Levéltári Híradó, 4. (1954)

Levéltári Híradó, 4. (1954) 1–2. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Rynkowska, A.: Az üzemi levéltári iratok rendezésének kérdése / 116–124. o.

Az ipari vállalatok iratkezelési elveinek kialakulását befolyásolták az olyan tényezők is, mint a vagyon pontos nyilvántartásának szükségessége, gyors els&áraolásök elvégzésének végrehajtása, stb

0 Az a tény, hogy az ipari vállalatok szervezete különbözik a hivatalok szervezetéről, s ass, hogy eltérések vannak mind a szolgálati viszony, mind a személyi és vagyoni felelősség tekintetében, befolyást gyakorolaz ipari vállalatok irattermelésének méá. jára<> Az iratok Így az elérendő céloktól függő sokféle módon jöttek létre

0 Az ügyfelekkel való levelezés ugyanúgy jött létre, mint az igazgatási intézményeiméit, A megőrzésnél azonban a csoportositast különböző szempontok szerint végeztéko Az iratokat például a címzettek, illetőleg a feladók nevének első betűje, a helységek, s idóVel tárgyak szerint helyezték dossziékba, s a vállalat megfelelő ügyosztályán őriztéko A leveleknek jelentős részét ~~ különösen * fontos leveleket - dossziékba lerakva az osztályvezetők őrizték* A leveleken kivül, ugyanilyen módon őrizték az egyéb iratokat is, például a fontos szerződéseket, terveket, ideiglenes kalkulációkat, a kurrens munkához gyakran szükséges statisztikai adatokato Sok olyan irat is került a gyűjtőkbe, amelyet közvetlenül kézbesítettek az osztályvezetőknek,, illetőleg a dolgozóknak*, Shhez az íratkategóriához tartoznak azok az iratok*, amelyek a vállalat külső tevékenysége folytán keletkeztek, valamint a belső ügyekre vonatkozó okmányok* Például szervezési rendelkezések, a részvénytársaság igmzgatóságának jegyzőkönyvei, stb* Azoknak az iratoknak a mennyisége tehát, amelyeket nem lehet a& üzemi "kezelőirodában" tárolni, igy olykor eléri az egész anyag 50~6G $~áto Ezek az iratok nem rendelkeznek olyan ismertetőjelekkel, mint például az iktatószám, a signatura

? a főosztály, osztály, ügyosztály elnevezéseo Shhez még hozzá kell tennünk, hogy a regisztratura által felölelt iratoknál gyakran szintén nincsenek signatúrák

0 A vállalatnál keletkezett számadási iratok ugyancsak nem mentek át a regisztratúráno Az év befejezése után azonban a könyveket a hátralévő iratok rendszeréhez csatoltáko Hasonló volt a helyzet a műszaki, a forgalmi, stbo főosztályok által termelt iratokkal is<>

v

£zek a főosztályok azonban kevesebb iratot termeltek, tekintettel arra, hogy a levelezésnek és a műszaki termeléssel kapcsolatos egyéb levéltári iratoknak többségét egyéb részlegek hozták létre, például a szolgáltató^ ügyosztályoké Az idegen nyelven írott leveleket a vállalatnál az az osztály készítette, amely a külföldi levelezést bonyolította* Az egyéb osztályokhoz képest szolgáltató jellegű a pénzügyi /számviteli/ és a személyzeti osztály«, Ezek feladata u

0

i

0 olyan tevékenység volt, amely nem jelenti a vállalat sajátos működési területét

0 Ez a ^szétágazó irattermelési mód sokkal nagyobb nehézséget okoz a rendezési munkák során, mint az igazgatási iratanyagnál

0 Harmadik intézmény, illetőleg személlyel szemben a vállalatnál az egyes szervezési egys gek között nem volt olyan szigorú hatáskör-megosztás, mint a közigazgatási hatóságoknál 0 Mindezen okoknál fogva az ipari vállalat iratrendszere gyakran, nem felel meg a vállalat szervezeti sémájának, azaz az iratrendszer nem főosztályokra, ügyosztályokra, stb«» hanem egyéb ismérvekre épült fel« Az üzemi iratok jellemzésénél még egy ismérvet - nevezetesen az iratok tömegszerüségének ismérvét - kell megemlítenie A gazdasági tevékenységgel együtt jár, hogy a vele kapcsolatos kérdéseket igen sokféleképpen kell felölelnie Ebből következik, hogy sokféleképpen kellett rögzíteni ® tevékenység különböző momentumaito Ezzel kapcsolatban az üzemi fondók igen nagy terjedelműek s rendszerint több tucat folyómétert tesznek ki, sőt gyakran túllépik a 100a sót olykor a 300 folyómétert is

0 X A szolgáltató ügyosztály fogalma alatt mint azt a következőkből látni is fogjuk olyan aukció értendő, mely nem függ össze a vállalat speciális profiljávalj) /termelés, forgalmazás, stbo/, hanem adminisztratív módszerekkel segíti elő,e feladatok minél jobb megoldását /Pordo/