Levéltári Híradó, 4. (1954)

Levéltári Híradó, 4. (1954) 1–2. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Szedő Antal: A jelenleg alkalmazott iratkezelési rendszerek vizsgálatával foglalkozó munkaközösség munkájának eddigi eredményei / 124–126. o.

- 124 r A vita további összefoglalása során megindokolták az 'utasítás" által javasolt selejtezési módszereket s hangsúlyozták* hogy nagy óvatossággal kell eljárni az egyes anyagok selejtezésénél, tekintettel arra

s hogy az igy kiselejtezésre itélt iratokat később ujj előttünk eddig még ismeretlen szempontok szerint esetleg fel tudjuk használni

0 Az "Utasítással? kapcsolatban lefolytatott vita eredményeképpen az elnökség a következő javaslatokat, illetőleg döntéseket hoztas lo/ a keretutasítás tervezetét a következő utasitás kidolgozásának alapjául elfogadtákj, 2o/ a tervezetben bizonyos terminológiai és formális módositások végrehajtása szükséges, 3°/ a fondnak a tervezet által javasolt fogalmát a következőképpen indokoljákg a jogi személy fogalma

9 mint olyan fogalom, amely nem felel meg a "pénzügyi személy" x fogalmának nem fogadható el az állag különválasztásának kritériumaként» A ''pénzügyi személy" levéltári szempontból vett fogalmának kell döntenie az iratok csoportjának föndként való ke™ zelésérőlo Ezzel kapcsolatban a vállalkozó tulajdona a részvénytársaság megalapítása előtt nem képez különálló fondoto Vonatkozik ez a finanszírozott egységre is

c 4o/ Az "Utasítás" tervezetében foglalt rendezési séma azon vállalatoknak iratkezelési és irattári sémáira épült fel

s

, amelyeknek állagát a lofzi Vajdasági Állami Levéltárban rendeztéko Amennyiben a szerves rend visszaállítása nem lehetséges, illetőleg a vállalatnak nem volt regisztraturája, ugy a levéltári anyagot az "Utasitás" által javasolt módon kell rendeznio A regisztraturán kivül képződött "nem kezelőirodai" iratok egy részét olyan rendszerbe kell sorolni, amely megfelel a vállalat szervezeti sémája alapvonalainak, függetlenül attól, hogy a szervezet egyszemélyes, vagy több személyes* 5°/ A számvitellel kapcsolatos iratokat - különösen pedig a könyvelési és kalkulációs anyagot - az első csoporthoz kell sorolni, tekintettel arra, hogy ezeket az iratókat az irattári terv keretén belül vezették,, Nem vonatkozik ez a költségvetési/elszámolási/ és vagyoni számadásokra* 6«/ A selejtezést nagyon óvatosan kell végrehajtanig figyelemmel arra, hogy még azok az állagok is, amelyek már rendezett állapotban vannak, uj módszertani szempontok alá eshetnek» A JELENLEG ALKALMAZOTT IRATKEZELÉSI RENDSZEREK VIZSGÁLATÁVAL FOGLALKOZÓ MUNKAKÖZÖSSÉG MUNKÁJÁNAK EDDIGI EREDMÉNYEI A kérdéssel foglalkozó munkaközösség munkatervében első feladatnak a jelenleg nálunk alkalmazott u,n» csoportszámos iratkezelési rendszer hibái nak felderitését tekintette. "Fel kell deríteni., hogy mennyiben erednek a hibák magából a rendszerből, illetőleg annak jelenleg Magyarországon alkal mázott formájából s mennyiben a kiadott utasítások be nem tartásából

0

» A munkaközösség a terv célját szem előtt tartva igen sok tapasztalatot gyüj tött, ha nem is az eredetileg tervezett módon, hanem annál mélyebbre menő hatáskörrel felruházva. Az eddigi tapasztalatokat az alábbiakban lehet ösz szegeznis , !•/ Az u.n« esoportszámos rendszer legfőbb hibája az volt, hogy a cso— portszámos rendszer kategóriáit országosan, minden hivatalra, vállalatra, üzemre, szervre kötelezően dolgozta ki

e Megfigyelésünk szerint az ilyen országos- kategóriarendszer túlságosan elmosódott határu kategóriákat hoz létre /lásd a "tervügyek i' csoportot/, az iratképző valamelyik csoportba beosztja az iratot, de később az irat tárgyának ismerete nem elég ahhoz* hogy megállapítsa milyen csoportba osztotta be annakidején az iratot, nem tudja tehát az iratot előkeresni, szerelni az utóirathoz• A csoportszámos rendszert egyes R /'osobowjsci finanzovej" - talán a pénzügyi értelemben vett önálló személyiség vagy a vállalatot finanszírozó érdekeltség fogalmát jelöli, mely ugy látszik nem felelt meg a "jogi személy" fogalmának /Pordo/