Levéltári Híradó, 4. (1954)

Levéltári Híradó, 4. (1954) 1–2. szám - TANULMÁNYOK, CIKKEK - Bielinska, M.: A levéltáron kívüli selejtezés a fennálló rendelkezések fényénél / 101–110. o.

- 104 3*/ azok a technikai intézmények, amelyeknél a tervezett típusú müszaíi dokumentáció van túlsúlyban* E három alapvető csoporton kivtil még különválaszthatjuk a sajátságos iratanyaggal dolgozó speciális intézményeket; ilyenek például a birósági in-^ tézmények, ahol túlsúlyban van a jegyzőkönyv-, a vallomás, az Ítélet- stb* tipisu dokumentáció s idetartoznak a kiadói intézmények is, amelyek dokumentális tipusu nyomtatott anyaggal dolgoznak. Ez az önkényesen javasolt felosztás megkönnyítheti az anyag értékelését, mivel az első csoportban világosan érvényrejut az egy és ugyanazon fajtájú iratok megőrzésének különböző határideje, az egy minisztérium alá rendelt hivatalok fokozatától függően* Párhuzamosan nő a makulatúra az alacsonyabb fokú intézményeiméle Ezzel szemben a második csoportban a pénzügyi és kereskedelmi, illetőleg raktári dokumentációt valamennyi intézménynél ugyanolyan hosszú ideig őrzik meg, az állami rendeletek alapján kötelező rendelkezéseknek megfelelően* A hivatalok által selejtezett és a levéltáros által szakvéleményezett iratok értékelésének harmadik alapelvét a tárcaközi, valamint az iratok megőrzésének módját és idejét szabályozó részletes és kötelező rendelkezések kellő betartása képezi» A minisztériumi rendelkezések meghatározzák a gazdálkodás területein előforduló iratok megőrzésének határidejét. Idetartoznak? a pénzügyi, beruházási, munkavédelmi, személyi és szociális ügyek iratai* Mindezideig * csak a pénzügyi dokumentumok megőrzésének határidejét szabályozó rendelkezések jelentek meg, de ezek is módosításra szorulnak. A részletes intézkedéseket az egyes minisztériumok adják ki az alájuk rendelt egységek számára. A levéltárosnak az a szerepe, hogy a véleményezés ideje alatt állapítsa meg, hogy nem fordulnak-e elő olyan esetek, amikor durván megsértik az iratok megőrzési idejét meghatározó kötelező rendelkezéseket, noha ezek az iratok csak gyakorlati és nem tudományos értékűek* Annak a levéltárosnak, aki értékelni akarja a hivatal selejtezési munkáját, ismernie kell a munka módszereit, tájékozottnak kell lennie atekintetben, hogy milyen elvek alapján és milyen segítségek igénybevételével történt az iratok különválasztása. Ezért nagyon fontos annak megállapítása, hogy a selejtezés valamely létező iratkimutatás alapján, vagy egyes, az őrzás idejét szabályozó részletes rendelkezések alapján történt-e, vagy csak az irattárvezető egyéni megérzése alapjin, egy olyan bizottság jelenlétében, amely a selejtezett levéltári anyag csupán gyakorlati jelentőségéről nyilatkozik; valamint megvizsgálása annak is, vájjon az anyagot nem egy harmadik, idegen, a hivatallal kapcsolatban nem álló személy osztályozta^, ami előfordul a megbízásból végzett rendezéseknél, a felszámolt hivatalok és intézmények esetében,, Ha a hivatalok az iratjegyzékek* alapján végzik az,iratok selejtezését, ugy a legkisebb.kétely sem áll fenn, s érvényes ez különösen akkor, amikor ezeket a jegyzékeket előzetesen egyeztették a levéltári szolgálattal; ellenkező esetben az iratjegyzékeket nagyon óvatosan kell kezelni* Az iratjegyzékkel rendelkező hivatal az osztályozást xx közvetlenül az ügy elintézése után végzi, abban a pillanatban, amikor az előadók az iratot a megfelelő gyűjtőbe behelyezik* A levéltári szolgálatnak fel kell hívnia a hivatalok figyelmét arra, hogy készítsenek iratjegyzékeket és tanácsolnia kell azt is, hogy készítseMagyar szóhasználatban* ügykörjegyzék, irattipusjegyzék /Ford*/ xx T.i* M

A" ills- "B" kategóriára /Ford./