeket f ezek számára csoportszámokat jelölnek meg* Általában egy-egy iratkezelő hely kbo 7© csoportszámmal dolgozik* ennyit rövididő múlva az iratkezelő fejben tud tartani* Olyan hejtyeken, ahol 200-250 csoportszámmal dolgoznak ez már nem volt lehető, hanem a kezelő állandóan az irattári tervet forgatta* falálunk olyan szervet is, amelyik helyesen oldotta meg az olyan iratok nyilvántartását,.' amelyek tárgyuknál fogva több iratsorozathoz is beoszthatok* Bgy csoportszám alatt iktatják az iratot és az olyan csoportszámoknál, melyek a beosztássá! még számbajöhetnek, utalnak arra, hogy az irat milyen csoportszám alatt van elhelyezve c. 3«/ Tannak olyan hivatalok, ahol nem tárgyi csoportok szerint kellene az iratokat csoportokra bontani, hanem levelezők szerint* Ilyenek általában a vállalatok, üzemek, gazdasági minisztériumok, stb* Jelenleg ezeknél a szerveknél általában nem a csoportszámos rendszer szerint kezelik asss iratokat, hanem a legkülönbözőbb egyéni elgondolások szerint* Ugyíanis a tár- v gyi csoportokra való bontást lehetetlennek találva, a legkülönbözőbb módokon keresnek kiutat* 4*/ Tannak iratok, melyeket nem lehet a csoportszámos rendszerbasa. kezelni* Olyan csoportszám, ahol pl* panaszügyek vannak egyesitve és évente 6-7*000 panasz fut be, nem teljesiti hivatását, mivel egy irat feltalálásához többezer irat átnézése, rengeteg idő elpocsékolásával jár* Székben az esetekben folyószámos iktatókönyv és névmutató felfektetése a célravezető* Egészen kis ügyforgalmu hivatalokban ugyancsak ez a rendszer alkalmazandó • 5*/ Szükség van előadói munkakönyvre* Minden előadó munkakönyvébe b# kell jegyezni a kiosztott ügydarab számát és a kiosztás keltét* Amennyiben rövid utón máshová kerül az irat, ennek a munkakönyvben nyomának kell lenni* A munkakönyv tenné lehetővé a hátralékok bármikori megállapitását* Esetleg kezelőkönyvet is fel lehetne fektetni, amelyik az akta utjának minden egyes fázisát rögzitené 0 Ugyanis jelenleg az iratnyilvántartó lapon hely hiányában az akta utjának minden egyes fázisát képtelenség rögzíteni* Biterjedt szokás, hogy az előadó nevét és a tárgyalás napját ceruzával irják be* amennyiben az akta máshová kerül, hogy az ujabb bejegyzést lehetővé tegyék, a régit kiradírozzák* 6*/ Az irattári fegyelem gyenge, helyre kell állítani* Heg kell akadályozni, hogy az előadók nevükre érkező hivatalos iratot, vagy egyáltalában nem, vagy csak késedelmesen iktassanak be* Az iktatás elmulasztása minden ellenőrzést lehetetlenné teszo Ugyancsak meg kell akadályozni, hogy előadók az iratot elintézés után maguknál tartsák az u«,n» zseb— , vagy fiókirattárban* 7*/ Mindenütt központi irattárat kell létesíteni és valakit irattár©3ttfc kijelölni* Ugyanis az iratok az osztályon 1-2 évig vannak, viszont csak 5 év múlva kerülnek levéltárba* Tehát kell egy központi irattár, ahol az iratok a fennálló jogszabályok értelmében 4 vagy 5 évig kezeltetnek* Az iratokat a központi irattáros vegye át, viszont csak a központi irattáros adhasson ki iratokat, csak ő szerelhessen,' persze a megfelelő feljegyzések eszközlésével. Tehát ezek szerint elsősorban a fegyelmet kell helyreállítani az iratkezelés terén, azután pedig a jövőben elv legyen, hogy iratkezelési rendszereket rugalmasabban kell alkalmazni* így történik a Szovjetunióban is*
